Акт на списание ТМЦ является одним из важнейших документов в бухгалтерском и налоговом учете. Он необходим для отражения в учете факта списания материальных ценностей, которые пришли в негодность, поломались, испортились или морально устарели. Правильно оформленный акт на списание ТМЦ образец позволяет обосновать и подтвердить расходы организации.
Рассмотрим подробно, какие требования предъявляются к заполнению акта на списание ТМЦ, какой должна быть его структура и как правильно составить этот документ.
1. Общие требования к акту на списание ТМЦ
Акт на списание ТМЦ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование организации-составителя;
- состав комиссии по списанию;
- основания для списания ТМЦ;
- наименование, количество и стоимость списываемых материальных ценностей;
- общие итоги в количественном и стоимостном выражении;
- подписи членов комиссии.
Акт на списание ТМЦ комиссия должна составлять непосредственно после выявления фактов порчи, поломки или морального устаревания ТМЦ. Это важно для того, чтобы оперативно отразить фактические потери в учете и документально подтвердить обоснованность списания.
2. Порядок проведения списания ТМЦ
Процедура списания ТМЦ включает следующие этапы:
- Создание комиссии по списанию, в состав которой входят представители бухгалтерии, отдела снабжения или склада, технические специалисты.
- Выявление материальных ценностей, которые необходимо списать.
- Установление причин списания для каждой единицы ТМЦ.
- Составление и утверждение акта на списание ТМЦ.
- Отражение списания в бухгалтерском и налоговом учете.
- Демонтаж, утилизация или уничтожение списанных ТМЦ.
Таким образом, акт на списание ТМЦ является основным документом, подтверждающим сам факт списания материальных ценностей.
3. Комиссия по списанию ТМЦ
Комиссия по списанию ТМЦ формируется приказом руководителя организации. В нее входят:
- представитель бухгалтерии;
- работник склада или отдела снабжения;
- лицо, на которое списываются ценности;
- технический специалист (при необходимости);
- другие заинтересованные лица.
Комиссия в полном составе проводит осмотр ТМЦ, подлежащих списанию, определяет причины их выбытия, устанавливает виновных лиц (если есть). Затем составляется акт на списание ТМЦ в двух экземплярах, который подписывается всеми членами комиссии.
4. Основания для списания ТМЦ
Основными причинами для списания материальных ценностей являются:
- Физический износ.
- Поломка, выход из строя.
- Авария.
- Порча ТМЦ.
- Моральное устаревание.
- Недостача по результатам инвентаризации.
- Чрезвычайная ситуация (пожар, наводнение).
Списание ТМЦ по причине физического износа или морального устаревания возможно только в отношении основных средств. Материалы, сырье, готовая продукция списываются в случае их порчи или недостачи.
5. Отражение списания ТМЦ в учете
Списание ТМЦ в 1С производится на основании оформленного акта. Для этого создается документ "Списание ТМЦ" или "Акт на списание ТМЦ". В нем указывается номенклатура, количество и стоимость списываемых объектов.
В бухучете списание ТМЦ отражается проводкой Дт 91 Кт 01, 10, 43 и пр. В налоговом учете списанные ТМЦ можно включить в материальные расходы.
Таким образом, акт на списание ТМЦ является неотъемлемым элементом учета движения материальных ценностей на предприятии. Правильно составленный акт списания позволяет документально подтвердить законность списания и обосновать налоговые вычеты по ТМЦ.
6. Оформление акта на списание ТМЦ
Для правильного оформления акта на списание ТМЦ необходим бланк установленной формы. Он может быть унифицированным или разработанным самой организацией.
Унифицированная форма акта на списание ТМЦ утверждается уполномоченным органом. Например, для бюджетных учреждений такой образец устанавливает Минфин.
Организации остальных форм собственности могут разработать свой бланк акта на списание ТМЦ. Главное, чтобы в нем присутствовали все необходимые реквизиты.
7. Порядок заполнения акта на списание ТМЦ
При заполнении бланка акта на списание ТМЦ следует придерживаться определенного порядка:
- Указать полное наименование документа.
- Вписать дату и место составления акта.
- Указать наименование организации.
- Перечислить членов комиссии и их должности.
- Описать обстоятельства, послужившие основанием для списания ТМЦ.
- Подробно перечислить списываемые объекты: наименование, количество, стоимость и т.д.
- Сделать итоговые записи по количеству и общей стоимости списанных ТМЦ.
- Поставить подписи членов комиссии.
Акт на списание ТМЦ заполняется чернилами или шариковой ручкой. Исправления не допускаются.
8. Хранение оформленных актов на списание ТМЦ
После утверждения акта на списание ТМЦ оба его экземпляра передаются в бухгалтерию. Первый экземпляр подшивается в журнал регистрации, второй передается в соответствующее структурное подразделение для отражения списания в учете.
Срок хранения оформленных бланков актов на списание ТМЦ составляет не менее 5 лет. Факт передачи актов в архив фиксируется в журнале учета.
9. Ответственность при списании ТМЦ
Необоснованное или незаконное списание материальных ценностей может повлечь административную или уголовную ответственность.
К административной ответственности привлекаются должностные лица, допустившие искажение бухгалтерской отчетности (ст. 15.11 КоАП). Материальный ущерб возмещается в полном объеме.
Уголовным кодексом предусмотрена ответственность за хищение чужого имущества, в том числе путем злоупотребления служебным положением (ст. 160 УК РФ).
Таким образом, акт на списание ТМЦ требует особо тщательного оформления с соблюдением всех правил и процедур.
10. Особенности списания отдельных видов ТМЦ
Существуют особенности оформления списания для отдельных видов ТМЦ:
- Списание основных средств производится только по причине непригодности для дальнейшего использования вследствие физического или морального износа.
- Горюче-смазочные материалы можно списывать в пределах норм естественной убыли, установленных для конкретных условий хранения.
- Списание продуктов питания осуществляется по результатам лабораторного анализа, подтверждающего их непригодность.
- Мягкий и хозяйственный инвентарь списывают по причине непригодности к использованию по назначению.
- Строительные материалы в основном списываются в процессе проведения ремонтных работ.
Таким образом, порядок списания ТМЦ имеет ряд особенностей для разных групп материальных ценностей, которые следует учитывать при оформлении акта.
11. Порядок уничтожения списанных ТМЦ
После оформления акта на списание ТМЦ комиссия должна организовать их надлежащую утилизацию, уничтожение или демонтаж.
Материальные ценности, пришедшие в негодность и непригодные для дальнейшего использования, подлежат ликвидации.
12. Способы уничтожения различных ТМЦ
Существуют различные способы уничтожения ТМЦ:
- Макулатура может быть сдана на переработку.
- Металлолом отправляют на переплавку.
- Пищевые отходы утилизируются или сдаются на корм скоту.
- Текстиль подлежит измельчению.
- Древесина может быть использована как топливо.
13. Демонтаж списанного оборудования
Для списанного оборудования и механизмов проводится демонтаж:
- Отключение от источников электропитания и водоснабжения.
- Демонтаж оборудования.
- Сдача деталей и материалов в металлолом или на склад.
- Вывоз демонтированного оборудования.
14. Особенности уничтожения опасных отходов
Опасные отходы (ртутьсодержащие лампы, отработанные масла, кислоты и т.п.) требуют специальных методов уничтожения с соблюдением экологических норм.
15. Ответственность за ненадлежащее уничтожение ТМЦ
Ненадлежащее уничтожение списанных ТМЦ может нанести вред окружающей среде и здоровью людей. За это предусмотрена административная и уголовная ответственность.
