Приказ о назначении комиссии является важным организационно-распорядительным документом, который издается руководителем организации. Он необходим для формирования комиссии и определения круга ее полномочий и задач.
1. Цели и задачи комиссии
Прежде всего, в приказе нужно четко прописать, с какой целью создается комиссия и какие конкретные задачи она должна решать. Это может быть, например, проведение инвентаризации, расследование какого-либо инцидента, оценка условий труда, прием-передача оборудования и т.д. Чем конкретнее будут сформулированы цели и задачи, тем эффективнее комиссия сможет работать.
2. Состав комиссии
Важным моментом является формирование состава комиссии. В нее должны входить компетентные специалисты, обладающие необходимыми знаниями и квалификацией. Как правило, назначается председатель, который руководит работой комиссии, а также члены комиссии. Может быть назначен секретарь, который оформляет все документы.
3. Полномочия и ответственность
Приказ о назначении комиссии должен содержать информацию о том, какие полномочия предоставляются комиссии и ее членам, а также об их ответственности. Например, комиссия может быть уполномочена проводить необходимые проверки и экспертизы, запрашивать информацию у сотрудников, составлять акты и т.д. При этом члены комиссии несут ответственность за надлежащее исполнение возложенных на них обязанностей.
4. Срок работы комиссии
В приказе устанавливаются начальная и конечная даты работы комиссии. Это необходимо, чтобы ее члены четко понимали временные рамки, в которых им нужно уложиться с выполнением поставленных задач. При необходимости сроки могут быть продлены дополнительным приказом.
5. Отчетность и оформление результатов работы
По завершении работы от комиссии требуется предоставить итоговый отчет с результатами проделанной работы. Форма отчета может быть разной в зависимости от поставленных задач (акт инвентаризации, акт проверки знаний, экспертное заключение и т.д.). Также в приказе может содержаться указание о порядке оформления полученных результатов.
Таким образом, правильно составленный "приказ о назначении комиссии" позволяет четко определить цели, задачи, полномочия и порядок работы комиссии для эффективного решения поставленных вопросов.
6. Особенности приказа о назначении разных видов комиссий
При составлении приказа о назначении комиссии нужно учитывать особенности ее будущей деятельности. Рассмотрим некоторые типичные примеры.
При формировании комиссии по охране труда важно включить в ее состав специалиста по охране труда, а также представителей администрации и работников. Комиссия наделяется полномочиями по проведению проверок условий труда, выявлению нарушений требований охраны труда.
При назначении инвентаризационной комиссии указывается перечень имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации. Определяются сроки ее проведения. Комиссия обязана обеспечить полноту и достоверность результатов инвентаризации.
В приказе о назначении комиссии по списанию основных средств устанавливаются объекты, подлежащие выбытию. Комиссия проверяет целесообразность списания и определяет возможность дальнейшего использования объектов.
7. Порядок утверждения результатов работы комиссии
После завершения работы комиссия готовит соответствующие документы по итогам проделанной работы. Это может быть акт инвентаризации, ведомость дефектов, акт о списании имущества, акт проверки знаний и др.
Подготовленные комиссией документы подписываются всеми членами комиссии и передаются руководителю организации. Он изучает результаты работы комиссии и принимает решение об их утверждении или неутверждении.
Утвержденные руководителем документы комиссии становятся основанием для отражения результатов ее работы в учете или принятия соответствующих управленческих решений.
8. Контроль за работой комиссии
В приказе о назначении комиссии может устанавливаться порядок контроля за ее деятельностью. Например, комиссия может отчитываться перед руководителем в установленные сроки.
Также контроль может осуществлять структурное подразделение организации, курирующее соответствующее направление работ. Например, бухгалтерия может контролировать деятельность инвентаризационной комиссии.
Контроль позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение комиссией поставленных задач.
9. Распространение информации о результатах работы комиссии
По завершении работы комиссии важно донести информацию о ее результатах до всех заинтересованных лиц в организации.
Для этого может быть издан отдельный приказ, в котором руководитель организации информирует о результатах работы комиссии, а также дает поручения по реализации ее решений.
Также информация может распространяться через корпоративный портал, электронную почту, информационные стенды. Это позволит обеспечить осведомленность всех заинтересованных лиц о проделанной комиссией работе.
10. Оформление приказа о назначении комиссии
Приказ о назначении комиссии оформляется на фирменном бланке организации с обязательными реквизитами.
В приказе указываются:
- Наименование вида документа;
- Дата и номер приказа;
- Заголовок к тексту;
- Пункты приказа;
- Подпись руководителя;
- Печать организации.
Текст приказа печатается шрифтом Times New Roman, 14 кеглем, с полуторным межстрочным интервалом. Основной текст выравнивается по ширине, заголовки - по центру.
11. Типичные ошибки при составлении приказа о назначении комиссии
Чтобы избежать ошибок, составляя приказ о назначении комиссии, следует:
- Четко определить цели и задачи комиссии;
- Включить в состав квалифицированных специалистов;
- Детально прописать полномочия и ответственность;
- Установить конкретные сроки работы;
- Указать требования по отчетности.
Неправильное оформление реквизитов, нечеткие формулировки также могут снизить качество приказа о назначении комиссии.
12. Пример оформления приказа о назначении технической комиссии
Рассмотрим образец оформления приказа о назначении технической комиссии по списанию основных средств:
ПРИКАЗ
О назначении технической комиссии по списанию основных средств
В целях проверки технического состояния и целесообразности дальнейшего использования основных средств приказываю:
- Утвердить техническую комиссию по списанию основных средств в следующем составе:
- Председатель комиссии: Иванов И.И. - главный инженер
- Члены комиссии: Петров П.П. - инженер-механик, Сидоров С.С. - экономист
2. Технической комиссии в срок до 20.05.2018 г. рассмотреть вопрос о списании основных средств согласно прилагаемому перечню.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор И.О. Фамилия
13. Регистрация и хранение приказа о назначении комиссии
После подписания приказа о назначении комиссии он подлежит регистрации в журнале регистрации приказов по основной деятельности организации.
Регистрационный номер приказа указывается на первой странице документа. Копия приказа вручается председателю комиссии под подпись.
Подлинник приказа хранится в отделе кадров организации в течение 5 лет, после чего подлежит уничтожению в установленном порядке.
14. Внесение изменений в приказ о назначении комиссии
Если в процессе работы комиссии возникает необходимость внесения каких-либо изменений в приказ о ее назначении, то готовится дополнительный приказ.
Это может быть связано с продлением или сокращением сроков работы комиссии, изменением ее состава, корректировкой задач и полномочий и т.п.
Дополнительный приказ должен иметь тот же регистрационный номер и дату, что и первоначальный приказ, а также ссылку на него.
15. Отмена приказа о назначении комиссии
После завершения работы комиссии и утверждения отчета о ее деятельности издается приказ об отмене ранее принятого приказа о назначении комиссии.
В приказе об отмене указывается, что в связи с выполнением возложенных задач и представлением отчета приказ о назначении данной комиссии считается утратившим силу.
Отмена приказа означает прекращение полномочий и деятельности комиссии.
16. Порядок ознакомления с приказом о назначении комиссии
После издания приказ о назначении комиссии доводится до сведения заинтересованных лиц.
В первую очередь с ним должны быть ознакомлены под подпись председатель и члены комиссии. Это необходимо для четкого понимания ими своих задач и полномочий.
Также целесообразно ознакомить руководителей подразделений, с которыми предстоит взаимодействовать комиссии в процессе ее работы.
17. Подбор и подготовка документов для работы комиссии
Для обеспечения эффективной работы комиссии после ее назначения осуществляется подбор и подготовка необходимых документов в соответствии с поставленными задачами.
Это могут быть нормативные акты, внутренние регламенты, приказы, акты предыдущих проверок, техническая документация и т.д. Документы комплектуются в отдельное дело комиссии.
18. Организация первого заседания комиссии
После назначения комиссии председатель организует проведение ее первого заседания. На нем определяются:
- повестка и регламент работы;
- порядок проведения заседаний;
- формы отчетных документов;
- порядок взаимодействия и сбора информации.
Это позволяет наладить четкую организацию работы комиссии для достижения поставленных целей.
19. Инструктаж комиссии по охране труда
Перед началом работы комиссия по охране труда должна пройти вводный и первичный инструктаж по охране труда.
Это осуществляется с целью ознакомления членов комиссии с имеющимися опасными и вредными производственными факторами, изучения требований охраны труда и промышленной безопасности.
20. Планирование работы комиссии
Для системной и слаженной работы комиссии целесообразно составить план ее деятельности. В нем отражаются:
- основные этапы работы;
- сроки их проведения;
- ответственные исполнители.
План позволяет равномерно распределить объем работы во времени и обеспечить своевременное получение результатов.
21. Определение потребности в материально-техническом обеспечении
Для выполнения своих функций комиссия может нуждаться в обеспечении рабочими местами, оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, средствами индивидуальной защиты.
Потребности в материально-техническом обеспечении определяются на первом заседании комиссии и направляются руководителю организации для исполнения.
22. Обучение членов комиссии
В отдельных случаях членам комиссии может потребоваться специальное обучение.
Например, для комиссии по охране труда это может быть обучение по программе "Член комитета (комиссии) по охране труда" или другие тематические курсы.
23. Взаимодействие комиссии с подразделениями
Эффективность работы комиссии во многом зависит от налаженного взаимодействия с профильными подразделениями организации.
Необходим обмен информацией, согласование планов работы, проведение совместных мероприятий. Это позволяет комплексно решать поставленные задачи.
24. Контроль хода работы комиссии
В ходе работы комиссии ее деятельность контролируется ответственными лицами.
Контроль позволяет своевременно выявлять и устранять недостатки, корректировать работу комиссии для достижения необходимых результатов.
25. Документирование работы комиссии
Вся работа комиссии тщательно документируется. Это необходимо для фиксации проведенных мероприятий и обоснования сделанных выводов.
Ведутся протоколы заседаний комиссии, акты, ведомости, фото- и видеоматериалы. Документы подшиваются в отдельное дело комиссии.
26. Анализ и обобщение работы комиссии
По итогам работы комиссии проводится комплексный анализ ее деятельности. Анализируется качество планирования, организации, проведения мероприятий, полнота достижения целей.
По результатам анализа вырабатываются рекомендации для повышения эффективности работы комиссий в дальнейшем.
27. Рассмотрение итогов работы на собрании трудового коллектива
На общем собрании коллектива целесообразно заслушать отчет председателя комиссии о проделанной работе.
Это позволит информировать сотрудников, получить обратную связь, а также принять необходимые решения по итогам работы комиссии.
28. Реализация решений комиссии
По итогам работы комиссии руководитель организации обеспечивает выполнение принятых ею решений.
Для этого разрабатываются конкретные мероприятия, определяются ответственные лица и сроки реализации, осуществляется контроль.
29. Поощрение членов комиссии
За добросовестный труд и вклад в эффективную работу комиссии ее члены могут быть поощрены.
Формы поощрения: объявление благодарности, награждение почетной грамотой, премирование. Это повышает мотивацию при выполнении общественных обязанностей.
30. Подведение итогов работы комиссии
После завершения деятельности комиссии проводится заключительное заседание по подведению итогов ее работы.
Подводятся общие результаты, отмечаются достижения и недостатки, намечаются задачи на будущее. Это важно для обмена опытом и повышения эффективности.
