Лист ознакомления с приказом - это обязательный документ в делопроизводстве, который подтверждает, что сотрудники предприятия или организации ознакомились с содержанием приказа и готовы его исполнять. Он составляется после издания любого приказа по основной деятельности, кадровым или административно-хозяйственным вопросам. Цель листа ознакомления - зафиксировать факт доведения приказа до исполнителей. Это важно для последующего контроля.
Назначение и содержание листа ознакомления
В листе ознакомления указываются реквизиты приказа, фамилии сотрудников, их должности, личные подписи и дата ознакомления. Это позволяет отследить, кто именно из работников был ознакомлен с документом. Такой контроль очень важен для исполнения приказа.
Порядок составления листа ознакомления
Лист ознакомления составляется в одном экземпляре по определенным правилам:
- Указываются реквизиты приказа.
- Пишется заголовок "С приказом ознакомлены".
- Перечисляются должности и фамилии.
- Ставятся подписи и даты.
- Делаются отметки об отсутствующих.
- Лист заверяется подписью ответственного лица.
Обязательные реквизиты листа ознакомления
Порядок хранения листов ознакомления
Листы ознакомления с приказами относятся к документам строгой отчетности, поэтому к их хранению предъявляются особые требования:
- Хранятся вместе с подлинниками приказов в номенклатуре дел.
- Срок хранения - 5 лет, если иное не установлено отраслевыми перечнями документов.
- По истечении срока хранения листы ознакомления подлежат уничтожению в установленном порядке.
Ответственность за ознакомление с приказом
Ответственность за своевременное ознакомление всех указанных в приказе лиц несет лицо, на которое приказом возложено контроль исполнения. Обычно это ответственный за делопроизводство или секретарь.
Неознакомление с приказом не освобождает от ответственности за его неисполнение. Поэтому работники должны требовать предоставления приказов для ознакомления.
Лист ознакомления в электронном виде
В последнее время листы ознакомления с приказами составляются не только на бумаге, но и в электронном виде с использованием ЭЦП.
Электронный лист ознакомления имеет те же обязательные реквизиты и юридическую силу, что и бумажный. Он удобен тем, что позволяет оперативно собирать подписи удаленных сотрудников.
Ознакомление новых сотрудников с локальными нормативными актами
При приеме на работу с новым сотрудником проводится ознакомление с локальными нормативными актами организации - приказами, положениями, инструкциями.
С каждым таким документом работник должен быть ознакомлен под подпись. Это необходимо для обеспечения трудовой дисциплины.
Особенности ознакомления с секретными приказами
Если приказ имеет гриф "Для служебного пользования", к ознакомлению предъявляются особые требования:
- Ознакомление только в специально отведенном месте.
- Запрет на копирование и вынос из помещения.
- Роспись в журнале ознакомления с секретными документами.
Образцы листов ознакомления с приказом
Чтобы правильно составить лист ознакомления с приказом, рекомендуется использовать образцы.
Стандартный образец включает:
- Наименование организации.
- Название документа.
- Реквизиты приказа.
- Формулировку "С приказом ознакомлены".
- Таблицу с графами "ФИО", "Должность", "Подпись", "Дата".
- Место для подписи ответственного лица.
Можно добавить графу "Примечание" для отметок об отсутствии сотрудников.
Электронное ознакомление с приказами
Все больше организаций переходят на электронный документооборот и ознакомление сотрудников с приказами в электронном виде.
Для этого применяются системы электронного документооборота, порталы и облачные сервисы. Электронное ознакомление позволяет оптимизировать работу с документами.
Юридическая сила электронного листа ознакомления
Электронный лист ознакомления с приказом, подписанный ЭЦП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ.
Главное, чтобы были соблюдены все обязательные реквизиты. Тогда электронный лист ознакомления будет действителен и может применяться как доказательство при разрешении споров.
Рекомендации по заполнению листа ознакомления
Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:
- Указывать номера и даты приказов.
- Писать полные должности сотрудников.
- Следить за актуальностью списка.
- Фиксировать факт ознакомления каждого работника.
Правильно заполненный лист ознакомления - залог качественного исполнения приказа.
Особенности оформления листа ознакомления
При оформлении листа ознакомления с приказом нужно учитывать ряд особенностей:
- Лист составляется на стандартном листе формата А4.
- Текст печатается шрифтом Times New Roman, размер 12-14.
- Межстрочный интервал - 1-1,5.
- Поля документа: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - 20 мм.
- Выравнивание текста - по ширине.
- Нумерация листа не ставится.
Лист ознакомления можно оформлять как на бланке организации, так и на чистом листе бумаги при условии указания всех обязательных реквизитов.
Выдача копий листа ознакомления
Лист ознакомления составляется в единственном экземпляре. Копии листа ознакомления сотрудникам не выдаются.
Если работнику нужна копия, ее можно сделать и заверить у руководителя кадровой службы. Но юридической силы такая копия не имеет.
Контроль за полнотой ознакомления
Лицо, ответственное за ознакомление с приказом, должно проверить:
- Полноту списка для ознакомления.
- Наличие подписи каждого сотрудника.
- Отметки об отсутствующих.
Это важно, чтобы исключить возможность неисполнения приказа по причине неознакомления.
Последствия отсутствия подписи в листе ознакомления
Если сотрудник не поставил подпись в листе ознакомления, это не освобождает его от обязанности исполнять приказ.
В этом случае к нему могут быть применены меры дисциплинарного взыскания за неисполнение приказа.
Хранение листов ознакомления с приказами
Листы ознакомления хранятся вместе с подлинниками приказов. Срок хранения - 5 лет, если иное не установлено номенклатурой дел организации.
По истечении срока хранения листы ознакомления подлежат уничтожению в установленном порядке.
Образец листа ознакомления с приказом
Чтобы правильно составить лист ознакомления с приказом, имеет смысл воспользоваться образцом. Он включает:
- Наименование организации.
- Название документа.
- Реквизиты приказа.
- Формулировку "С приказом ознакомлены".
- Таблицу с графами "ФИО", "Должность", "Подпись", "Дата".
- Место для подписи ответственного лица.
Используя образец, можно избежать ошибок при оформлении.
Особенности электронного листа ознакомления
При использовании электронного документооборота лист ознакомления составляется в электронном виде.
Он имеет те же обязательные реквизиты и юридическую силу. Подписывается электронной подписью каждого сотрудника.
Ознакомление с приказом во время отпуска сотрудника
Если в период действия приказа сотрудник находится в отпуске, рекомендуется:
- Сделать отметку в листе ознакомления "Находится в отпуске".
- При выходе ознакомить его с приказом под подпись.
Это позволит избежать конфликтных ситуаций.
Ознакомление в случае болезни сотрудника
Если сотрудник отсутствует по болезни, в листе ознакомления делается отметка "Находится на больничном".
По выходу на работу его нужно будет ознакомить с приказом под подпись.
Отказ сотрудника от ознакомления с приказом
Если сотрудник отказывается подписывать лист ознакомления, рекомендуется сделать в листе запись об этом. Например, "От подписи отказался".
Это не освобождает работника от ответственности за неисполнение приказа.
Запись в листе ознакомления о невозможности ознакомить сотрудника с приказом
Могут возникнуть ситуации, когда невозможно ознакомить сотрудника с приказом в установленный срок.
Например, если сотрудник уволился или длительно находится в командировке. В этом случае в листе ознакомления делается запись: "Местонахождение неизвестно" или "Уволен до издания приказа".
Ознакомление временных работников с приказами
С приказами также должны быть ознакомлены временные сотрудники - совместители, работающие по договорам ГПХ.
Даже если срок их работы короткий, они обязаны выполнять все приказы в период нахождения в организации.
Ответственность сотрудников за неознакомление с приказом
Неознакомление или отказ от ознакомления с приказом не освобождает сотрудников от ответственности за его неисполнение.
В этом случае к работникам могут быть применены меры дисциплинарного взыскания.
Оспаривание приказа, с которым сотрудник не согласен
Если сотрудник не согласен с приказом, он вправе его оспорить.
Для этого нужно написать служебную записку на имя руководителя с обоснованием своей позиции. Спорные вопросы решаются в индивидуальном порядке.
Срок действия приказа
Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в нем не указан другой срок.
Действует приказ до тех пор, пока не будет отменен другим приказом или не истечет срок его действия.
Отмена приказа
Действующий приказ может быть отменен или изменен только приказом. При этом издается новый приказ об отмене или внесении изменений.
Сотрудники должны быть ознакомлены также и с приказом об отмене в установленном порядке.
В каждой организации должен быть установлен четкий порядок ознакомления сотрудников с приказами.
Рекомендуется определить ответственное лицо, сроки, форму ведения журнала или листов ознакомления. Это позволит избежать нарушений.
Обучение сотрудников правилам ознакомления с приказами
Сотрудники должны быть ознакомлены с установленным в организации порядком работы с приказами и листами ознакомления.
Целесообразно проводить обучение, инструктажи, ознакомить сотрудников с регламентирующими документами под подпись.
Контроль за своевременным ознакомлением с приказами
В организации должен быть налажен контроль за соблюдением сроков и порядка ознакомления сотрудников с приказами.
Ответственность за контроль обычно возлагается на руководителя кадровой службы или секретаря руководителя.
Анализ соблюдения порядка ознакомления с приказами
Рекомендуется периодически анализировать, насколько соблюдается установленный порядок ознакомления с приказами.
По результатам анализа можно выявить проблемные места и принять меры по совершенствованию процесса.
Оценка эффективности работы с приказами в организации
Чтобы оценить эффективность работы с приказами, необходимо проанализировать:
- Соблюдение сроков издания и ознакомления.
- Качество исполнения приказов.
- Полноту охвата ознакомления.
- Обратную связь от сотрудников.
По результатам можно выработать меры по оптимизации процесса.
