Необходимость составления приказа о праве подписи возникает в любой организации. Этот документ позволяет обеспечить непрерывность документооборота и избежать сбоев в работе компании. Давайте разберемся, как правильно составить приказ о предоставлении права подписи первичных документов.
Правовые основы приказа о праве подписи
Статья 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 No 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом. При этом Минфин России в Информации от 04.12.2012 No ПЗ-10/2012 высказал мнение о необходимости утверждения руководителем перечня лиц, наделенных полномочиями подписывать такие документы.
В действующем законодательстве отсутствует конкретная норма, устанавливающая способ передачи права подписи. Поэтому следует ориентироваться на сложившиеся обычаи документооборота, согласно которым это право может быть передано:
- Приказом руководителя
- Доверенностью
Приказы регулируются Трудовым кодексом РФ, а доверенности — Гражданским кодексом. Выбор между ними зависит от целей.
Если предполагается подписание внутренних документов, лучше издать приказ. А если планируется передавать бумаги контрагентам (например, счета-фактуры), то выгоднее оформить доверенность.
Преимущества приказа — простота оформления и ограничение круга лиц. Недостаток доверенности — передача полномочий сторонним лицам.
Содержание приказа о праве подписи
Приказ о праве подписи может быть составлен в свободной форме, поскольку законодательство не устанавливает унифицированного бланка.
Тем не менее, обязательно должны быть указаны:
- Наименование документа
- Реквизиты компании
- Дата
- Номер
- Заголовок
- Подпись руководителя
Кроме того, рекомендуется включать:
- Перечень полномочий уполномоченного лица
- Срок действия приказа
- Приложение с образцами подписей
Особое внимание нужно уделить передаче права подписи финансовых документов. Это сопряжено с повышенной ответственностью.
Порядок оформления приказа
Последовательность составления приказа:
- Подготовка проекта
- Согласование
- Подписание
- Регистрация
При заполнении реквизитов следует придерживаться правил делопроизводства. Например, дата оформляется цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Приложение с образцами подписей составляется по определенной форме: ФИО, должность, образец подписи.
Внести изменения в приказ можно дополнением или новой редакцией. Отмена осуществляется отдельным приказом.
Реализация приказа о праве подписи
После издания приказ необходимо довести до исполнителей и разъяснить их ответственность.
Контроль возлагается на руководителя. При передаче документов на подпись следует проверять полномочия лица.
На этапе реализации важно правильно взаимодействовать с контрагентами, чтобы избежать нареканий.
Типичная ошибка — подписание документов неуполномоченным лицом. Это влечет серьезные последствия.
Актуализация приказа о праве подписи
Основания для пересмотра приказа:
- Изменение состава или полномочий сотрудников
- Окончание срока действия
Изменения оформляются дополнением, новой редакцией или отменой старого и изданием нового приказа.
Рекомендуется переоформлять приказ не реже 1 раза в год, даже если изменений нет.
Отмена возможна в любое время отдельным приказом. Но часто срок просто продлевают дополнением.
Ответственность за нарушение приказа
Типичные нарушения:
- Подписание неуполномоченным лицом
- Превышение полномочий
- Нарушение сроков и порядка
Это влечет дисциплинарную и материальную ответственность вплоть до увольнения.
Контрагент может оспорить сделку в суде. Также возможны налоговые санкции.
По данным Судебного департамента при ВС РФ, ежегодно рассматривается порядка 120 споров, связанных с нарушениями приказа о праве подписи.
Рекомендации по составлению приказа
Рекомендуется:
- Четко формулировать полномочия
- Ограничить срок действия 1 годом
- Включить типовые первичные документы
- Разъяснить ответственность
- Регулярно обновлять приказ
Нужно избегать расплывчатых формулировок, чтобы исключить превышение полномочий. Также важно не допускать подписания ключевых документов неуполномоченными лицами.
При соблюдении этих несложных рекомендаций приказ о праве подписи будет надежным инструментом обеспечения документооборота.
Особенности приказа о праве подписи для отдельных документов
Помимо типовых первичных документов, о праве подписи которых чаще всего говорится в приказе, существует ряд специфических бумаг, требующих особого внимания.
Приказ о праве подписи договоров
Полномочия по подписанию договоров лучше прописывать отдельно, указав типы сделок и суммы. Это позволит избежать злоупотреблений и нарушения интересов компании при заключении крупных контрактов.
Приказ о праве подписи счетов-фактур
Особое внимание стоит уделить порядку выставления и подписания счетов-фактур, поскольку ошибки здесь чреваты налоговыми санкциями и доначислениями.
Приказ о праве подписи платежных документов
При передаче права подписания платежек и платежных поручений важно четко определить полномочия по суммам, а также исключить возможность подписания взаимосвязанными лицами.
Приказ о праве подписи кадровых документов
Полномочия по подписанию приказов о приеме, увольнении, переводе сотрудников лучше закрепить только за руководителем или его заместителем по кадрам.
Особенности приказа о праве подписи для отдельных должностей
Приказ о праве подписи для бухгалтера
Для главного бухгалтера целесообразно закрепить право подписи первичных, налоговых и отчетных документов. Но при этом ограничить полномочия по подписанию договоров и финансовых обязательств.
Приказ о праве подписи для юриста
В приказе для юротдела имеет смысл делегировать право подписи типовых договоров в рамках текущей деятельности, а крупные сделки оставить за руководителем.
Приказ о праве подписи для менеджера
Для менеджеров по продажам разумно закрепить в приказе полномочия по подписанию стандартных договоров и актов в строго определенных денежных лимитах.
Подводные камни приказа о праве подписи
Несмотря на кажущуюся простоту, при составлении приказа о праве подписи существует ряд нюансов:
- Некорректное определение полномочий
- Отсутствие ограничения сумм сделок
- Подписание взаимосвязанными лицами
- Длительный срок действия приказа
Чтобы избежать проблем, нужно тщательно продумать формулировки приказа и установить четкие ограничения полномочий.
