Характеристика сотрудника - важный кадровый документ, который может потребоваться в различных ситуациях: при устройстве на новую работу, поступлении в учебное заведение, оформлении кредита, страховки и других случаях. От того, насколько грамотно будет составлена характеристика, во многом зависит дальнейшая судьба человека. Поэтому к ее написанию нужно подходить со всей ответственностью.
В этой статье разберем, как правильно написать характеристику с места работы, чтобы она максимально объективно отражала все стороны работника. Рассмотрим структуру документа, обязательные разделы, приведем примеры положительной и отрицательной характеристик. Ответим на самые частые вопросы по оформлению.
Также узнаете, какие персональные данные можно и нельзя указывать в характеристике, чтобы не нарушить закон о защите персональных данных.
Как правильно составить структуру характеристики сотрудника
Характеристика работника - важный кадровый документ, который служит подтверждением его квалификации и деловых качеств. Чтобы образец характеристики был максимально информативным, нужно правильно составить его структуру.
- В верхней части документа указываются общие сведения о работнике: ФИО, должность, стаж работы.
- В основной части приводится информация о выполняемой работе: функциональные обязанности, достигнутые результаты, проявленные профессиональные и личные качества.
Ниже может быть дополнительный блок с выводами или рекомендациями. Пример характеристики является, по сути, резюме сотрудника за определенный период, поэтому его структура должна полно и логично его представлять.
| Раздел характеристики | Рекомендуемое содержание |
| Общая информация | ФИО, должность, стаж работы |
| Основная часть | Функционал, результаты, качества |
| Заключение (опционально) | Выводы, рекомендации |
Рекомендации по написанию содержания характеристики
Характеристика должна содержать объективную оценку профессиональных качеств работника. При этом важно учитывать не только формальные показатели (образование, стаж работы и т.п.), но и реальный вклад сотрудника в деятельность компании.
- Укажите основные обязанности, которые выполнял работник, и насколько успешно с ними справлялся.
- Опишите, какие задачи ставились перед сотрудником и были ли они выполнены в срок и с должным качеством.
- Отметьте способность работника брать на себя ответственность, проявлять инициативу.
При описании личностных качеств стоит сосредоточиться на тех, которые непосредственно влияли на выполнение должностных обязанностей.
| Достоинства | Недостатки |
Характеристика не должна содержать избыточную личную информацию о работнике, не относящуюся к выполнению им трудовых функций.
Примеры положительной и отрицательной характеристик на сотрудника
Пример положительной характеристики на сотрудника Иванова Ивана Ивановича, работавшего в должности менеджера по продажам с 01.01.2018 по 31.12.2022:
Иванов Иван Иванович работал в должности менеджера по продажам с 01.01.2018 по 31.12.2022. За время работы в компании Иванов И.И. проявил себя как грамотный, ответственный и инициативный сотрудник. Основными обязанностями Иванова И.И. являлись: поиск новых клиентов, проведение переговоров, заключение и сопровождение договоров на поставку продукции.
За период работы Ивановым И.И. были выполнены и перевыполнены все установленные планы продаж. Так, в 2018 году при плане в 500 тыс. рублей им было реализовано продукции на сумму 550 тыс. рублей. В последующие годы объем продаж, осуществленный Ивановым И.И., также превышал установленные планы.
Помимо выполнения текущих обязанностей, Иванов И.И. проявлял инициативу в поиске новых каналов продвижения продукции, активно внедрял современные технологии для повышения эффективности работы отдела продаж. Благодаря предложенным им мероприятиям по оптимизации работы, отделу удалось сократить издержки и повысить объем реализации.
За время работы в компании Иванов И.И. зарекомендовал себя, как ответственный, дисциплинированный и пунктуальный сотрудник. Он пользуется уважением в коллективе, умеет находить индивидуальный подход к каждому клиенту. Считаю, что Иванов И.И. обладает всеми необходимыми деловыми и личностными качествами для успешной работы в должности менеджера по продажам. Данная характеристика выдана по месту требования без права тиражирования и передачи третьим лицам.
Пример отрицательной характеристики на сотрудника Сидорова Ивана Петровича, работавшего в должности бухгалтера с 05.03.2019 по 24.08.2022:
Сидоров Иван Петрович работал в должности бухгалтера в период с 05.03.2019 по 24.08.2022. За время работы проявил недостаточный профессионализм и ответственность при исполнении своих должностных обязанностей. Неоднократно допускал ошибки в бухгалтерском и налоговом учете, что приводило к необходимости переделывать работу. Так, в июне 2022 года из-за ошибки Сидорова И.П. в налоговой декларации компанией был уплачен штраф в размере 15 000 рублей.
Сидоров И.П. зачастую игнорировал срочные поручения, откладывал их выполнение на последний момент, что срывало установленные сроки сдачи отчетности. Неоднократно нарушал трудовую дисциплину: опаздывал на работу, уходил с рабочего места раньше положенного времени. Также проявлял некорректное отношение к коллегам, что приводило к конфликтам в коллективе.
Учитывая вышеизложенное, считаю, что Сидоров И.П. не справляется с обязанностями бухгалтера. Рекомендую рассмотреть вопрос о переводе Сидорова И.П. на должность, предполагающую меньшую ответственность и самостоятельность в работе. Данная характеристика выдана для предоставления по месту требования.
Что можно и нельзя указывать в характеристике сотрудника
При составлении характеристики на сотрудника важно придерживаться требований законодательства и не указывать лишнюю информацию о работнике.
В характеристике рекомендуется указывать:
- ФИО, должность, структурное подразделение работника
- Срок работы в организации
- Краткое описание должностных обязанностей
- Оценку квалификации, профессионализма и личностных качеств, влияющих на выполнение трудовой функции
- Информацию об успехах, достижениях, поощрениях работника
- Обобщенную оценку возможности продолжения работы в занимаемой должности
В то же время характеристика не должна содержать:
- Информацию о политических, религиозных и иных убеждениях работника
- Сведения о его частной жизни, семейном положении
- Данные о состоянии здоровья, диагнозах
- Неподтвержденную информацию из неофициальных источников
Также не рекомендуется давать в характеристике оценку личностных качеств, не связанных напрямую с выполнением трудовой функции. Например, внешний вид, хобби, манера общения в неформальной обстановке.
Избыточные персональные данные в характеристике могут стать основанием для ее оспаривания работником как нарушающей его права. Поэтому при составлении характеристики следует включать только информацию, релевантную деловым качествам сотрудника.
Кто и как заверяет характеристику работника
Характеристика на сотрудника - официальный документ, поэтому она должна быть надлежащим образом оформлена и заверена:
- Характеристику подписывает непосредственный руководитель работника или уполномоченный представитель организации (генеральный директор, заместитель, начальник отдела кадров).
- Подпись обязательно расшифровывается: указывается должность, ФИО и расшифровка подписи.
- Характеристика заверяется печатью организации. Если печати нет, документ подписывается в присутствии нотариуса.
Если характеристика запрашивается для предоставления в госорганы или третьим лицам, рекомендуется:
- Указать в характеристике, что она выдается для предоставления по месту требования.
- Сделать отметку "без права тиражирования и передачи третьим лицам".
- Заверить характеристику на специальном бланке с угловым штампом или печатью "Для предоставления по месту требования".
Если характеристика готовится для внутреннего пользования, достаточно стандартного бланка организации. Но все равно требуются подпись уполномоченного лица и печать организации.
Характеристику рекомендуется перед выдачей зарегистрировать в журнале учета кадровых документов. Это позволит в дальнейшем при необходимости подтвердить факт и дату ее выдачи.
Таким образом, правильное оформление и заверение придают характеристике статус официального документа и повышают доверие к информации в ней.
Ответы на частые вопросы при составлении характеристики
При составлении характеристики на сотрудника часто возникают вопросы относительно порядка ее оформления и содержания. Рассмотрим ответы на типичные вопросы.
Вопрос: Обязан ли работодатель составлять характеристику по просьбе самого работника?
Ответ: Да, работодатель обязан по письменному запросу работника предоставить ему характеристику в течение 3 рабочих дней. Это предусмотрено Трудовым кодексом РФ (статья 84.1).
Вопрос: Можно ли отказаться составлять характеристику на уволенного сотрудника?
Ответ: Нет, работодатель не может отказаться предоставить характеристику бывшему сотруднику, если получен соответствующий письменный запрос. Характеристика выдается в те же сроки, что и действующим работникам.
Вопрос: Нужно ли согласовывать текст характеристики с самим работником?
Ответ: Нет, законодательством не предусмотрено обязательное согласование текста характеристики. Работодатель имеет право самостоятельно определять ее содержание.
Вопрос: Как быть, если работник не согласен с содержанием характеристики?
Ответ: В таком случае работник может обратиться к работодателю с мотивированным письменным заявлением об изменении характеристики. Если работодатель отказывается, работник вправе обжаловать характеристику в суде.
Вопрос: Могу ли я указать в характеристике сведения о семейном положении работника, количестве детей?
Ответ: Нет, подобная информация относится к персональным данным работника и может быть включена в характеристику только с его письменного согласия. Рекомендуется ограничиться данными, характеризующими трудовую деятельность.
Вопрос: Как быть, если мне нужны дополнительные данные о работнике для характеристики?
Ответ: В таком случае следует изучить личное дело и документы работника, пообщаться с его непосредственным руководителем, коллегами. Но при этом нельзя включать в характеристику неподтвержденную информацию.
Вопрос: Могу ли я отказаться предоставлять характеристику, если работник уволен по негативным основаниям?
Ответ: Нет, работодатель не вправе отказать в предоставлении характеристики даже уволенному за нарушения работнику. Но в характеристике можно указать причины увольнения.
Таким образом, при составлении характеристики важно учитывать нормы трудового законодательства, чтобы избежать нарушения прав работника.
