Авансовый отчет - неотъемлемая часть документооборота любой компании. Но даже опытные бухгалтеры и руководители часто допускают ошибки при его заполнении. А малейшее отклонение от правил может обернуться крупным штрафом и непризнанием расходов. Давайте разберемся, как правильно заполнить авансовый отчет в 2023 году.
Общие требования к авансовому отчету в 2023 году
Авансовый отчет - это документ, в котором подотчетное лицо отчитывается перед работодателем в израсходовании полученных под отчет денежных средств. Главная цель авансового отчета - подтвердить целевое использование выданного аванса.
Составлять авансовый отчет должны:
- Работники организации, получившие денежные средства под отчет на хозяйственные или командировочные расходы.
- Лица, работающие по гражданско-правовому договору с организацией или ИП.
После получения аванса у подотчетника есть 3 рабочих дня на составление и сдачу отчета в бухгалтерию. Исключение - возвращение из командировки. В этом случае срок отчета - 3 дня после приезда.
Унифицированная форма авансового отчета АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 No 55. Но компания может разработать и свою форму. Главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты:
- Наименование документа.
- Дата составления.
- Наименование организации.
- Содержание хозяйственной операции.
- Подписи ответственных лиц.
Перед применением самостоятельно разработанную форму надо утвердить приказом руководителя.
Порядок заполнения авансового отчета
Авансовый отчет составляют в одном экземпляре. Он состоит из лицевой стороны, оборотной стороны и отрывной части - расписки о получении отчета на проверку.
На лицевой стороне подотчетное лицо указывает:
- Свои данные: ФИО, должность, структурное подразделение.
- Цель получения аванса.
- Информацию о полученных и израсходованных суммах, остатке или перерасходе.
На обороте подотчетник перечисляет документы, подтверждающие расходы, и соответствующие суммы. После проверки бухгалтер:
- Ставит номер и дату на отчет.
- Заполняет расписку и отдает ее подотчетнику.
- Указывает суммы расходов к учету и проводки по ним.
Проверенный отчет утверждает руководитель. На основании отчета подотчетнику выдают компенсацию перерасхода или он возвращает остаток в кассу.
Подтверждающие документы к авансовому отчету
К авансовому отчету обязательно прилагаются оправдательные документы: кассовые чеки, товарные накладные, проездные билеты и др. Они должны содержать все реквизиты и подтверждать целевое использование средств. Если подотчетник утерял чеки, расходы не учитываются, а выданные суммы облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Если сотрудник снимал полученные наличными с карты, достаточно приложить к отчету кассовые чеки. Выписка из банкомата не нужна.
Сроки представления и хранения
Подотчетное лицо обязано сдать авансовый отчет:
- В течение 3 дней после получения аванса.
- В течение 3 дней после возвращения из командировки.
За нарушение сроков отчетности работника могут привлечь к материальной ответственности.
Хранить авансовые отчеты нужно 5 лет согласно перечню типовых документов.
Особенности заполнения при разных ситуациях
- Работник организации заполняет все реквизиты отчета и сдает его в бухгалтерию.
- Сотрудник по гражданско-правовому договору также заполняет стандартный отчет. Организация удерживает НДФЛ и налог на доходы.
- Работник, израсходовавший личные средства, пишет заявление на возмещение. Авансовый отчет не нужен.
- При получении аванса на карту к отчету надо приложить только кассовые чеки. Выписка из банкомата не требуется.
6. Типичные ошибки при заполнении
Частые ошибки в авансовых отчетах:
- Несоответствие сумм данным бухучета.
- Отсутствие чеков и других подтверждающих документов.
- Нарушение сроков представления отчета в бухгалтерию.
- Некорректное отражение аванса в учете.
Это может привести к доначислению налогов, штрафам, непризнанию расходов в налоговом учете.
Авансовый отчет: образец заполнения в 2023 году
Рассмотрим образец заполнения авансового отчета на условном примере.
ООО "Ромашка" 15.01.2023 выдало менеджеру Иванову П.С. аванс в сумме 25000 руб. на приобретение канцтоваров. В тот же день Иванов П.С. купил канцтовары за 24850 руб. Авансовый отчет менеджер представил 16.01.2023.
Заполним реквизиты лицевой стороны отчета:
| Наименование организации | ООО "Ромашка" |
| ФИО подотчетного лица | Иванов Петр Сидорович |
| Должность | Менеджер отдела продаж |
И так далее по всем реквизитам с указанием конкретных данных. Дополняем перечнем подтверждающих документов и сумм на оборотной стороне. В итоге получаем полностью заполненный образец авансового отчета.
Таким образом, для правильного заполнения авансового отчета в 2023 году важно:
- Указать все обязательные реквизиты и данные.
- Приложить подтверждающие документы о расходах.
- Соблюсти сроки представления отчета в бухгалтерию.
- Следить за совпадением сумм с данными бухучета.
Это позволит избежать ошибок и использовать отчет для подтверждения расходов организации.
