Расходный кассовый ордер: что это и зачем он нужен

Расходный кассовый ордер (РКО) является важным финансовым документом, который регулирует движение наличных денег в организации. От правильности его оформления зависит, насколько четко будет выполняться кассовая дисциплина. Давайте разберемся, что представляет собой РКО, как его заполнять и использовать в 2023 году.

Что такое расходный кассовый ордер и зачем он нужен

Расходный кассовый ордер (РКО) - это первичный документ, который оформляется при любом расходовании денежных средств из кассы организации.

РКО выполняет следующие функции:

• служит разрешением на выдачу наличных из кассы;
• подтверждает фактическое расходование средств;
• является основанием для ведения кассовой книги;
• служит бухгалтерским документом.

Расходный кассовый ордер применяется при выдаче наличных на различные цели:

• выплата заработной платы;
• служебные командировки и хозяйственные нужды;
• возврат денег подотчетным лицам;
• выдача денежных средств структурным подразделениям;
• другие цели, предусмотренные законодательством.

Таким образом, РКО отличается от приходного кассового ордера (ПКО) направлением движения средств – расходом, а не поступлением в кассу. Кроме того, по своему назначению РКО относится к разряду распорядительных документов.

Требования к оформлению РКО в 2023 году

При оформлении расходного кассового ордера следует использовать унифицированную форму No КО-2, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 No 88.

Реквизиты РКО заполняются следующим образом:

• указываются полное наименование организации, дата и номер ордера;
• вводятся данные о получателе средств;
• указываются сумма цифрами и прописью;
• делается запись об основании выдачи денег;
• перечисляются прилагаемые документы.

Расходный кассовый ордер подписывают:

1. руководитель организации;
2. главный бухгалтер;
3. кассир;
4. получатель денежных средств.

При использовании электронного документооборота РКО оформляется в электронном виде и подписывается электронной подписью.

Правила выдачи наличных по РКО

Процедура выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру включает следующие этапы:

1. Проверка правильности оформления РКО кассиром.
2. Подготовка необходимой суммы денег.
3. Передача РКО получателю для подписи.
4. Проверка документов, удостоверяющих личность.
5. Пересчет денег кассиром в присутствии получателя.
6. Передача наличных получателю.
7. Подписание РКО кассиром.

Есть особенности выдачи наличных средств в разных ситуациях:

• При выдаче зарплаты РКО может не заполняться, если есть платежная ведомость.
• При оплате поставщику нужна доверенность на получение конкретной суммы.
• Для командировочных требуется заявление работника и разрешение руководителя.
• При сдаче денег в банк в РКО указывается работник, направляемый в банк.

Таким образом, процедура выдачи наличных имеет общий порядок, но детали зависят от конкретной ситуации.

Хранение и учет РКО

После выдачи денежных средств по расходному кассовому ордеру, он подлежит обязательной регистрации и хранению.

В частности, РКО регистрируют:

• в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• в кассовой книге с проведением сверки с первичными документами.

Срок хранения расходного кассового ордера составляет не менее 5 лет. При возникновении разногласий хранение продлевается до принятия решения по делу.

РКО может храниться как на бумажном носителе, так и в электронном виде с возможностью распечатки при необходимости.

Типичные ошибки в оформлении РКО

Часто встречающиеся ошибки при заполнении расходного кассового ордера:

• Неправильное заполнение реквизитов, например, не указано основание выдачи денег.
• Отсутствие подписи руководителя или главного бухгалтера.
• Несоответствие суммы прописью и цифрами.
• Исправления в уже оформленном РКО.
• Отсутствие документов, указанных в приложении.

Такие ошибки могут привести к нарушению кассовой дисциплины, появлению расхождений в учете, риску возникновения злоупотреблений.

Для минимизации ошибок рекомендуется проводить регулярное обучение сотрудников правилам оформления РКО, а также осуществлять внутренний контроль.

Ответственность за нарушения в работе с РКО

Нарушение правил работы с расходными кассовыми ордерами влечет административную и уголовную ответственность.

К административным правонарушениям относятся:

• Нарушение порядка ведения кассовых операций - штраф до 40 000 руб. для должностных лиц.
• Нарушение сроков хранения учетных документов - предупреждение или штраф до 20 000 руб.

Уголовная ответственность наступает за:

• Неправомерное списание денежных средств - штраф до 200 000 руб. или лишение свободы до 2 лет.
• Мошенничество с использованием служебного положения - лишение свободы до 10 лет.

Таким образом, за ошибки или намеренные нарушения при работе с РКО предусмотрены суровые меры ответственности.

Советы по оптимизации работы с РКО

Чтобы снизить трудозатраты и риск ошибок при работе с расходными кассовыми ордерами, рекомендуется:

• Внедрить электронный документооборот с использованием электронной подписи.
• Настроить автоматическое формирование РКО в программе 1С или другом ПО.
• Разработать типовые формы РКО для разных ситуаций.
• Организовать контроль оформления и хранения РКО.
• Проводить регулярное обучение сотрудников правилам работы с РКО.

Это позволит сократить временные и трудовые затраты на оформление РКО, повысит качество заполнения документов.

Таким образом, переход к электронному документообороту при работе с РКО имеет как достоинства, так и недостатки.