Каждый работодатель обязан своевременно утвердить график отпусков на следующий год. Но как составить такой документ правильно, чтобы избежать ошибок и нарушений трудового законодательства? Давайте разберемся!
Нормативное регулирование графика отпусков
Статья 123 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя утверждать график отпусков ежегодно не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. Это означает, что на 2023 год график должен быть утвержден не позже 17 декабря 2022 года.
При составлении графика отпусков учитываются права отдельных категорий работников, имеющих преимущественное право на выбор сроков отдыха. К ним относятся:
- несовершеннолетние работники;
- беременные женщины;
- родители, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет;
- инвалиды;
- ветераны боевых действий и др.
В график отпусков включаются все виды отпусков, на которые работники имеют право в соответствии с законодательством и локальными нормативными актами организации. Это могут быть основные оплачиваемые отпуска, дополнительные отпуска, отпуска по беременности и родам, учебные отпуска.
Перед утверждением графика отпусков работодатель обязан учесть мнение выборного профсоюзного органа (при его наличии). Кроме того, необходимо согласовать удобные для работников даты отпусков.
За нарушение сроков утверждения графика отпусков работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа.
Подготовка проекта графика отпусков
Чтобы составить график отпусков, работодателю необходимо заблаговременно, не позднее октября-ноября, собрать от работников заявления с указанием желаемых сроков отдыха на следующий год. Это позволит учесть пожелания сотрудников.
Также важно понимать особенности производственного процесса в организации, чтобы избежать ситуации, когда на отдых одновременно уйдет слишком много ключевых специалистов, что приведет к срыву работы.
Если между работниками возникают разногласия по поводу сроков отпуска, их необходимо урегулировать, найти компромисс. Например, чередовать каждый год или разделить отпуск на части.
На основе собранных заявлений и с учетом производственной необходимости формируется список работников с запланированными конкретными сроками отпуска. Этот документ и будет являться проектом графика отпусков.
До официального утверждения графика отпусков проект необходимо согласовать с профсоюзным органом, если он имеется в организации.
Утверждение графика отпусков
приказ об утверждении графика отпусков может быть оформлен либо на типовом бланке формы Т-7, либо на бланке организации произвольной формы.
Главное, чтобы документ содержал подпись руководителя и дату утверждения.
Дополнительно может издаваться отдельный приказ, утверждающий график отпусков. Но это не является обязательным.
После утверждения графика отпусков каждый работник должен быть с ним ознакомлен под подпись.
Ниже приведен образец приказа об утверждении графика отпусков:
| ООО "Ромашка" |
| ПРИКАЗ |
| 15.12.2022 No 56 |
| Об утверждении графика отпусков на 2023 год |
В соответствии со статьей 123 ТК РФ приказываю:
- Утвердить график отпусков работников на 2023 год (приложение).
- Главному бухгалтеру Ивановой Л.П. довести график отпусков до сведения всех работников под подпись.
- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Иванов И.И.
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер Иванова Л.П.
Внесение изменений в график отпусков
Утвержденный график отпусков не всегда можно исполнить точно по плану. В течение года в него могут вноситься изменения.
Основаниями для корректировки могут быть:
- прием на работу новых сотрудников;
- согласованное с работником изменение сроков отпуска;
- производственная необходимость.
Если работника приходится отозвать из отпуска по вине работодателя, то неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору сотрудника в удобное для него время.
Все изменения графика отпусков оформляются дополнительным приказом. Например:
| ООО "Ромашка" |
| ПРИКАЗ |
| 02.02.2023 No 7 |
| О внесении изменений в график отпусков |
В связи с производственной необходимостью приказываю:
- Внести изменение в график отпусков на 2023 год, утвержденный приказом от 15.12.2022 No 56:
- Перенести отпуск специалиста Иванова П.П. с 01.07.2023 на 01.09.2023.
Основание: служебная записка начальника отдела от 01.02.2023.
Генеральный директор Иванов И.И.
Приказ об утверждении графика отпусков в школе
График отпусков в образовательных учреждениях имеет свою специфику, обусловленную особенностями учебного процесса.
Основные отпуска педагогических работников, как правило, приходятся на период летних каникул. При составлении графика необходимо обеспечить непрерывность учебно-воспитательного процесса, то есть исключить ситуацию, когда на отдых уйдут сразу все преподаватели каких-то предметов.
Для этого отпуска педагогов можно чередовать по годам или разделять на части с учетом пожеланий работников и рекомендаций Минобрнауки.
Кроме того, директор школы должен предусмотреть замену отсутствующих учителей на период их отпуска.
В целом порядок утверждения графика отпусков в школе такой же, как и в других организациях. Пример приказа:
| МБОУ "Средняя школа No 5" |
| ПРИКАЗ |
| 15.12.2022 No 99 |
| Об утверждении графика отпусков на 2023 год |
- Утвердить график отпусков работников на 2023 год (приложение).
- Заместителю директора по УВР Ивановой П.К. обеспечить замену отсутствующих педагогов и непрерывность учебного процесса.
- Делопроизводителю Петровой А.С. ознакомить работников с графиком отпусков.
- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор школы Иванов И.И.
Отчетность по использованию отпусков
По итогам календарного года работодатель обязан представить в органы государственной статистики отчет о фактически предоставленных работникам отпусках. Делается это по форме No Т-6, утвержденной постановлением Росстата.
В отчет включаются следующие сведения:
- численность работавших;
- количество дней фактически использованных отпусков;
- количество неиспользованных дней отпуска и причины этого.
Срок представления формы No Т-6 - не позднее 1 февраля года, следующего за отчетным.
Анализируя эти данные, можно оценить, насколько эффективно был исполнен график отпусков в организации, выявить имеющиеся проблемы и внести корректировки на следующий год.
Приказ об утверждении графика отпусков в ДОУ
В дошкольных образовательных учреждениях при составлении графика отпусков также необходимо обеспечить непрерывность воспитательно-образовательного процесса в группах.
Летом часть групп закрывается на ремонтные и санитарные дни. Отпуска воспитателей и помощников воспитателей в эти группы планируют как раз на период их закрытия.
