Акт о списании товаров - один из важнейших документов для любой торговой компании. От правильного оформления этого документа зависит не только бухгалтерский и налоговый учет, но и избежание штрафов при проверках контролирующими органами. Далее мы подробно рассмотрим, как грамотно заполнить форму ТОРГ-16.
Назначение и основные требования к акту о списании
Акт о списании товаров (форма ТОРГ-16) применяется в случаях:
- Обнаружения испорченных, некондиционных товаров
- Истечения сроков годности продуктов
- Потери товарами товарного вида
- Морального устаревания товаров
Списывать можно любые виды товарно-материальных ценностей: сырье, материалы, готовую продукцию, тару и т.д.
Основные требования к оформлению ТОРГ-16:
- Составляется комиссией, утвержденной руководителем
- Подписывается всеми членами комиссии
- Утверждается руководителем организации
- Составляется в 3 экземплярах
Для списания также необходимы документы, подтверждающие факт порчи, например акты лабораторных испытаний.
ТОРГ-16 может составляться, например, при обнаружении просроченных продуктов на складе магазина или после задымления на хлебозаводе, из-за которого продукция утратила товарный вид.
Порядок заполнения реквизитов формы ТОРГ-16
Рассмотрим последовательно основные реквизиты акта о списании:
-
Наименование документа - указывается полностью "Акт о списании товарно-материальных ценностей"
-
Ссылка на постановление Госкомстата No 132 от 25.12.1998 - эта ссылка обязательна, так как именно это постановление утвердило форму ТОРГ-16
-
Реквизиты организации - полное наименование, адрес, ИНН, ОГРН. Если есть обособленное подразделение, то указывается и оно.
-
Номер и дата составления - присваивается очередной порядковый номер акта за месяц. Дата указывается фактическая.
-
Основание для списания - ссылка на документ с решением о списании (приказ, распоряжение руководителя). Обязательно указывается номер и дата этого документа.
-
Состав комиссии - указываются должности и фамилии членов комиссии.
-
Подпись руководителя - ставится после заполнения и подписания акта членами комиссии.
-
Таблица со списком товаров - указывается наименование, количество, цена и общая сумма по каждой позиции.
-
Подписи членов комиссии - каждый член комиссии ставит подпись и расшифровку.
Как видно, в ТОРГ-16 отражается вся ключевая информация о списываемых товарах и лицах, этот процесс оформляющих.
Особенности отражения в бухгалтерском и налоговом учете
Рассмотрим, как отражается списание товаров в учете:
-
В бухучете делаются проводки:
Дебет 91.2 "Прочие расходы" Кредит 41 "Товары"
-
У налогоплательщиков НДС суммы входного налога по этим товарам не восстанавливаются.
-
"Упрощенцы" относят стоимость списанных товаров на расходы текущего периода.
-
В бухотчетности эти операции отражаются:
- В Отчете о финрезультатах как прочие расходы В пояснениях раскрываются суммы списания по видам запасов
Таким образом, списание товаров надлежащим образом оформленное актом ТОРГ-16 корректно отражается в учете и отчетности организации.
Ошибки при заполнении акта о списании
Рассмотрим типичные ошибки при составлении ТОРГ-16:
-
Несоответствие фактического количества товаров данным в акте. Например, в акте указано 10 единиц, а фактически списали 12.
-
Неправильное наименование документа, например "Акт о списании материалов".
-
Отсутствие подписей членов комиссии.
-
Неполные реквизиты организации - не указан ИНН, юр. адрес.
-
Отсутствие утверждения руководителя.
-
Неправильное заполнение таблицы со списком товаров - нет цены, единицы измерения.
Все эти недочеты могут привести к нареканиям при проверке и непризнанию списания.
Таким образом, при заполнении ТОРГ-16 нужно тщательно контролировать все реквизиты и данные.
Альтернативы классическому ТОРГу-16
Рассмотрим, какие есть альтернативы типовой форме ТОРГ-16 для оформления списания товаров.
Формы списания для упрощенцев
Организации на упрощенной системе налогообложения могут разработать собственную форму акта о списании. Главное - в ней должна содержаться вся информация, необходимая для отражения списания товаров в учете.
Возможность разработки собственной формы
Любая организация может утвердить в учетной политике нестандартную форму акта о списании товаров. Но в ней обязательно должны присутствовать реквизиты первичного документа.
Особенности списания в 1С
В программах 1С можно использовать встроенную форму ТОРГ-16. Данные о товарах и ценах загружаются из базы. Это упрощает заполнение.
Автоматизация процесса с помощью софта
Существуют специальные программы для автоматизации документооборота, позволяющие формировать электронные акты о списании в нужном формате.
Образец акта о списании товара
Рассмотрим конкретный пример заполнения акта о списании товаров (форма ТОРГ-16).
В таблицу занесены данные о 10 кг картофеля сорта "Ред Скарлетт", испорченного из-за нарушения условий хранения. Указана стоимость и общая сумма ущерба. Приведены подписи членов комиссии по списанию и печать организации.
Такой заполненный акт является юридическим основанием для отражения в учете выбытия испорченного товара.
Списание бракованных товаров
Бракованными считаются товары, не соответствующие стандартам качества по различным показателям. Например, продукты с истекшим сроком годности, либо с нарушенной целостностью упаковки.
Списание бракованных товаров происходит по тем же правилам, что и обычных товаров, утративших качество. То есть, оформляется актом ТОРГ-16 или аналогичным документом.
Особенность списания брака в том, что часто удается установить виновное лицо или подразделение, допустившее брак. Тогда ущерб может быть взыскан с них.
