Правильное оформление виз и согласований - залог успеха любого документооборота. Эта статья поможет разобраться во всех тонкостях и избежать типичных ошибок.
1. Назначение и сущность визы на документе
Виза на документе - это реквизит, свидетельствующий о согласии или несогласии должностного лица с содержанием документа. Визирование нужно для внутреннего согласования документа в организации перед утверждением или подписанием.
Как правило, визированию подлежат распорядительные документы (приказы, распоряжения), финансовые и бухгалтерские документы, а также документы, адресованные в государственные органы. Виза ставится на последней странице документа.
Визирование может быть оформлено непосредственно на документе или на отдельном листе согласования. Порядок визирования определяется внутренним регламентом организации.
2. Правила оформления визы на документе
Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются.
Главный бухгалтер Иванов И.И.
01.11.2022
В организациях, использующих электронный документооборот, визы могут проставляться в электронной форме.
Расположение визы зависит от вида документа. В исходящих документах виза ставится на экземплярах, остающихся в деле организации. Допускается полистное визирование.
3. Виды виз на документах
Существует несколько разновидностей виз:
- Рекомендательная (санкционирующая) - согласие на подписание документа руководителем.
- Согласующая - подтверждение правильности документа по существу.
- Виза на проекте документа перед согласованием.
- Виза исполнителя на подлиннике после подписания.
Количество виз зависит от важности документа и уровня принятия решения.
Таким образом, виза выполняет контрольную функцию и обеспечивает юридическую чистоту документа. Правильное оформление визы - обязательное условие действительности документа.
4. Типичные ошибки при визировании документов
Частые ошибки при визировании документов:
- Некорректное расположение визы, например на лицевой стороне исходящего документа.
- Отсутствие даты визирования.
- Неправильная формулировка визы, например виза согласования вместо рекомендательной.
- Нарушение установленного порядка визирования.
Для предотвращения ошибок нужно знать требования к оформлению виз и придерживаться регламента визирования в организации.
5. Правила согласования документов
Согласование документа оформляется грифом согласования. Он содержит слово "СОГЛАСОВАНО", должность, подпись и расшифровку лица, согласовавшего документ, дату.
При согласовании коллегиальным органом указываются сведения об органе, дата и номер протокола согласования.
Согласование может оформляться на отдельном листе согласования, который становится неотъемлемой частью документа.
Таким образом, согласование также служит для проверки документа по существу и по форме перед утверждением.
6. Типичные ошибки при согласовании документов
Типичными ошибками при согласовании документов являются:
- Некорректное расположение грифа согласования, например, не на месте подписи.
- Неправильное указание должности или наименования органа, с которым согласовывался документ.
- Отсутствие даты согласования.
- Нарушение установленного порядка согласования документа.
Чтобы избежать ошибок, нужно знать правила оформления грифа согласования и последовательность согласования для конкретных видов документов.
7. Автоматизация процесса согласования документов
Для упрощения и ускорения процесса визирования и согласования документов можно внедрить систему электронного документооборота. Она позволяет:
- Создавать маршруты согласования для разных типов документов.
- Контролировать прохождение документов на всех этапах согласования.
- Хранить историю изменений документа.
- Устанавливать сроки для визирования документа.
8. Обучение правилам работы с документами
Для снижения количества ошибок при визировании и согласовании документов рекомендуется:
- Разработать регламент оформления виз и согласований для организации.
- Проводить обучение сотрудников правилам работы с документами.
- Регулярно анализировать типичные ошибки.
- Осуществлять контроль правильности оформления виз и согласований.
9. Рекомендации по оформлению виз и согласований
Для правильного оформления виз и согласований рекомендуется:
- Тщательно проверять документы перед визированием.
- Указывать дату визирования.
- Ставить визы и грифы согласования в установленных местах.
- Придерживаться регламента визирования документов.
Соблюдение правил оформления виз и согласований позволит избежать ошибок при работе с документами.
10. Взаимосвязь процессов визирования и согласования
Хотя визирование и согласование - разные процессы, они тесно взаимосвязаны.
Виза на проекте документа является основанием для дальнейшего согласования. А согласование часто завершается визой согласования ответственного лица.
Кроме того, и визирование, и согласование преследуют общую цель - обеспечить соответствие документа требованиям организации до его подписания и утверждения.
11. Особенности внешнего согласования документов
Если документ требует согласования с внешними организациями, нужно учитывать:
- Согласование оформляется на бланке организации.
- Указывается должность, организация, фамилия, подпись уполномоченного лица.
- Обязательна дата согласования.
- Может потребоваться печать организации-согласователя.
12. Типичные нарушения при внешнем согласовании
Типичные ошибки при внешнем согласовании:
- Отсутствие реквизитов организации-согласователя.
- Некорректные формулировки в грифе согласования.
- Согласование неуполномоченным лицом.
- Нарушение установленного порядка согласования.
Чтобы их избежать, нужно четко знать регламент согласования документа с внешними организациями.
13. Контроль правильности визирования и согласования
Для контроля оформления виз и согласований рекомендуется:
- Разработать шаблоны и образцы для разных документов.
- Проверять соответствие оформления установленным требованиям.
- Анализировать типичные ошибки.
- Проводить обучение сотрудников.
Регулярный контроль позволит свести количество ошибок к минимуму.
