В эпоху цифровых технологий умение создавать PDF-файлы - необходимый навык для любого пользователя компьютера. В этой подробной инструкции вы узнаете, как легко и быстро конвертировать документы в удобный формат PDF на любой операционной системе. Следуйте простым пошаговым инструкциям и создавайте PDF-файлы из любых источников за пару кликов!
1. Что такое формат PDF и зачем он нужен
Формат PDF (Portable Document Format) был разработан компанией Adobe в 1990-х годах как универсальный формат электронных документов, который сохраняет оригинальное форматирование и внешний вид файла на любых устройствах и платформах.
PDF обладает рядом важных преимуществ:
- Кроссплатформенность. Файлы PDF можно открывать на компьютерах с Windows, macOS, Linux, а также на смартфонах и планшетах под управлением iOS и Android.
- Сохранение оригинального форматирования. В PDF переносятся все настройки шрифтов, цветов, размеров и расположения объектов.
- Компактность. Файлы PDF обычно имеют небольшой размер по сравнению с исходными файлами.
- Возможность совместного редактирования. Несколько пользователей могут вносить правки в один документ.
- Удобство для электронного документооборота и публикаций.
Поэтому формат PDF широко используется для хранения и передачи различных документов - от инструкций и отчетов до книг и журналов.
2. Как создать PDF-файл в Windows
В операционной системе Windows предусмотрено несколько способов создания PDF-файлов.
Использование виртуального принтера Microsoft Print to PDF
Это стандартный способ создания PDF в Windows. В любом приложении, где есть функция печати, можно "распечатать" документ в PDF-файл при помощи виртуального принтера Microsoft Print to PDF.
- Откройте нужный файл и выберите команду Печать (File - Print).
- В списке принтеров выберите Microsoft Print to PDF.
- Нажмите Печать. Откроется окно для сохранения PDF-файла.
- Укажите имя файла и папку, куда сохранить файл. Нажмите Сохранить.
Так можно конвертировать в PDF документы Word, Excel, скриншоты, страницы браузера и любые другие файлы.
Создание PDF из фотографий
Чтобы получить PDF из фотографий или рисунков, откройте файл изображения и используйте команду Печать, выбрав в качестве принтера опцию Microsoft Print to PDF.
Также можно объединить несколько изображений в один PDF-файл при помощи бесплатной утилиты PDF24 Creator.
Конвертация веб-страниц в PDF
В браузере Chrome для сохранения веб-страницы в формате PDF нужно нажать ПКМ на странице и выбрать "Печать" - "Сохранить как PDF". В других браузерах процесс аналогичный с использованием виртуального принтера.
Также удобно сохранять в PDF инструкции, рецепты, статьи из интернета для последующего чтения без доступа к сети.
Объединение нескольких PDF в один документ
Часто бывает необходимо объединить несколько отдельных PDF-файлов в один общий документ. Это можно сделать бесплатной программой PDF24 Creator.
- Запустите PDF24 Creator и добавьте в список файлы для объединения.
- Нажмите кнопку "Объединить выбранные файлы".
- В открывшемся окне укажите имя результирующего PDF и папку для сохранения.
- Нажмите "Объединить" и дождитесь создания единого PDF документа.
Редактирование PDF-файлов
Хотя формат PDF изначально предназначен только для просмотра, существуют способы редактирования таких файлов.
Конвертация PDF в DOCX
Можно экспортировать PDF в формат DOCX (Word), отредактировать его в текстовом редакторе, а затем заново сконвертировать в PDF. При этом могут теряться некоторые элементы форматирования.
Использование онлайн сервисов
На сайтах вроде Sejda.com можно онлайн редактировать PDF - добавлять, удалять и изменять текст прямо в браузере.
Создание пдф на планшетах и смартфонах
На мобильных устройствах под управлением iOS или Android также легко создать пдф файл.
Встроенные функции ОС
В ОС iOS и Android есть возможность сохранять сделать пдф прямо в меню "Поделиться" любого приложения.
Специальные приложения
Можно установить отдельное приложение для конвертации разных файлов в пдф, например CamScanner.
Альтернативы формату PDF
Хотя PDF является наиболее распространенным форматом для хранения и передачи электронных документов, существуют и другие варианты:
- DOCX - широко поддерживается текстовыми редакторами.
- JPEG - для изображений и фотографий.
- EPUB - популярный формат электронных книг.
- HTML - универсальный веб-формат.
PDF остается лучшим выбором, когда нужно сохранить оригинальное форматирование и внешний вид документа.
Распространенные проблемы при создании пдф
При конвертации файлов в пдф иногда возникают ошибки. Рассмотрим самые распространенные из них.
Неверный или испорченный PDF
Причина - неполадки программы для создания PDF. Решение - попробовать другую программу.
Ошибка шрифтов
Не хватает шрифтов для корректного отображения. Установите шрифты из исходного документа.
Проблемы с изображениями
Изображения могут потерять качество при конвертации. Сжатие изображений стоит отключить.
Сравнение популярных программ для работы с PDF
Существует множество приложений для просмотра, редактирования и конвертации PDF-файлов. Рассмотрим возможности популярных программ.
Adobe Acrobat Reader
Стандартное приложение от разработчика формата PDF. Позволяет только просматривать и печатать PDF-файлы. Доступна бесплатная версия.
Adobe Acrobat Pro
Полноценный инструмент для работы с PDF. Возможность редактирования, экспорта, объединения файлов. Есть платная подписка.
Foxit Reader
Легкий и быстрый бесплатный просмотрщик PDF. Поддерживает аннотации и формы. Нет инструментов редактирования.
PDF-XChange Editor
Мощный редактор PDF с широкими возможностями. Платная лицензия, есть пробная версия.
Способы оптимизации размера PDF
Большой размер файлов PDF замедляет их передачу и затрудняет хранение. Рассмотрим способы оптимизации.
Сжатие изображений
Основная оптимизация - сжатие встроенных в PDF изображений без потери качества.
Удаление неиспользуемых объектов
Можно убрать невидимые слои, javascript-коды, метаданные.
Использование веб-оптимизации
Специальный режим сохранения для размещения PDF на веб-страницах.
Безопасность и шифрование PDF
Чтобы ограничить доступ к файлу, PDF можно зашифровать паролем или настроить права доступа.
Установка пароля на открытие
Любой сможет открыть PDF только после ввода заданного пароля.
Запрет печати и копирования
Можно отключить возможность печати, копирования текста и изображений.
Дополнительная защита сертификатами
Использование цифровых сертификатов guarantee высокую степень защиты.
