План проверок на 2023 год, утвержденный прокуратурой, опубликован. Какие изменения ждут компании в новом году? Подготовьтесь заранее и избежите штрафов.
Общие положения о проверках
Проверка - это совокупность мероприятий по контролю для оценки соответствия деятельности обязательным требованиям. Существует несколько видов проверок:
- Плановые и внеплановые
- Документарные и выездные
Проверки проводят органы государственного контроля (надзора) и муниципального контроля на основании распоряжений и приказов. Порядок организации и проведения проверок установлен Федеральным законом No 294-ФЗ. Однако есть случаи, когда этот порядок не применяется - например, при расследовании уголовных дел или налоговом контроле.
Плановые проверки
По общему правилу плановые проверки проводятся не чаще чем раз в 3 года. Исключения составляют некоторые виды деятельности - например, в здравоохранении или образовании плановые проверки могут проводиться чаще.
Сводный план проверок на следующий год составляется органами госконтроля и надзора, а затем направляется на согласование в региональную прокуратуру. После согласования план утверждается и публикуется на сайте прокуратуры региона.
Таким образом, сводный план проверок юридических лиц на очередной год всегда можно найти на сайте региональной прокуратуры в конце предыдущего года.
Продолжение плановых проверок
Плановые проверки проводятся на основании ежегодного сводного плана проверок . Данный документ публикуется на сайте региональной прокуратуры в конце предыдущего года после согласования.
В сводный план проверок на 2018 год включаются как проверки региональных контролирующих органов, так и проверки органов муниципального контроля. Информация о федеральных проверках публикуется отдельно на сайте Генпрокуратуры.
Основания и порядок проведения плановых проверок подробно регламентированы в Законе No 294-ФЗ. Например, юридическое лицо уведомляют о предстоящей плановой проверке за 3 дня до ее начала.
Надзорные каникулы
Прокуратура РФ сводный план проверок на предстоящий год готовит с учетом установленных ограничений. Например, с 2016 по 2020 год действовали "надзорные каникулы" для малого бизнеса.
В этот период плановые проверки в отношении субъектов МСП не проводились, за некоторыми исключениями. Эта мера призвана снизить административную нагрузку на малый бизнес.
Новые правила проверок
С 1 июля 2016 года запрещено требовать у проверяемых лиц документы на бумажных носителях. Все документы предоставляются в электронном виде.
Также с 2016 года расширены основания для проведения внеплановых проверок трудовыми инспекциями. Например, по жалобам работников.
Подготовка к проверкам
Чтобы минимизировать риски при проверках, необходимо заблаговременно подготовить документы, обучить персонал правилам поведения.
Важно устранить ранее выявленные нарушения, получить консультации юристов по спорным вопросам.
Во время проверки
Во время проведения проверки проверяемое лицо имеет ряд прав:
- Не допускать проверку без распоряжения или приказа
- Требовать от проверяющих предъявления служебных удостоверений
- Получать копии документов проверки
- Обжаловать неправомерные действия проверяющих
При этом проверяющие не вправе:
- Требовать представления документов, не относящихся к предмету проверки
- Распространять информацию, полученную в ходе проверки
- Превышать установленные сроки проведения проверки
Оформление результатов проверки
Результаты проверки оформляются актом по установленной форме в двух экземплярах. В акте указываются выявленные нарушения и выданные предписания.
При выявлении грубых нарушений возможно привлечение к административной ответственности в виде штрафов.
Обжалование результатов проверки
Если проверяемое лицо не согласно с результатами проверки, оно может обжаловать выданные предписания и привлечение к ответственности в судебном порядке.
С 2023 года вводится обязательное досудебное обжалование. Жалоба подается в электронном виде через портал госуслуг.
Профилактика нарушений
Чтобы минимизировать риски проверок, рекомендуется регулярно анализировать свою деятельность на предмет соответствия обязательным требованиям.
Рекомендации по подготовке к проверкам
Чтобы подготовиться к возможной проверке, рекомендуется:
- Проверить наличие и актуальность всех разрешительных документов
- Убедиться в наличии обязательных локальных актов и положений
- Пройти обучение по охране труда для всех сотрудников
- Провести внутренний аудит на предмет нарушений
- Устранить ранее выявленные недостатки
Поведение во время проверки
Во время непосредственного проведения проверки рекомендуется:
- Встретить проверяющих и представиться
- Внимательно изучить полномочия и цели проверки
- Документально фиксировать все действия проверяющих
- Следить за соблюдением процедуры проверки
- Не допускать провокаций и конфликтов
Минимизация рисков штрафов
Чтобы минимизировать риски привлечения к ответственности, необходимо:
- Устранять нарушения до начала проверки
- Готовить разъяснения по спорным моментам
- Обжаловать предписания в случае несогласия
- Использовать возможность административного обжалования
Профилактика правонарушений
Лучшей профилактикой нарушений является регулярный внутренний и внешний аудит деятельности компании на предмет соответствия обязательным нормам и правилам.
Проверка документов организации
Перед проверкой необходимо убедиться в наличии и актуальности всех обязательных организационных и разрешительных документов:
- Устав
- Свидетельство о регистрации
- Лицензии на осуществление деятельности (если требуются)
- Документы по пожарной безопасности
- Приказы, положения, инструкции по охране труда
Подготовка персонала
Важно заблаговременно ознакомить сотрудников с порядком взаимодействия с проверяющими:
- Провести инструктаж о правах проверяющих
- Объяснить правила предоставления документов
- Рекомендовать вежливое и корректное поведение
- Запретить конфликты и споры с проверяющими
Устранение типовых нарушений
Часто выявляемые нарушения, которые можно устранить до проверки:
- Несоответствие ФИО в документах
- Отсутствие инструкций по охране труда
- Нарушения правил хранения документов
- Непроведение аттестации рабочих мест
- Несоблюдение санитарных норм и правил
Подготовка к документарной проверке
Для документарной проверки заготовить заранее:
- Копии отчетности в контролирующие органы
- Документы по расчету и выплате заработной платы
- Штатное расписание
- Кадровые и бухгалтерские документы
Готовим разъяснения по спорным моментам
Если есть вопросы по юридическим аспектам деятельности организации, следует заранее подготовить соответствующие разъяснения и обоснования позиции компании.
