Электронный документооборот (ЭДО) - это будущее бизнеса. Подключить его можно легко и быстро, всего за 5 минут! В этой статье мы расскажем, как сделать процесс обмена документами максимально удобным и безопасным. Узнайте, какие преимущества дает ЭДО, как выбрать подходящего оператора и настроить все как надо. Читайте и переходите на электронный документооборот прямо сейчас!
1. Что такое электронный документооборот и зачем он нужен
Электронный документооборот (ЭДО) – это процесс обмена документами в электронной форме между организациями. В отличие от традиционного бумажного документооборота, при ЭДО все документы создаются, подписываются, отправляются и хранятся в цифровом виде.
Основные преимущества ЭДО:
- Ускорение документооборота. Документы передаются мгновенно.
- Снижение издержек на бумагу, курьеров, почтовые расходы.
- Удобство поиска и хранения документов в электронном архиве.
- Прозрачность процесса для руководства и контролирующих органов.
- Экологичность без использования бумаги.
Переход на ЭДО особенно актуален для компаний, которые:
- Работают с большим документооборотом
- Имеют удаленные офисы и филиалы
- Хотят оптимизировать рутинные процессы
В ЭДО можно обмениваться любыми видами документов: договорами, актами, счетами, накладными, счетами-фактурами и так далее.
2. Как выбрать оператора ЭДО
Для юридически значимого электронного документооборота между организациями нужно подключить специальное программное обеспечение – оператора ЭДО. При выборе оператора ЭДО стоит обратить внимание на такие критерии:
- Надежность хранения данных и безопасность
- Совместимость с программным обеспечением компании
- Возможности интеграции
- Удобство интерфейса
- Техническая поддержка
- Стоимость обслуживания
Рассмотрим подробнее некоторых крупных операторов ЭДО на российском рынке.
Диадок
Диадок – лидер рынка ЭДО с долей более 50%. Разработчик – компания СКБ Контур.
Плюсы:
- Есть готовые решения для интеграции с 1С, SAP, Oracle.
- Высокая надежность и безопасность.
- Можно использовать в облаке или установить локально.
Минусы:
- Высокая стоимость для крупных компаний.
Такском
Такском – второй по популярности оператор после Диадока с долей рынка около 30%.
Плюсы:
- Интеграция с 1С "из коробки".
- Понятный интерфейс.
- Низкая цена для малого бизнеса.
Минусы:
- Меньше возможностей по интеграции, чем у Диадока.
- Хуже техподдержка.
Средняя стоимость подключения ЭДО для небольшой компании составляет около 5000 рублей в месяц. Для крупного бизнеса с большим документооборотом цена может быть 50 000 рублей и выше.
3. Как получить электронную подпись для ЭДО
Для работы в системе электронного документооборота нужно получить электронную подпись (ЭП). Существует два основных вида ЭП:
- Простая электронная подпись
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Простая ЭП подтверждает авторство документа, но не имеет юридической значимости. УКЭП приравнивается к собственноручной подписи, ее выдают аккредитованные удостоверяющие центры. Для юридически значимого ЭДО нужна именно УКЭП.
Как получить УКЭП
Чтобы получить УКЭП, нужно:
- Выбрать удостоверяющий центр
- Подать заявку и документы
- Пройти процедуру идентификации
- Получить СКПЭП на носителе
Стоимость УКЭП обычно составляет от 1000 до 3000 рублей в год.
Кому нужна ЭП для работы в ЭДО
ЭП требуется:
- Руководителям, которые подписывают документы
- Сотрудникам финансовых и юридических отделов
- Сотрудникам, ответственным за ЭДО
4. Как настроить ЭДО внутри компании
После выбора оператора ЭДО и получения ЭП, нужно выполнить внутренние настройки для работы системы.
Назначение ответственных за ЭДО
В компании должен быть назначен сотрудник или отдел, отвечающий за внедрение и поддержку ЭДО.
Разработка регламентов по работе с ЭДО
Необходимо утвердить внутренний регламент и инструкции по работе в системе ЭДО.
Обучение персонала
Все сотрудники, участвующие в электронном документообороте, должны пройти обучение.
Настройка прав доступа в ЭДО
Следует настроить разграничение прав для разных групп пользователей.
5. Как начать работать с контрагентами в ЭДО
После внутренней настройки ЭДО можно приступать к подключению контрагентов.
Регистрация в системе оператора ЭДО
Сначала нужно пройти регистрацию в личном кабинете на сайте оператора ЭДО.
Приглашение контрагентов в ЭДО
Контрагентам необходимо направить официальное уведомление с предложением подключиться к ЭДО.
Письмо контрагентам о переходе на ЭДО
Необходимо направить контрагентам официальное письмо с информацией о том, что компания перешла на электронный документооборот и предложением присоединиться.
Подключение роуминга ЭДО
Если контрагенты используют другого оператора ЭДО, нужно настроить между ними роуминг – обмен документами между разными операторами.
Отправка и получение документов
После подключения контрагентов можно начинать обмен документами: отправлять и принимать счета-фактуры, акты, договоры.
6. Особенности работы с первичкой в ЭДО
Рассмотрим нюансы работы в ЭДО с такими важными документами как первичная документация.
Виды первичных документов для ЭДО
Через ЭДО обязательно направляются счета-фактуры, УПД, акты, накладные.
Порядок подписания первички
Первичные документы должны подписываться руководителем или уполномоченными сотрудниками с помощью УКЭП.
Хранение электронной первички
Срок хранения первички в электронном виде – не менее 5 лет. Необходимо организовать надежное электронное архивное хранение.
7. Работа с госорганами в ЭДО: подключение к государственным сервисам
Для отправки отчетности в ФНС, ПФР, ФСС нужно подключить соответствующие государственные сервисы в ЭДО.
