Образец ответа на запрос: как правильно составить

Ежедневно в адрес любой компании поступает множество различных запросов - от госорганов, контрагентов, клиентов. Чаще всего это официальные письма с просьбой предоставить определенную информацию или документы. Как же правильно на них отвечать и какой должна быть структура ответного письма?

Виды запросов, на которые необходимо реагировать

С запросами могут обращаться:

• Государственные органы - налоговая, пенсионный фонд, фонд социального страхования и др. Они запрашивают информацию в рамках проверок, расследований и так далее.
• Другие организации в связи с заключением и исполнением договоров.
• Клиенты и потенциальные клиенты с вопросами о товарах, работах, услугах.

На такие официальные запросы нужно обязательно реагировать и давать развернутый ответ. Исключение - если документ оформлен неправильно (нет подписей, печатей и т.д.).

Образец ответа на запрос: структура

Структура ответного письма стандартна:

1. Реквизиты организации.
2. Дата составления.
3. Ссылка на входящий номер и дату запроса.
4. Текст ответа (содержит запрашиваемую информацию или обоснованный отказ).
5. Подпись ответственного лица.

Образец ответа на запрос информации может выглядеть так:

Далее идет текст с запрашиваемыми данными либо мотивированный отказ в предоставлении информации. В конце ставится подпись уполномоченного лица.

Положительный и отрицательный ответ на запрос

Ответ на официальный запрос может быть двух видов:

1. Положительный - содержит запрашиваемые сведения и документы.
2. Отрицательный - с отказом предоставить информацию. Причины могут быть разными, например:
   Запрос составлен неправильно или не соответствует требованиям. Запрашиваемых сведений нет в наличии. Есть ограничения на распространение данной информации.

При отрицательном ответе обязательно нужно указывать конкретные, обоснованные причины непредставления информации. Отказ должен быть максимально корректным.

Образец ответа на запрос о предоставлении информации с отказом:

Уважаемый Иван Иванович!

К сожалению, мы не можем предоставить запрошенную Вами информацию в связи с тем, что [указать причину отказа]. Рекомендуем [действия для решения проблемы].

С уважением, Иванов Иван Петрович, генеральный директор ООО "Альфа".

Если причина отказа устранима, можно дать рекомендации, как решить проблему и получить нужные сведения.

Отправка ответа на запрос

После подготовки ответное письмо можно отправлять:

• Почтой России заказным письмом с уведомлением (если есть ценные оригиналы).
• Курьерской службой.
• По электронной почте или факсу.

Таким образом, ответ на запрос информации - важный этап официальной переписки. От того, насколько правильно он будет составлен, зависят деловые взаимоотношения и репутация компании.

Особенности ответа на запрос от госорганов

Государственные органы обычно устанавливают конкретные сроки, в течение которых необходимо дать ответ на их запрос. Например, для ответа на запрос из налоговой инспекции отводится 10 рабочих дней, из прокуратуры - до 30 дней.

При запросе от госорганов очень важно следить за правильностью оформления ответного письма: обязательно указывать исходящий номер, дату, все необходимые реквизиты. Иначе это может быть расценено как неисполнение законных требований.

Образец ответа о предоставлении документов

Если в запросе содержится требование предоставить определенные документы (договоры, акты, отчеты), это нужно четко отразить в ответном письме:

В ответ на Ваш запрос о предоставлении документов направляем:

• Копию договора No 113 от 01.05.2023
• Акт сверки взаиморасчетов за 2 квартал 2023 г.

Оригиналы ценных документов отправляют ценной бандеролью, копии можно направить по электронной почте.

Образец запроса для получения информации

Если в отношениях с контрагентом возникает необходимость запросить дополнительные сведения, можно использовать такую структуру запроса:

1. Реквизиты организаций.
2. Дата запроса.
3. Обращение к получателю запроса.
4. Текст запроса с указанием интересующей информации.
5. Подпись руководителя.

Уважаемый Иван Иванович!

Просим Вас предоставить информацию о наличии товара [название товара] на Вашем складе по состоянию на 20.05.2023 г. для оформления дальнейшего заказа.

Генеральный директор ООО "Альфа" Иванов И.П.

Образец ответа запрос с пояснением причин отказа

Если по каким-то причинам приходится отказывать в предоставлении информации, важно максимально вежливо объяснить ситуацию, чтобы не испортить отношения с контрагентом:

Уважаемый Иван Иванович!

К сожалению, мы не можем предоставить запрошенную Вами информацию о ценовой политике компании в связи с тем, что эти сведения являются коммерческой тайной согласно Уставу организации.

C уважением, Иванов Иван Петрович

Таким образом, в ответном письме нужно максимально вежливо, но четко обозначить причины, по которым запрошенная информация не может быть передана, чтобы избежать дальнейших разногласий.

Особенности ответа на устные запросы информации

Помимо письменных запросов, иногда поступают и устные - по телефону или лично при встрече. На них тоже следует реагировать оперативно и предоставлять запрашиваемые данные, если нет ограничений.

Однако при устном ответе стоит придерживаться следующих правил:

• Уточнить у собеседника, с какой целью ему нужна информация, на основании чего он ее запрашивает.
• Если речь идет о конфиденциальных данных, то следует указать на невозможность их разглашения без письменного запроса.
• Попросить адрес и реквизиты организации для отправки официального ответа.

Реакция на необоснованные запросы информации

Иногда в компанию поступают запросы на предоставление информации без каких-либо законных оснований для этого. К примеру, данные о сотрудниках, партнерах, объемах продаж.

В таком случае в ответном письме нужно:

1. Указать, что запрос не содержит обоснования требования предоставить информацию.
2. Рекомендовать уточнить цели и правовые основания запроса.
3. Отметить готовность рассмотреть запрос повторно после пояснений.

Анализ ответов на запросы информации

Чтобы повысить качество работы с запросами в компании, рекомендуется:

• Вести журнал учета всех входящих запросов и ответов на них.
• Периодически анализировать этот журнал, чтобы выявлять проблемные места.
• Разрабатывать типовые формы ответов на наиболее частые запросы.

Такой анализ и систематизация позволят улучшить качество ответов и сократить время на их подготовку.

Ответственность за нарушение порядка предоставления данных

Если организация уклоняется от ответа на законный запрос госорганов или предоставляет заведомо ложную информацию, это может повлечь административную ответственность в виде штрафа.

Также нарушение порядка работы с персональными данными граждан грозит штрафами для должностных и юридических лиц согласно закону "О персональных данных" No 152-ФЗ.

Поэтому организации необходимо выстраивать четкую систему работы с запросами информации и официальными обращениями.