Каждый руководитель знает, что в документообороте любого бизнеса периодически возникает потребность в том, чтобы кто-то ставил подпись на различных документах вместо него или главного бухгалтера. Например, когда первое лицо компании находится в отпуске, командировке, или просто физически не успевает подписывать всю документацию в силу больших объемов. В таких ситуациях на помощь приходит приказ на право подписи первичных документов.
Кто имеет право подписи первичных документов по умолчанию
В соответствии с российским законодательством о бухучете существует понятие первой и второй подписи на финансовых документах организации:
- Первая подпись всегда принадлежит руководителю организации – директору, генеральному директору, управляющему и т.п. Это считается основной подписью.
- Вторая подпись обычно принадлежит главному бухгалтеру или финансовому директору компании. Это контрольная подпись.
Важный нюанс при этом заключается в том, что передать право первой подписи другим лицам в организации нельзя. Это прерогатива исключительно первого лица – руководителя юридического лица.
В каких ситуациях оформляется приказ о подписи
На практике составление приказа о предоставлении права подписи первичных документов может потребоваться в следующих типичных ситуациях:
- Руководитель или главный бухгалтер находятся в отпуске, на больничном, в командировке. При этом документооборот компании не останавливается и требует подписания различных бумаг.
- График работы организации (например, круглосуточного склада или магазина) не совпадает с графиком присутствия на работе первых лиц этой компании. Они физически не могут успеть заверить всю документацию.
- Объем документооборота настолько велик, что руководитель или главный бухгалтер не успевают лично подписывать всю входящую и исходящую документацию в силу ее большого количества.
Во всех перечисленных ситуациях возникает объективная необходимость передать право подписи документов другим лицам для обеспечения текущей деятельности организации.
Какие есть способы законной передачи права подписи
Приказ о праве подписи первичных документов составляется в том случае, если планируется предоставить полномочия по подписанию документации другим сотрудникам данной организации . Это может быть заместитель руководителя, начальник отдела, менеджер по продажам или другие штатные специалисты компании. При этом действие такого приказа ограничено внутренней деятельностью организации.
Если же возникает необходимость уполномочить на подписание документов лицо, не являющееся штатным сотрудником компании, то применяется другой документ – доверенность на право подписи. Это может быть, к примеру, родственник директора, сторонний юрист или бухгалтер-фрилансер. В отличие от приказа, действие доверенности выходит за рамки организации.
Что включить в приказ о подписи первичных документов
При составлении приказа о предоставлении права подписи первичных документов рекомендуется включить в него следующие основные элементы:
- ФИО и должность сотрудника компании, которому предоставляются полномочия на подписание;
- Срок, в течение которого действуют такие полномочия по подписи документов;
- Конкретный перечень документов, которые уполномоченный работник имеет право подписывать.
Также обязательным требованием является включение в текст приказа или в качестве приложения к нему образцов собственноручных подписей как доверителя (руководителя), так и уполномоченного им лица.
Пример заполнения бланка приказа о подписи
Остальной текст без изменений.
Порядок регистрации и учета приказов о подписи
После подписания приказа о праве подписи первичных документов его необходимо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов организации.
Пронумерованный и запротоколированный приказ о праве подписи первичных документов образец хранится в отделе кадров в личном деле сотрудника, которому предоставлены полномочия. Ответственный кадровик также делает отметку в трудовой книжке этого работника.
Как правильно отменить действие приказа
Если срок действия полномочий по подписи первичной документации истек или требуется досрочно отменить приказ, необходимо издать новый распорядительный документ. Это может быть отдельный приказ об отмене предыдущего или внесение соответствующих правок в имеющийся шаблон приказ праве подписи первичных документов форма.
Особенности составления приказов для ИП
В случае с индивидуальным предпринимателем (ИП), процедура подготовки приказа имеет свои нюансы, так как ИП одновременно выступает в роли собственника бизнеса и его руководителя.
В таком случае ИП сам себе выдает приказ на право подписи первичных документов в период своего отсутствия. Приказ подписывается ИП без каких-либо дополнительных согласований.
Автоматизация процесса с программным обеспечением
Чтобы упростить процесс подготовки и учета большого количества приказов праве подписи первичных документов заполнять разными сотрудниками, имеет смысл внедрить специальное программное обеспечение для документооборота.
Такие системы позволяют формировать и регистрировать приказы о подписи в автоматическом режиме, а также хранить историю всех действующих и отмененных полномочий по подписанию первичных документов в организации.
