Гарантийное письмо о приеме на работу носит официальный характер и является подтверждением намерения организации в будущем оформить трудовые отношения с конкретным лицом.
Понятие гарантийного письма о приеме на работу
Гарантийное письмо о приеме на работу - это письменный документ, в котором работодатель подтверждает свое намерение в будущем принять на работу определенное лицо на согласованных условиях.
Такое письмо отличается от обычного предложения о работе тем, что является юридически обязывающим документом для работодателя. Если в предложении о работе содержится лишь возможность трудоустройства, то гарантийное письмо фиксирует обязанность работодателя оформить сотрудника в обозначенные сроки.
Гарантийные письма применяются в следующих случаях:
- При трудоустройстве иностранных граждан;
- При переводе сотрудника от другого работодателя;
- При трудоустройстве инвалидов;
- При трудоустройстве выпускников учебных заведений.
Правовой основой использования гарантийных писем являются нормы Трудового кодекса РФ и судебная практика.
Реквизиты и содержание гарантийного письма
Рекомендуемым бланком для оформления гарантийного письма является фирменный бланк организации с указанием всех ее реквизитов.
Обязательными реквизитами в шапке документа являются:
- Наименование организации;
- Исходящий номер;
- Дата составления.
В тексте гарантийного письма указывается следующая информация:
- Сведения о вакансии, на которую принимается сотрудник (должность, подразделение, место работы, оклад).
- Персональные данные работника (ФИО, паспортные данные, квалификация).
- Сроки, в которые будет осуществлено трудоустройство.
- Подтверждение обязанности оформить сотрудника согласно указанным условиям.
Также в письме могут указываться дополнительные сведения, например условия предоставления жилья, компенсаций и так далее.
Особенности гарантийных писем для отдельных категорий принимаемых на работу
Гарантийное письмо о приеме на работу образец для студента должно содержать гарантии трудоустройства по специальности, которую студент получает в учебном заведении. Как правило, оно выдается студентам старших курсов еще до получения диплома.
Гарантийное письмо о приеме на работу образец для центра занятости оформляется для соискателей, обратившихся за помощью в поиске работы. Такие письма позволяют центрам занятости контролировать дальнейшее трудоустройство граждан.
При оформлении иностранных специалистов гарантийные письма имеют особое значение, так как являются основанием для оформления разрешительных документов для работы. В таких письмах обязательно оговариваются условия проживания, компенсации затрат на переезд и так далее в соответствии с действующим законодательством.
Таким образом, гарантийное письмо может иметь различия в содержании в зависимости от особенностей трудоустройства конкретного лица. Но общая структура и основные реквизиты документа остаются неизменными.
Порядок оформления и выдачи гарантийного письма
Гарантийное письмо о приеме на работу подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом на основании соответствующего приказа или доверенности.
Перед подписанием письмо должно пройти согласование с кадровой службой организации для проверки условий труда и вакантной должности.
После подписания гарантийное письмо регистрируется в журнале исходящей документации с присвоением порядкового номера.
Заверенное письмо может быть:
- Вручено лично лицу, которое принимается на работу;
- Направлено по почте заказным письмом с уведомлением;
- Передано представителю лица по доверенности;
- Направлено в государственные органы по их запросу.
Пример гарантийного письма о приеме на работу - образец 2023 года
Ниже приведен пример оформления гарантийного письма на бланке организации с указанием основных обязательных реквизитов:
Гарантийное письмо о приеме на работу образец
В тексте данного примера письма содержатся типовые формулировки, подтверждающие обязанность организации трудоустроить конкретное лицо на имеющуюся вакансию на согласованных условиях.
Указаны все существенные условия предстоящего трудового договора в соответствии со статьей 57 ТК РФ. Отдельно прописаны обязанности работодателя в части оформления сотрудника и ответственность за их неисполнение.
Рекомендации по применению гарантийных писем
При составлении гарантийного письма о приеме на работу рекомендуется:
- Детально прописывать все условия трудоустройства работника;
- Указывать конкретные сроки заключения трудового договора;
- Использовать формулировки, подтверждающие обязательность трудоустройства.
Для различных ситуаций трудоустройства могут применяться специальные формулировки. Например, для гарантийное письмо приеме работу образец университета.
Гарантийное письмо и налоги
Выдача гарантийного письма о приеме на работу имеет определенные налоговые последствия, которые необходимо учитывать.
В частности, в учетной политике организации должен быть закреплен порядок отражения в учете выданных гарантийных писем. Рекомендуется предусмотреть резерв на покрытие потенциальных расходов, если работодатель не сможет исполнить обязательства по трудоустройству согласно выданному письму.
К прямым расходам по выдаче гарантийного письма относятся:
- Трудозатраты на подготовку и оформление документа;
- Стоимость материалов (бланков, канцелярии);
- Расходные материалы для печати и копирования письма.
Эти расходы могут учитываться для целей налогообложения прибыли.
Гарантийное письмо для индивидуального предпринимателя
Индивидуальные предприниматели также могут выдавать гарантийные письма о приеме на работу будущим сотрудникам. Гарантийное письмо приеме работу образец ИП заполняется по тем же правилам, но с учетом особенностей:
- Указываются реквизиты индивидуального предпринимателя;
- Письмо подписывается лично индивидуальным предпринимателем;
- Может проставляться печать ИП (при наличии).
В остальных аспектах гарантийное письмо ИП ничем не отличается от аналогичного документа для юридических лиц.
