Номенклатура дел организации – это важный документ, позволяющий систематизировать все документы, образующиеся в процессе деятельности организации. Рассмотрим подробно, что представляет собой номенклатура дел, зачем она нужна и как правильно составить.
Номенклатура дел организации является важным документом для упорядочения образующихся в компании бумаг. В этой статье мы подробно рассмотрели ее понятие, функции и сущность, виды, правила разработки, требования к оформлению, порядок согласования и утверждения. Также приведены примеры и рекомендации по составлению номенклатуры дел организации для практического применения в управленческой деятельности.
1. Понятие номенклатуры дел организации
Согласно п.3.4 Основных правил работы архивов организаций, номенклатура дел – это классификатор, группирующий заголовки дел по определенным признакам и устанавливающий сроки их хранения.
Номенклатура позволяет упорядочить документы, систематизировать их и обеспечить установленные сроки хранения.
Каждое дело в номенклатуре имеет порядковый номер, индекс, заголовок дела и срок хранения. Например:
| 1 | Приказы директора по основной деятельности | 5 лет |
2. Зачем нужна номенклатура дел организации
Номенклатура дел необходима для решения следующих задач:
- Систематизация документов по тематике и структурным подразделениям;
- Контроль и соблюдение сроков хранения документов;
- Облегчение оперативного поиска нужных документов.
Благодаря номенклатуре порядок работы с документами становится более организованным и четким.
3. Какие документы вносят в номенклатуру дел
В номенклатуру дел организации вносят практически все документы, образующиеся в ее деятельности, в том числе:
- учредительные документы;
- приказы и распоряжения руководства;
- документы по личному составу;
- первичные бухгалтерские документы;
- договоры;
- акты, справки, служебные записки и т.д.
Исключение составляют различного рода регистры и журналы учета, переписка между подразделениями.
Для электронных документов может заводиться отдельная номенклатура или выделяться специальный раздел в общей номенклатуре.
4. Виды номенклатур дел организаций
Существует несколько разновидностей номенклатур дел:
- Типовая номенклатура – рекомендуемая для определенных организаций (например, для бюджетных учреждений);
- Сводная номенклатура – объединяет номенклатуры всех структурных подразделений организации;
- Номенклатура дел структурного подразделения (например, бухгалтерии, отдела кадров).
Каждая организация выбирает нужный ей вид исходя из особенностей деятельности.
5. Порядок разработки номенклатуры дел организации
Чтобы составить номенклатуру дел, необходимо:
- Изучить документооборот организации, виды и состав документов;
- Определить структуру номенклатуры, количество разделов;
- Распределить ответственность сотрудников за формирование дел.
Разработкой номенклатуры чаще всего занимается делопроизводитель или секретарь организации.
6. Требования к оформлению номенклатуры дел
При оформлении номенклатуры дел следует придерживаться таких правил:
- Заголовки дел должны четко отражать их содержание;
- Не допускаются общие формулировки типа «Разная документация»;
- Номенклатура составляется в 1 экземпляре, хранится в архиве организации.
Подробные рекомендации по оформлению приведены в п.3.4.9 Основных архивных правил.
7. Этапы создания и утверждения номенклатуры дел
Процесс разработки и утверждения номенклатуры включает:
- Составление проекта номенклатуры дел организации;
- Согласование с заинтересованными структурными подразделениями;
- Проверка экспертной комиссией организации (ЭК);
- Утверждение руководителем организации.
Утверждение оформляется соответствующим приказом или распоряжением.
8. Где взять образец номенклатуры дел организации
В качестве образца для составления номенклатуры дел можно использовать:
- типовые номенклатуры для определенных организаций (бюджетных, образовательных и т.д.);
- примерные формы номенклатур;
- утвержденные номенклатуры других организаций соответствующего профиля.
На основе образцов можно разработать индивидуальную номенклатуру дел конкретной организации с учетом особенностей ее работы.
9. Особенности номенклатуры дел для разных организаций
В зависимости от специфики деятельности организации номенклатура дел может иметь свои особенности.
Например, для бюджетных учреждений разработана типовая номенклатура, которая содержит характерные для них документы и сроки хранения.
В образовательных организациях в номенклатуру обязательно включаются документы, связанные с образовательным процессом и воспитательной работой.
Для строительных компаний актуальными являются документы по строительным проектам, рабочей документации, акты выполненных работ.
10. Рекомендации по практическому применению номенклатуры дел
Чтобы номенклатура дел не была формальностью, рекомендуется:
- Систематизировать документы строго в соответствии с номенклатурой;
- Осуществлять оперативный поиск документов по номенклатуре;
- Контролировать сроки хранения и своевременную передачу дел в архив.
11. Актуализация номенклатуры дел организации
Обновление номенклатуры дел необходимо в следующих случаях:
- Изменение организационной структуры предприятия;
- Появление новых видов документов;
- Изменение требований к срокам хранения документов.
Актуализированная номенклатура подлежит переутверждению руководителем.
12. Ошибки при составлении и применении номенклатуры дел
Типичными ошибками являются:
- Некорректное определение сроков хранения документов;
- Неточные, расплывчатые формулировки заголовков дел;
- Отсутствие надлежащих виз и подписей на номенклатуре.
Их нужно избегать, чтобы обеспечить эффективное применение номенклатуры дел на практике.
13. Порядок хранения номенклатуры дел
После утверждения номенклатура дел хранится в организации в течение года, на который она составлена. По окончании календарного года ее передают в архив организации на постоянное хранение.
Общий срок хранения номенклатуры дел в архиве не установлен. Рекомендуется хранить номенклатуру дел постоянно как документ постоянного срока хранения.
14. Ответственность за ведение номенклатуры дел
Ответственность за правильное и своевременное ведение номенклатуры дел несет руководитель службы документационного обеспечения организации.
Контроль за ведением номенклатуры дел осуществляют:
- Руководитель организации
- Комиссия по экспертизе ценности документов
Они проверяют соответствие заголовков дел фактическому содержанию документов, правильность определения сроков хранения.
15. Номенклатура дел и информационные системы
Для автоматизации работы с документами применяются информационные системы – СЭД (системы электронного документооборота).
В СЭД используется электронная номенклатура дел. Это позволяет оптимизировать учет и поиск электронных документов.
16. Перспективы развития номенклатуры дел
В будущем ожидается расширение использования номенклатур дел за счет:
- Внедрения автоматизированных номенклатур в информационных системах;
- Увеличения доли электронного документооборота;
- Совершенствования нормативно-методической базы по работе с документами.
Это позволит повысить эффективность применения номенклатуры дел на практике.
17. Ошибки при заполнении граф номенклатуры дел
При заполнении номенклатуры дел встречаются типичные ошибки:
- В графе "Срок хранения" указан неверный срок в соответствии с перечнем типовых документов;
- В графе "Примечание" отсутствуют необходимые отметки об особенностях хранения дел;
- Заголовки дел не соответствуют фактическому содержанию документов в деле.
Такие ошибки могут привести к нарушению сроков хранения документов и затруднить их поиск.
18. Способы решения проблем при работе с номенклатурой дел
При возникновении проблем рекомендуется:
- Обратиться к нормативным документам и методическим рекомендациям по работе с документами;
- Проконсультироваться со специалистами архивной службы или экспертной комиссии;
- Внести необходимые изменения в номенклатуру дел и переутвердить ее.
19. Рекомендации по оптимизации номенклатуры дел
Для оптимизации номенклатуры дел предлагается:
- Сократить перечень дел с краткосрочными сроками хранения;
- Объединить однотипные дела;
- Систематизировать дела с учетом структуры и функций организации.
Это позволит сделать номенклатуру более компактной и удобной для использования на практике.
20. Пути совершенствования работы с номенклатурой дел
Для улучшения работы с номенклатурой дел необходимо:
- Внедрить автоматизированные системы для ведения номенклатуры;
- Повысить квалификацию сотрудников, работающих с документами;
- Ужесточить контроль со стороны руководства организации.
Это будет способствовать повышению качества составления и применения номенклатуры дел на практике.
