Должностная инструкция - это важный документ, регламентирующий трудовые обязанности работника. Но чтобы она начала действовать, ее необходимо утвердить приказом руководителя.
Назначение должностной инструкции
Должностная инструкция - это локальный нормативный акт организации, в котором устанавливаются конкретные трудовые функции, права, ответственность и обязанности работника в соответствии с его должностью и квалификацией.
Приказ об утверждении должностной инструкции необходим для того, чтобы юридически закрепить положения инструкции и обеспечить ее обязательность для исполнения всеми работниками организации.
- Должностная инструкция позволяет:
- четко регламентировать обязанности сотрудника;
- избежать дублирования функций;
- рационально распределить нагрузку;
- повысить исполнительскую дисциплину.
Отсутствие утвержденной инструкции может повлечь:
- наложение штрафов при проверке трудовой инспекцией;
- возникновение трудовых споров;
- снижение эффективности работы персонала.
Порядок разработки и утверждения
Приказ об утверждении должностных инструкций издается руководителем организации после того, как инструкции будут разработаны ответственным специалистом.
Согласно ТК РФ, разработка должностных инструкций входит в обязанности работодателя (ст. 22 ТК РФ).
Руководитель может поручить разработку инструкций:
- начальнику отдела кадров;
- менеджеру по персоналу;
- юристу организации;
- или сторонней организации по договору аутсорсинга.
Разработчик анализирует должностные обязанности работников, предусмотренные в штатном расписании, внутренних положениях компании, квалификационных справочниках. На основе этого формируется содержание инструкции для конкретной должности.
Готовые инструкции в обязательном порядке должны быть согласованы с юристом организации перед утверждением. Юрист проверит инструкции на соответствие требованиям трудового законодательства и внесет необходимые правки или дополнения.
После согласования юристом руководитель организации издает приказ об утверждении должностной инструкции.
В приказе указываются реквизиты утверждаемых инструкций и сотрудники, на которых они распространяются. Также в приказе дается поручение ознакомить работников с инструкциями.
Без подписи руководителя и соответствующего приказа должностная инструкция не имеет юридической силы.
Структура и содержание приказа
Приказ об утверждении должностной инструкции должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата и место принятия;
- порядковый номер;
- заголовок к тексту;
- подпись руководителя.
В заголовке приказа указывается его краткое содержание: "Об утверждении должностной инструкции...".
Текст приказа включает:
- мотивировочную часть (основание принятия решения);
- распорядительную часть (решение об утверждении инструкции);
- указание на приложение к приказу;
- ответственных за исполнение;
- подпись.
К приказу в качестве приложения добавляется копия утверждаемой должностной инструкции.
Порядок ознакомления сотрудников
В приказе об утверждении должностной инструкции обычно указывается поручение ознакомить с ней всех работников, на которых она распространяется, под подпись.
Ознакомление может производиться:
- лично руководителем подразделения;
- специалистом HR-службы;
- иным лицом, указанным в приказе.
По факту ознакомления с инструкцией работник ставит подпись и дату на листе ознакомления, который прилагается к приказу.
Приказ о должностных инструкциях образец
В отдельных случаях приказ может оформляться не на каждую инструкцию, а сразу на все. Образец такого приказа:
В связи с утверждением нового штатного расписания организации, в соответствии со ст. 22 ТК РФ приказываю:
1. Утвердить должностные инструкции согласно перечню (Приложение No 1).
2. Заместителю директора по персоналу Иванову И.И. ознакомить под подпись указанных в перечне работников с инструкциями в срок до 01.06.2023.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Внесение изменений в должностные инструкции
Утвержденные должностные инструкции могут периодически пересматриваться и обновляться. Это может потребоваться в таких случаях:
- изменение трудового законодательства;
- внесение поправок в локальные акты организации;
- оптимизация бизнес-процессов и функционала;
- перераспределение обязанностей между работниками.
Изменения в инструкции вносятся ее разработчиком, обычно HR-специалистом или юристом. Обновленный вариант вновь направляется на проверку и согласование юристу организации.
Порядок утверждения обновленных инструкций
После того как изменения в должностную инструкцию внесены и проверены, руководитель компании издает новый приказ об их утверждении.
В приказ вносятся те же реквизиты, что и при первоначальном утверждении. Указывается, что прежний приказ утрачивает силу и вступает в действие обновленная инструкция.
Ознакомление работников с изменениями
Все работники, чья инструкция обновилась, подлежат ознакомлению с новой редакцией под подпись, как и с первоначальным вариантом.
Если сотрудник отказывается знакомиться или ставить подпись об ознакомлении, составляется соответствующий акт.
Контроль за исполнением инструкций
После ознакомления работников с должностными инструкциями и ввода их в действие, руководитель организации или руководитель подразделения должны обеспечить контроль за их исполнением.
Это может выражаться в плановых или внеплановых проверках выполнения сотрудниками возложенных на них трудовых функций.
Результаты контроля могут оформляться документально и служить основанием для применения мер дисциплинарной или материальной ответственности к работнику в случае выявленных нарушений.
