Журнал регистрации приказов по личному составу - обязательный документ для каждой организации? Как правильно его вести и хранить? Ответы на эти и другие вопросы - в нашей статье.
Назначение журнала регистрации приказов по личному составу
Журнал регистрации приказов по личному составу предназначен для учета кадровых документов, регулирующих трудовые отношения с рядовыми сотрудниками. В него вносятся данные о приказах по назначениям, перемещениям, увольнениям и другим кадровым вопросам.
Ведение такого журнала является правом, а не обязанностью работодателя. Однако на практике большинство компаний все же заводят журнал регистрации для удобства работы с приказами по личному составу.
Основные цели использования журнала регистрации приказов по личному составу :
- Систематизация учета кадровых документов
- Фиксация факта издания приказа в установленном порядке
- Оперативный поиск нужных приказов в случае необходимости
В журнал вносят данные обо всех приказах по личному составу, кроме тех, которые касаются высшего руководства компании. Это приказы о назначении генерального директора, главного бухгалтера и других должностных лиц, упомянутых в уставе организации.
Порядок ведения журнала регистрации приказов
Журнал регистрации приказов по личному составу обычно ведет сотрудник кадровой службы: руководитель отдела, менеджер по персоналу, специалист по кадрам и т.п. Его обязанности по ведению журнала должны быть закреплены в соответствующем локальном нормативном акте.
Унифицированной формы данного журнала законодательно не установлено. Обычно он состоит из титульного листа, перечня ответственных лиц и таблицы с записями о приказах.
На титульном листе указывают:
- наименование документа;
- наименование организации и ее реквизиты;
- даты начала и окончания ведения журнала.
В перечне ответственных лиц фиксируют ФИО и должности сотрудников, на которых возложено ведение данного журнала.
Основную часть журнала занимает таблица. В ней по строкам вносят данные о каждом приказе по личному составу:
- номер и дата приказа;
- ФИО и должность работника, которого касается приказ;
- краткое содержание (назначен, переведен, уволен и т.д.);
- при необходимости другие реквизиты.
Журнал регистрации приказов по личному составу может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном формате. Ведение электронного журнала имеет свои особенности, которые мы рассмотрим далее.
Правила регистрации приказов по личному составу
Регистрации в журнале подлежат все приказы по личному составу (кроме вышеуказанных исключений). Порядок регистрации выглядит следующим образом:
- Приказу присваивается очередной номер;
- Данные о приказе заносятся на новую строку в журнал регистрации;
- Сотрудник, осуществляющий регистрацию, ставит подпись и дату.
При внесении записей о приказах необходимо соблюдать следующие обязательные требования:
- записи делаются аккуратно, без помарок и исправлений;
- все реквизиты заполняются в соответствии с данными в приказах;
- каждая запись подписывается ответственным лицом.
Исправление ошибок допускается только путем зачеркивания неправильных данных и внесения рядом верных с соответствующей пометкой и подписью.
При ведении электронного журнала также необходимо соблюдать порядок нумерации приказов, полноту заполнения реквизитов, достоверность вносимых сведений и разграничение уровня доступа для внесения записей.
Таким образом, регистрация приказов по личному составу представляет собой ответственную задачу сотрудников кадровой службы, требующую внимания и аккуратности.
Хранение и актуализация журнала регистрации приказов
После того, как журнал регистрации приказов по личному составу начал вестись в организации, он должен постоянно находиться на рабочем месте ответственного за его ведение сотрудника кадровой службы.
Доступ к журналу регистрации приказов личному составу образец должны иметь только лица, которые занесены в перечень ответственных на титульном листе документа.
Хранение приказов личному составу осуществляется согласно номенклатуре дел организации в течение установленных сроков - 75 лет.
Журнал продолжает вестись вплоть до исчерпания всех его страниц или окончания календарного года. После этого подводятся итоги:
- подсчитывается количество зарегистрированных за период приказов;
- делается отметка об окончании данного журнала;
- журнал подписывают все ответственные лица.
Ответственность за нарушения при ведении журнала
Ответственные за ведение журнала регистрации приказов личному составу образец лица должны строго соблюдать все правила и процедуры. Иначе как они, так и организация могут понести соответствующее наказание.
Типовые нарушения при работе с журналом регистрации:
- Невнесение или неправильное внесение данных о приказах по личному составу;
- Несоблюдение сроков передачи журнала в архив по истечении года;
- Несанкционированные правки или уничтожение журнала ранее положенного срока.
За такие нарушения виновные могут быть привлечены к административной или дисциплинарной ответственности в виде штрафов, выговоров, увольнений.
Обязательно ли приобретать типографский журнал?
Один из частых вопросов при организации работы с журналом регистрации приказов: нужно ли покупать специально изготовленный типографский журнал регистрации приказов личному составу или можно обойтись обычной папкой с файлами?
Ответ однозначный - типографское исполнение журнала не является обязательным. Книга приказов личному составу может вестись как в электронном формате, так и в обычной школьной тетради при условии соблюдения всех необходимых реквизитов и правил заполнения.
Типографское исполнение нужно только для удобства в работе, чтобы все листы были пронумерованы и прошиты. Но и это не всегда обязательно.
Что делать, если закончились страницы в журнале?
Журнал регистрации может актуализироваться по нескольким причинам:
- Закончились свободные страницы для записей;
- Произошла реорганизация или смена руководства в организации;
- Обнаружены существенные ошибки при ведении журнала.
В таких случаях старый журнал регистрации приказов личному составу образец закрывается, и начинает вестись новый журнал.
При этом все накопленные записи о приказах остаются в прежнем закрытом журнале. В новом продолжается нумерация приказов личному составу с того номера, на котором остановились в старом регистре.
Различия журнала регистрации и книги учета кадровых документов
Помимо журнала регистрации приказов по личному составу, в кадровом делопроизводстве используется еще один документ учета - книга учета кадровых документов.
Эти два документа имеют схожее назначение - систематизация работы с кадровыми приказами и распоряжениями. Однако есть и отличия:
- В журнал регистрации приказов личному составу образец вносятся только приказы по личному составу;
- В книгу учета кадровых документов заносятся также заявления, личные дела, трудовые книжки.
Таким образом, по составу учитываемых документов эти регистры различаются. Но на практике они дополняют друг друга, обеспечивая полноту учета кадровых процедур в организации.
Как рационально организовать учет приказов по личному составу?
Для рациональной организации работы с приказами и распоряжениями по кадрам целесообразно придерживаться следующих рекомендаций:
- Разделить учет приказов по видам: прием, переводы, увольнения и прочие;
- Для каждого вида приказов завести свой журнал регистрации;
- Дополнительно вести книги учета личных дел, трудовых книжек, вакансий и других кадровых документов;
- Соблюдать правила хранения всех учетных документов.
Такой комплексный подход позволит четко структурировать кадровое делопроизводство и оперативно находить нужную информацию о сотрудниках.
Как оформить журнал регистрации приказов: пошаговое руководство
Для правильного оформления журнала регистрации приказов по личному составу рекомендуем придерживаться следующего пошагового алгоритма:
- Взять папку-регистратор и тетрадь для записей или открыть электронный файл таблицы;
- Оформить и заполнить титульный лист журнала;
- Внести перечень ответственных лиц с контактными данными;
- Нарисовать таблицу с графами ддя регистрации приказов;
- Пронумеровать все листы и прошить документы;
- Предоставить доступ для внесения записей только ответственным лицам.
Данная инструкция поможет грамотно организовать работу с журналом регистрации и обеспечить надежный учет кадровых приказов.
