Что такое прощальное сопроводительное письмо при увольнении? С чего начинается процесс увольнения и расставания с коллегами? Разъясняем основы и ценность корректного прощания.
Причины написания письма при увольнении
Согласно исследованию, проведенному в 2022 году, 82% работников в России пишут прощальное письмо коллегам при увольнении. Эта традиция пришла к нам с Запада, где корпоративная культура диктует необходимость красиво и со вкусом попрощаться с командой перед уходом.
Традиция прощаться с коллегами при увольнении связана с этикетом. Мы проводим с коллегами больше времени, чем с семьей. Заводим друзей, товарищей. Поэтому логично красиво попрощаться до ухода.
Основные причины написания письма:
- Это дань уважения людям, с которыми мы работали
- Возможность выразить слова благодарности
- Шанс сохранить полезные контакты
- Способ поддержать свою репутацию и имидж
Правила и рекомендации по написанию письма
Перед тем как сесть за написание, нужно пройти несколько этапов подготовки:
- Определить круг адресатов
- Придумать основные тезисы и идеи письма
- Собрать в памяти яркие моменты совместной работы
- Вспомнить имена и должности коллег для персональных обращений
- Подобрать нужный эмоциональный тон письма
- Выбрать формат: электронное письмо, печатный текст, устное выступление
- Определить оптимальный объем текста
Кому адресовать письмо? Обычно его рассылают коллегам по подразделению. Но стоит также написать персональные письма близким друзьям и руководителю.
Сколько слов должно быть в письме? Рекомендуемый объем от 100 до 300 слов. Главное - быть искренним, не зацикливаться на количестве.
Структура и композиция письма
Классическое прощальное сопроводительное письмо при увольнении имеет следующую структуру:
- Приветствие и обращение к коллегам
- Объявление о своем уходе
- Благодарность коллективу
- Пожелания коллегам
- Прощальные слова
Что включить в каждую часть письма? Вот несколько советов:
- В приветствии укажите дату, свое имя, название компании
- Вторая часть - сухое оповещение об увольнении, без эмоций
- Далее можно вспомнить яркие или смешные моменты работы
- В пожеланиях коллегам желательно обойтись без формальных штампов
- Завершить письмо теплыми словами о дружбе и памяти
Вот пример удачной фразы для начала письма:
Дорогие коллеги! К сожалению, настало время проститься.
А вот одно из возможных прощальных обращений в конце:
Желаю вам успехов во всем и надеюсь, что наши добрые отношения сохранятся.
| Элемент письма | Пример формулировки |
| Приветствие | Уважаемые коллеги! |
| Оповещение об уходе | Сообщаю о своем увольнении с 1 апреля |
| Благодарность | Спасибо вам за помощь и поддержку |
Стиль и лексика письма при увольнении
Существует несколько стилей прощального сопроводительного письма при увольнении:
- Официально-деловой стиль
- Неофициальный разговорный стиль
- Юмористически-ироничный стиль
- Лаконичный стиль телеграммы
Как определить, какой стиль выбрать? Это зависит от атмосферы в коллективе, личных отношений с коллегами, причин увольнения.
Советы по выбору лексики для письма
- Избегайте штампов типа "было приятно работать"
- Не нужно формальных обращений к коллегам по имени-отчеству
- Лучше использовать теплые и искренние слова
- Можно вспомнить внутренние шутки и мемы коллектива
Я горжусь тем, что был частью этой команды. Мы вместе прошли непростой путь к общему успеху.
Такую теплую фразу из реального письма можно взять на вооружение.
Особые случаи написания письма
Если вы сопроводительное письмо увольнении пишите в нестандартной ситуации, то формат и содержание могут меняться. Рассмотрим два примера:
- Увольнение по собственному желанию. В таком случае в тексте стоит сфокусироваться на словах благодарности коллегам и руководству. Можно упомянуть новые возможности, которые ждут вас впереди. Но главное - тепло попрощаться.
- Вынужденное сокращение штата. Здесь уместно выразить сожаление по поводу вынужденных обстоятельств. Поддержать коллег. Пожелать компании успехов в преодолении трудностей.
- Письма для разных адресатов. Тон и стиль письма может различаться в зависимости от того, кому оно адресовано - руководителю, рядовым сотрудникам или друзьям.
- Письмо руководителю. Здесь уместны официальные формулировки, выражение благодарности за руководство, пожелания успехов компании.
- Письмо коллегам. Для рядовых коллег письмо может быть более эмоциональным и личным. Главное - теплота в обращении к каждому.
- Письмо друзьям по работе. В письме близким коллегам и друзьям есть место для шуток, личных воспоминаний, юмора. Это может быть самая душевная часть прощания.
Польза письма для дальнейших отношений
Прощальное сопроводительное письмо при увольнении - это не только дань вежливости. Оно может послужить хорошей основой для дальнейшего общения с бывшими коллегами.
Согласно исследованиям, около 23% людей продолжают общаться со своими бывшими коллегами после увольнения. А 46% хотели бы это делать. Теплое прощальное письмо закладывает фундамент для будущих отношений.
Возможность получить рекомендации
Хорошие впечатления от вашего ухода могут в дальнейшем повлиять на готовность коллег давать вам положительные рекомендации для следующей работы или карьерного роста.
Иногда люди возвращаются в те компании, где они когда-то работали. Вероятность реализации такого сценария значительно выше, если вы тепло и корректно попрощались в свое время.
Как извлечь максимум пользы из письма
Чтобы прощальное письмо не осталось формальностью, а послужило основой для дальнейших полезных отношений, стоит придерживаться нескольких советов:
- Быть искренним и личным в своих высказываниях
- По возможности, прощаться с каждым коллегой персонально
- Попросить разрешения оставить личные контакты
- Предложить бывшим коллегам помощь и поддержку
Если вы учтете эти нюансы в сопроводительном письме, то с вами точно захотят поддерживать отношения и в будущем!
Как отреагировать на письмо коллеги об увольнении
Получение письма от увольняющегося коллеги может вызвать разные чувства: грусть, сожаление, а иногда и обиду. Как правильно ответить в такой ситуации?
- Не игнорировать письмо и коллегу. Обязательно уделить внимание.
- Поблагодарить за теплые слова и пожелания.
- Выразить сожаление по поводу ухода коллеги из команды.
- Вспомнить и описать какой-то памятный момент работы вместе.
- Также пожелать успехов коллеге в новом месте и выразить надежду на дальнейшее общение.
Спасибо за теплые слова в прощальном письме! Будем скучать. Уверен, у тебя впереди много интересных проектов. Давай поддерживать связь!
Примерно так может выглядеть ответное письмо коллеге.
Как сохранить полезные контакты
Увольнение коллеги - повод не потерять друг друга из вида. Как можно сохранить и поддержать отношения дальше?
- Предложить увольняющемуся коллеге стать контактом в соцсетях.
- Иногда созваниваться, чтобы узнать новости.
- Если появятся подходящие вакансии, поделиться информацией.
- Не забывать поздравлять коллегу с праздниками и днем рождения.
Такие нехитрые шаги помогут сохранить теплые отношения с коллегами, даже несмотря на увольнение одного из вас.
