Справка - неотъемлемая часть документооборота любой организации. Этот, казалось бы, незамысловатый документ помогает решать множество задач: от подтверждения трудового стажа до получения визы для поездки за границу. Давайте разберемся, что представляет собой справка, какие бывают ее виды и для чего она может понадобиться.
Определение справки как документа
Справка это документ, содержащий официальное подтверждение каких-либо фактов, сведений или событий.
Различают следующие основные виды справок:
- Служебные справки - подтверждают факт работы в организации, размер заработной платы и т.д.
- Личные справки - например, справки о составе семьи.
- Медицинские справки.
- Архивные справки - подтверждают факты прошлых лет на основании архивных документов.
Структура справки обычно включает следующие элементы:
- Наименование организации.
- Название вида документа (справка).
- Дата и место составления.
- Адресат (кому выдается).
- Текст справки с указанием подтверждаемых фактов.
- Подпись уполномоченного лица.
- Печать организации.
Справка - это официальный документ, который заполняется и выдается по запросу. Срок действия справки, как правило, ограничен.
Виды справок и сферы применения
Существует множество разновидностей справок для самых разных жизненных ситуаций. Рассмотрим наиболее распространенные из них.
При приеме на работу обычно требуются:
- Справка о заработной плате с предыдущего места работы.
- Справка о несудимости.
- Медицинская справка об отсутствии противопоказаний.
Справки для получения пособий и выплат - например, справки о составе семьи, доходах и т.п. для назначения субсидий, детских пособий, компенсаций и выплат.
Медицинские справки требуются для поступления в учебные заведения, оформления отпуска по болезни, подтверждения инвалидности, посещения бассейна, занятий спортом и во многих других случаях.
В учебных заведениях, помимо медицинской справки, могут потребоваться:
- Справка об обучении (переводе) в другом вузе.
- Академическая справка при отчислении.
Академическая справка выдается если студент не закончил обучение или не получил диплом. Она подтверждает факт обучения в вузе.
Для получения визы обычно требуется справка с работы и приглашение принимающей стороны. Для некоторых стран нужна медицинская справка об отсутствии ВИЧ и других заболеваний, например для поездки в Китай.
Порядок получения справки
Где взять нужную справку? Порядок может различаться, рассмотрим основные моменты.
Справки о работе выдает отдел кадров организации по письменному заявлению сотрудника. Срок изготовления обычно не установлен законодательно.
Медицинские справки выдаются лечебными учреждениями, как правило, по результатам медицинского осмотра или обследования.
Например, для справки формы 086/у требуется пройти флюорографию, сдать анализы и получить заключение врачей-специалистов.
Архивные справки выдаются по письменному запросу архивными учреждениями, если потребуется подтвердить какие-либо факты прошлых лет.
Основания для отказа:
- Если запрашиваемый документ не относится к справкам.
- Если у организации нет данных для подтверждения указанных в заявлении фактов.
- Заявителем не предоставлены все необходимые документы.
Если отказывают в выдаче справки, можно написать жалобу в вышестоящую организацию или при необходимости обратиться в суд.
Примеры справок
Давайте рассмотрим наиболее распространенные образцы справок.
Справка с места работы оформляется на фирменном бланке организации и должна содержать следующие реквизиты:
- Наименование организации.
- Дата выдачи.
- ФИО и должность сотрудника.
- Период работы в организации.
- Размер заработной платы.
- Подпись ответственного лица (руководителя).
- Печать организации.
В медицинской справке указывают:
- Наименование и адрес медицинского учреждения.
- ФИО пациента и дату рождения.
- Дату выдачи.
- Результаты обследования.
- Заключение врача.
- Подпись и печать врача.
Архивная справка выдается на бланке архивного учреждения и включает:
- Название архива.
- Регистрационный номер.
- Дату.
- Текст справки с подтверждаемыми архивными данными.
- Подпись руководителя архива.
- Печать.
Частые вопросы о справках
Рассмотрим ответы на наиболее частые вопросы о справках.
- Можно ли получить справку онлайн?
Возможность получения справок в электронном виде пока ограничена. Чаще всего приходится обращаться лично или по почте.
- Сколько действительна справка?
Срок действия зависит от вида справки. Например, медицинские справки обычно действуют 6 месяцев. Архивные - не ограничены по сроку.
- Может ли работодатель отказать в выдаче справки?
Работодатель не имеет права отказать в выдаче справки о работе и заработной плате. Отказ может быть обжалован.
