Корпоративный этикет - это не просто дань традициям или формальность. Это важное средство для создания комфортной рабочей атмосферы, повышения эффективности коммуникации в коллективе и укрепления имиджа компании.
Понятие корпоративного этикета
Корпоративный этикет - это свод правил поведения, принятых в конкретной организации. Эти правила касаются внешнего вида сотрудников, их речи, манеры общения друг с другом и с клиентами.
Корпоративный этикет отличается от светского. Если в светской жизни мужчина обязан вставать при появлении дамы, то в офисе все коллеги равны независимо от пола.
Основные задачи корпоративного этикета:
- Создание благоприятного психологического климата в коллективе
- Повышение имиджа и узнаваемости компании
- Упрощение взаимодействия между сотрудниками и клиентами
Корпоративный этикет тесно связан с корпоративной культурой. Если культура определяет главные ценности компании, то этикет регламентирует поведение в соответствии с этими ценностями.
Общие правила поведения в офисе
Пунктуальность - обязательное требование корпоративного этикета. Опоздания создают негативный фон и мешают рабочему процессу. Приходить на работу и на встречи следует заранее или строго по расписанию.
Во многих компаниях действует официальный дресс-код - требования к одежде и внешнему виду сотрудников. Даже если правил нет, в офисе неуместны вызывающие наряды, яркий макияж, спортивный стиль.
Опрятный professional look всегда уместен и производит хорошее впечатление о человеке как о квалифицированном специалисте.
Речь и тон разговора тоже подчиняются корпоративному этикету:
- Избегайте ненормативной лексики
- Говорите вежливо и доброжелательно
- Не перебивайте и дайте собеседнику высказаться
На рабочем месте нельзя громко разговаривать по телефону или слушать музыку без наушников - это мешает окружающим.
| На столе должны быть только рабочие документы и канцелярия | Личные вещи, еда, напитки убираются |
| Мусор нужно регулярно выбрасывать | В конце дня рабочее место оставляется чистым и опрятным |
Обед в офисе - тоже особая тема. По правилам этикета еда на рабочем месте запрещена. Для приема пищи следует использовать специально отведенную комнату.
Деловая переписка
Деловые письма, сообщения и отчеты должны быть:
- Лаконичными и структурированными
- Грамотными с точки зрения языка и орфографии
- Корректными по тону обращения
Электронные письма имеют свою специфику:
- Тема должна отражать суть сообщения
- Важная информация выносится в начало
- Письмо завершается указанием контактов
При вложении файлов в письмо указывается их содержание, назначение и основные параметры (например, объем презентации).
Подготовка и проведение совещаний
Эффективные рабочие совещания - залог успеха любого бизнеса. Их организация тоже подчиняется корпоративному этикету.
Планирование совещания начинается с определения четкой повестки дня и списка участников. Приглашения рассылаются минимум за 2-3 дня по электронной почте и дублируются телефонным звонком.
К совещанию готовятся и раздаются информационные материалы: повестка, презентации, отчеты и т.п. Это экономит время и повышает эффективность встречи.
Правила поведения на совещаниях
Деловой этикет кратко предписывает на совещаниях:
- Быть пунктуальным, отключить звук на телефонах
- Говорить по очереди, не перебивать
- Избегать параллельных разговоров и посторонних занятий (проверки почты и т.п.)
Фиксация решений совещания
В конце встречи определяются договоренности и назначаются ответственные за их исполнение. Эти данные фиксируются в протоколе, который рассылается всем участникам.
Корпоративный этикет предписывает четко следовать всем решениям, оформленным протокольно.
Деловые переговоры
Особенности делового этикета проявляются особенно ярко во время переговоров - будь то встреча в офисе или командировка к партнерам.
Переговоры начинаются с представления участников и определения повестки. Стратегия и тактика заранее продумываются и согласовываются внутри команды.
Ход деловых переговоров
Непосредственно во время переговоров соблюдается деловой тон, вежливость по отношению к оппонентам. Принятые решения четко фиксируются в итоговом документе.
Что такое деловой этикет кратко - все эти правила поведения нацелены на конструктивный диалог и достижение взаимовыгодных договоренностей.
Подготовка к деловым переговорам
Успех переговоров во многом зависит от качества предварительной подготовки. Необходимо изучить историю компании партнеров, их текущие цели и интересы, возможные встречные предложения.
Важный этап - формирование собственной переговорной команды. В нее целесообразно включить специалистов из разных областей: юриста, финансиста, технического эксперта.
Поведение за столом переговоров
Во время непосредственного общения с представителями другой компании важно придерживаться принятых правил. Например, нельзя перебивать выступающих, повышать голос или апеллировать к эмоциям.
Деловой этикет предписывает вести конструктивный диалог, избегать конфликтных ситуаций, проявлять гибкость.
Фиксация результатов встречи
Итоги переговорного процесса оформляются документально в виде протокола или договора. Этот документ должен максимально полно и точно отражать достигнутые договоренности.
После подписания соглашения его условия становятся обязательными для исполнения всеми сторонами. Нарушение договоренностей недопустимо и рассматривается как нарушение делового этикета.
Анализ результатов встречи
Полезной практикой является последующий разбор переговоров внутри команды. Анализируются достигнутые результаты, допущенные ошибки, намечаются пути улучшения на будущее.
Особенности телефонных переговоров
Телефонные разговоры - распространенный формат деловой коммуникации. При их ведении также есть ряд особенностей этикета.
Прежде всего, важно четко определить цели предстоящего разговора, составить список обсуждаемых вопросов и подготовить необходимые материалы.
Представление в начале звонка
По правилам делового этикета разговор начинается с представления, приветствия и вопроса о возможности беседы данным моментом.
Неприемлем такой стиль общения как "ни с того, ни с сего" начинать излагать суть вопроса без вступления.
Техники ведения телефонных переговоров
В ходе разговора важно придерживаться делового стиля речи, избегать излишних эмоций и личностных оценок.
Также следует проявлять уважение к собеседнику - не перебивать, внимательно выслушивать аргументы другой стороны, задавать уточняющие вопросы.
Фиксация итогов телефонного звонка
В конце беседы надо кратко резюмировать достигнутые договоренности, уточнить взаимные обязательства и действия по реализации.
Полученная информация заносится в CRM-систему компании, делаются необходимые пометки в ежедневнике менеджера.
