Производственные характеристики - важные документы для оценки качеств работников. От правильности их составления зависит решение многих кадровых вопросов. Давайте разберемся, как грамотно подготовить такие бумаги.
Назначение и виды производственных характеристик
Производственная характеристика - официальный документ установленного образца, в котором работодатель оценивает профессиональные и личные качества сотрудника.
Такие характеристики могут составляться для решения разных задач:
- Аттестация персонала
- Определение соответствия требованиям занимаемой должности
- Поощрение и награждение работников
- Наложение дисциплинарных взысканий
- Предоставление в учебные заведения, банки, суды и другие организации
По тону производственные характеристики делят на:
- Положительные - отмечают достижения и сильные стороны работника;
- Отрицательные - описывают недостатки и нарушения;
- Нейтральные - содержат только фактическую информацию без оценочных суждений.
Не стоит путать производственную характеристику и просто характеристику с места работы. Последняя не имеет установленной формы и выдается по запросу самого работника.
Требования к содержанию и структуре
Любая производственная характеристика должна содержать:
- Наименование документа;
- ФИО, должность, место работы характеризуемого лица;
- Дату составления;
- Подпись и печать.
По структуре характеристика обычно включает следующие разделы:
- Общие биографические сведения;
- Трудовая деятельность в данной организации и общий стаж;
- Деловая квалификация и личностные качества;
- Конкретные результаты и достижения;
- Выводы и рекомендации.
В зависимости от назначения документа содержание разделов может варьироваться. Например, для суда важно подчеркнуть законопослушность сотрудника, а для банка - ответственность и обязательность.
Пример заполнения производственной характеристики смотрите во вложенном файле.
Образцы производственной характеристики встречаются в открытых источниках, но лучше адаптировать их под свою ситуацию, чтобы получить максимальный результат.
Порядок составления и согласования
Процедура подготовки производственной характеристики выглядит следующим образом:
- Решение о необходимости составления характеристики принимает руководитель организации или кадровая служба;
- Характеристику готовит непосредственный руководитель работника или отдел кадров;
- Готовый документ в обязательном порядке согласовывают с самим сотрудником путем ознакомления его с текстом;
- После утверждения характеристику заверяют подписью ответственного лица и печатью организации;
- Один экземпляр выдают работнику, второй хранят в личном деле.
Образцы производственной характеристики показывают, что документ должен быть максимально объективным. Если сотрудник не согласен с характеристикой, он может ее обжаловать.
Ответственность за характеристику
За достоверность данных, указанных в характеристике, несет ответственность лицо, подписавшее этот документ. Если в суде будет доказано, что характеристика была составлена необъективно и повлекла за собой ущерб для работника, то:
- Работодатель обязан компенсировать причиненный моральный вред;
- Виновное должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа.
Поэтому относитесь к подготовке характеристик предельно внимательно и ответственно.
Автоматизация составления характеристик
Для облегчения работы с характеристиками используйте специальные информационные системы, позволяющие:
- Формировать шаблоны характеристик под нужды организации;
- Автоматически заполнять персональные и отчетные данные работников;
- Оперативно генерировать готовые формы.
Такие системы экономят время кадровиков и снижают риск ошибок при заполнении. образцы готовых форм помогут настроить необходимые шаблоны.
Архив хранения характеристик
МСЭ и другие госорганы рекомендуют хранить производственные характеристики в течение 75 лет в составе личных дел сотрудников. Это позволит оперативно подтвердить данные о трудовой деятельности работников при необходимости.
Для хранения используйте специализированные кадровые архивы, которые обеспечат сохранность документов и упростят поиск необходимых сведений.
Таким образом, правильно оформленные производственные характеристики - это надежный инструмент для решения многих кадровых вопросов. Следуя нашим рекомендациям, вы научитесь эффективно использовать такие документы на практике.
