Вечер встречи выпускников, независимо от того, где он проходит и кого собирает, требует серьезной подготовки и ощутимых затрат. Как правило, одному человеку осилить организацию такого праздника и подготовку к нему достаточно трудно.
Сейчас часто пользуются услугами агентств, однако результат работы профессионалов не всегда соответствует ожиданиям и может отличаться от того варианта праздника, который хотелось устроить. Поэтому за дело лучше браться самостоятельно, желательно компанией из двух, трех или четырех человек.
С чего начать?
Начать готовить вечер встречи выпускников нужно с определения количества участников. То есть следует решить, кого собирать – весь выпуск, один класс или группу. Приглашать ли педагогический состав и кого именно из учителей звать. От количества потенциальных участников и гостей мероприятия зависят все остальные моменты.
Далее нужно разыскать всех тех людей, которых планируется собрать. Планируется ли провести вечер встречи выпускников в школе или же предстоит студенческая вечеринка в ресторане – розыск участников является самым важным, долгим и трудным этапом подготовки.
После того, как найдены все возможные координаты, с людьми следует списаться или созвониться, а не просто выслать им приглашения. Это необходимо сделать, поскольку кто-то не пойдет, а кто-то захочет прийти не один. Обзвонить или же списаться нужно и с педагогами. Не следует исключать участников заранее, ориентируясь на собственные представления. То есть, если, например, вечер встречи выпускников будет проходить в Москве, а кто-то из потенциальных участников проживает во Владивостоке, не следует решать самостоятельно, что человек не приедет.
Нужно уточнять предпочитаемое время и даты у каждого из тех, кто посетит вечер, в том числе и у педагогов. Так же следует аккуратно спросить о финансовых возможностях, то есть поинтересоваться тем, какую сумму человек готов выделить на организацию мероприятия.
После этих первичных этапов на руках у организаторов окажется полный список гостей и участников мероприятия, содержащий информацию об их свободном времени и финансовых возможностях.
Что дальше?
На следующем этапе должны быть определены место, время и примерный сценарий вечера встречи выпускников. Сделать это не трудно, исходя из примерного бюджета и количества участников. На этом этапе в бюджет потребуется «заглядывать» дважды, как и в количество участников.
Первое, с чего стоит начать продумывание сценария – выбор места. Если на мероприятии ожидается более ста человек, но при этом сумма бюджета небольшая, следует арендовать кафе или небольшой клуб с минимальным заказом на условиях «за посетителей». То есть договориться с владельцами заведения о том, что люди будут заказывать напитки и еду самостоятельно. Такой способ аренды позволит существенно сократить расходы на оплату заведения.
Другой вариант – провести вечер встречи выпускников в школе или институте. Но не всегда такой способ организации мероприятия оказывается более экономным, чем аренда заведения. Для полноценного проведения праздника потребуется накрыть фуршетные столы, то есть закупить спиртное, продукты или уже готовые закуски. При приобретении продуктов потребуется человек, который станет готовить. Понадобятся скатерти, посуда и многое другое. Также потребуется все убирать после окончания праздника. Кроме расходов и хлопот, проведение мероприятия в здании школы имеет и еще ряд существенных недостатков, таких как ограничение по времени и дате, необходимость двигать и переносить мебель, ведь обстановка не предназначена для празднования.
Самый оптимальный вариант того, как можно провести вечер встречи выпускников – сочетание посещения школы или института с вечеринкой в ресторане. В школьном актовом зале или студенческой аудитории может пройти торжественная часть, а само веселье перенесите в ресторан или кафе. При таком выборе нужно сначала выяснить даты и часы, в которые учебное заведение сможет принять мероприятие, совместить это с предпочитаемыми большинством участников временными рамками и, собственно, выбрать дату.
Не согласовывайте сразу же выбранное число и время с администрацией, а договоритесь лишь предварительно. Нужно это для того, чтобы найти подходящее кафе на выбранное время рядом с учебным заведением, в пешей доступности. Очень неудобно, если институт или школа находятся на большом расстоянии от ресторана. В этой ситуации одни не пойдут на торжественную часть, а другие - на веселье.
Однако в находящемся неподалеку кафетерии может быть занята выбранная дата или же часы, но свободно другое число, которое тоже удобно. Поэтому с учебным заведением нужно договариваться предварительно и только после того, как будет окончательно выбран ресторан.
Теперь можно приступать к разработке сценария, снова воспользовавшись списком гостей и данными об их финансовых возможностях. Это нужно для того, чтобы определиться с количеством конкурсов с призами, меню вечера, которое будет заказано предварительно и иными подобными моментами. Сценарий вечера встречи выпускников, на который придут лишь десять человек, пусть даже в варианте «+1», будет сильно отличаться от программы мероприятия для двадцати однокашников и окажется абсолютно не похожим на сбор сотни человек.
Однако все они имеют одинаковую структуру:
- торжественная часть;
- переход в ресторан или же просто перерыв перед началом фуршета;
- основное время;
- официальное завершение;
- «догуливание».
На этапе выбора сценария в соответствии с бюджетом и количеством гостей следует не вдаваться в детали наполнения каждого пункта, а распределить средства. Сделать это проще всего, отталкиваясь от того, расходы на что можно просчитать с максимальной точностью, например, от торжественной части. «Догуливание» в бюджет вообще вносить не следует, но если остаются свободные деньги, то вполне можно каждому на прощанье презентовать по тематическому коктейлю. Самой неясной с точки зрения бюджета всегда является основная часть вечера, та, которая идет по сценарию и подразумевает различные конкурсы, лотереи и призы. Поэтому ее следует оставить напоследок и при выборе того, чем ее наполнить исходить из того, сколько осталось денег.
В итоге, получится достаточно подробная финансовая смета. Ее нужно четко расписать, для того чтобы при вопросах участников о том, на что с них собирают деньги, не пытаться рассказывать содержание вечера, а просто выслать в мессенджере или же на почту перечень сухих цифр. Это сэкономит собственные нервы, а у подозрительных однокашников отобьет желание торговаться со сборщиком.
После того, как средства будут собраны, следует приступить к воплощению задуманного. При большом количестве гостей мероприятия обычно требуется много различных элементов и атрибутов праздника. Не стоит все делать по принципу «как пойдет», время и закупки или же заказы нужно распланировать, это гораздо удобнее и при четком расписании ничего не забудется.
Как провести торжественную часть?
Содержание торжественной части зависит от того, сколько педагогов на ней будет, и кто именно планирует присутствовать. Например, ректор института или же руководитель кафедры, школьный директор на вечере встречи выпускников всегда произносят речь, открывающую мероприятие. Это традиция, которой нужно следовать. Если же «высоких чинов» нет, а присутствует лишь классный руководитель или несколько учителей-предметников, то право открыть вечер и провести всю торжественную часть переходит к его организатору. Не важно, кто из педагогов придет на мероприятие, всем, посетившим вечер встречи выпускников учителям, дарят цветы и памятные благодарственные грамоты.
Торжественная часть не должна быть затянута, но и излишне короткой ее делать не стоит. Оптимальное время – 30-40 минут. Содержание может быть таким:
- вступительная речь или выступление директора;
- вручение памятных дипломов или аттестатов, но только при небольшом количестве участников, если народу больше двадцати человек, то грамоты выдают после завершения торжественной части при выходе из зала;
- слова учителей, а после того, как педагоги закончат, следует дарить цветы и красиво оформленную «благодарственную бумагу», это же относится и к директору или представителю ректората;
- завершение и приглашение проследовать в ресторан (нужно напомнить адрес и сказать, что он есть в приглашении).
Если есть желание у кого-то из выпускников что-либо произнести, то это делают после выступлений педагогов и перед завершающей официальную часть речью организатора праздника.
Если есть возможность прорепетировать торжественную часть, то это следует сделать обязательно. Всегда могут возникнуть какие-либо нюансы, отличающие действительность от прописанного на бумаге сценария. Длительность речей, неработающий микрофон или же отсутствие стойки под него и прочие мелочи, которые при планировании невозможно учесть. Они станут очевидны на репетиции, и их можно будет исправить или устранить.
Завершить торжественную часть можно, не ограничиваясь речью. Хорошим вариантом станет исполнение песни. На вечер встречи выпускников, при отсутствии у учебного заведения гимна, можно подготовить любую подходящую по тематике и не слишком длинную песню. Ее текст и пояснение к нему следует разослать каждому из участников вместе с приглашением. Однако при желании можно и продублировать, выдав распечатку со словами при входе в зал. Если планируется использование бейджиков, то их тоже выдают каждому перед торжественной частью при входе.
Что потребуется для торжественной части?
Существуют обязательные атрибуты официального этапа мероприятия, не зависящие ни от количества участников, ни от размеров бюджета. К ним относятся:
- цветы всем педагогам;
- памятные дипломы или «аттестаты выпускника»;
- благодарственные грамоты учителям.
Это основа, без которой обойтись нельзя. Заказать же дипломы и грамоты можно в любом из рекламных агентств или же напрямую в типографиях. Однако прямой заказ у печатников хоть и дешевле, но потребует самостоятельной подготовки макета. Это не просто рисунок, выполненный в какой-либо программе, к таким макетам существует ряд требований. При отсутствии понимания, как именно делается макет под печать, не следует этим заниматься, поскольку результат потребует переделки и не по вине печатных станков. То есть платить придется дважды.
Помимо обязательных атрибутов, расходов могут потребовать и такие элементы мероприятия, как:
- бейджи с указанием имени, класса или иной информации;
- украшение актового зала, фойе и других мест, по которым в учебном заведении пройдут выпускники;
- распечатка текста песни, если это требуется.
В том случае, если на улице холодно, скользко, а ресторан расположен далеко от места, где начался вечер встречи выпускников (февраль или март, например, не располагают к долгим прогулкам), можно арендовать транспорт. Об аренде автобусов следует обязательно предупредить в приглашениях, так как узнав о наличии транспорта «от порога до порога», люди могут отказаться от намерения воспользоваться собственным автомобилем.
Переход в ресторан: можно ли его чем-либо заполнить
Заполнять содержанием время перехода из учебного заведения к месту празднования или нет – вопрос индивидуальный. Зависит это от многих нюансов, таких как:
- продолжительность и загруженность торжественной части;
- погода и сезон;
- наличие транспорта или же пешая прогулка;
- время, которое займет путь в ресторан;
- количество участников.
Можно при хорошей погоде и в летнее время задействовать в пути клоунов, ростовых кукол, мимов с шариками и прочее подобное сопровождение. Это настраивает гостей на праздничный вечер. Однако если путь слишком короткий, например, требуется просто перейти на противоположную сторону улицы, то ничем его заполнять не нужно.
При поездке в автобусе, длящейся не менее 20 минут, можно задействовать клоуна или любого другого артиста, рассказывающего анекдоты «в тему» или же, что еще лучше, выступающего в жанре stand-up. Этот же жанр оптимален и для основной части мероприятия.
Однако если собирается меньше десяти человек, то подобные развлечения в пути совершенно ни к чему.
Как провести основную часть вечера?
Структура того, как проходит в заведении вечер встречи выпускников, год спустя они собираются или же через десять лет после завершения учебы, одинакова. А вот количество участников мероприятия на структуру празднования влияет. Если собирается больше 10-15 человек, потребуется ведущий. Если участников 5-7, то услуги тамады не нужны.
Все конкурсы, лотереи или иные развлечения обязательно должны соответствовать тематике вечера, так же, как и застольные речи. Добиться этого просто, следует лишь использовать несколько тематических элементов в сценарии.
Структура мероприятия может быть такой:
- организатору нужно произнести краткую застольную речь, иными словами вновь «открыть» праздник;
- следующие же тосты должны быть адресованы конкретным людям и сообщать о том, чего они добились за прошедшее время, конечно же, говорить могут и сами выпускники, экспромтом;
- между поднятиями бокалов проводятся конкурсы, проходят выступления артистов или участников вечера;
- перед завершением следует устроить лотерею с шутливыми призами, например, с сертификатом на право проведения и устройства следующей встречи.
Последний тост говорит организатор. В нем нужно поблагодарить пришедших, выразить уверенность в скорой встрече и объяснить, что ресторан находится в полном распоряжении всех тех, кто хочет продолжать веселиться, обозначив время, разумеется. То есть официальную часть следует закончить минимум за 2 часа до истечения срока аренды.
Что говорить в «адресных» тостах?
Поздравления на вечер встречи выпускников мало чем отличаются от тостов на другие праздники. То есть это короткая речь, содержащая приятные слова о ком-либо, рассказывающая о достижениях этого человека и призывающая за него выпить.
Говорить можно о чем угодно, но, разумеется, следует подготовиться. Достижения есть у каждого. К примеру, если отличница и активистка стала домохозяйкой, то следует вспомнить о семейных ценностях и подчеркнуть, что дом – самое главное, что есть у человека. Если одноклассник работает слесарем на заводе, нужно рассказать о ценности простых профессий, без которых немыслимы все удобства современной жизни. То есть адресные тосты должны повышать самооценку человека и радовать его.
После таких речей нужно вручать диплом «За достижения». Но это следует делать лишь в том случае, если тосты будут готовы для каждого из гостей. Если на вечеринке присутствует сотня человек, дипломы готовить не нужно. Но сами тосты следует произносить. Их надо продумать примерно для половины участников. После каждой пары таких выступлений следует провоцировать гостей на такие же речи в отношении их однокашников.
Таким образом, полностью снимается вечный вопрос о том, за что пить, а каждый из приглашенных чувствует себя нужным, а не лишним на празднике.
Что включить в программу?
Самый оптимальный вариант программы таких мероприятий – выступления самих участников. Но большинство людей, как правило, отказывается от предложения выступить, поэтому организаторам следует это завуалировать конкурсами или лотереями.
То есть в качестве призов за победу в каком-либо конкурсе выигравший должен, к примеру, прочитать стихи. На вечер встречи выпускников, проводящийся по организованной по такому принципу программе, следует заготовить распечатанные заранее тексты. Не все люди помнят наизусть какие-либо стихотворения.
Можно и вовсе обойтись без конкурсов, а разыгрывать выступления в виде лотереи или фантов. Можно устроить аукцион. То есть участник получает возможность продать кому-то свое право выступления, а деньги за этот лот станут началом бюджета на следующий вечер встречи выпускников, дата которого, разумеется, должна быть озвучена, например, в следующем году.
Как готовить речь?
Этот вопрос часто ставит в тупик даже самых педантичных и талантливых организаторов. На самом же деле все просто. Слова на вечер встречи выпускников должны быть не пафосными, искренними и добрыми. Этого достаточно.
Речь не стоит затягивать. Открытие торжественной части вполне укладывается в 5-7 минут, разумеется, если речь не произносит директор или же кто-то из «важных» учителей. Их ограничивать во времени не стоит - это невежливо. Завершающая официальную часть речь длится 4-5 минут, ее можно начать со слов: «Вечер встречи выпускников начинается», «Сейчас мы переходим в ресторан и будем веселиться» и иной информации, например, об автобусах или адресе заведения.
Первый тост полностью символичен и должен звучать просто: «Ребята! Вот мы и увиделись! Давайте же это отпразднуем!». Адресные тосты состоят из нескольких предложений и занимают 2-4 минуты.
Сложностей с застольными речами можно избежать, наняв ведущего или же максимально задействовав остальных участников.
О чем нельзя забывать?
При планировании вечера нужно не забыть о трех нюансах, таких как:
- организация фото- или видеосъемки;
- поиск ведущего;
- рассылка приглашений.
Обязательно следует нанимать фотографа и/или видеографа. Это очень важный компонент встречи. Причем следует заказать услуги на весь вечер – от торжественной официальной части до «догуливания». Результаты его работы потом нужно разослать в электронном виде всем гостям мероприятия.
Нанимать ведущего нужно для вечеров, на которых собирается более 10 человек. Ведь сам организатор – тоже выпускник и ему следует веселиться, а не следить за программой и настроением гостей.
Приглашение следует оформить, включив в них всю нужную информацию: время и место сбора, название и адрес ресторана, наличие автобуса, если планируется его аренда, слова песни, разумеется, при включении этого элемента в сценарий, и так далее.
Печатать приглашения не надо, их намного проще оформить в электронном виде и разослать через мессенджер или же электронную почту.
