Среднесписочная численность (ССЧ) - важный показатель для любой компании. От того, как его посчитать, зависит правильность отчетности, размер налогов и режим налогообложения.
Понятие среднесписочной численности персонала
Среднесписочная численность - это среднее количество сотрудников за определенный период.
Официальное определение из приказа Росстата No 278:
Среднесписочная численность работников за месяц определяется путем суммирования численности работников списочного состава за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней отчетного месяца.
Не путайте со средней численностью. Это более широкий показатель, куда входят и внешние совместители.
Кто не учитывается при подсчете среднесписочной численности
Среди сотрудников есть категории, которые исключают из этого показателя:
- Женщины в декрете и отпуске по уходу за ребенком
- Работники, направленные на уборку урожая или стройку
- Студенты, проходящие практику
Полный список исключений указан в приказе Росстата No 278.
Порядок расчета среднесписочной численности
Чтобы правильно посчитать ССЧ сотрудников, нужно выполнить 3 шага:
- Сложить численность работников списочного состава за каждый календарный день периода, даже выходные и праздники
- Учесть сотрудников с неполным рабочим днем
- Разделить сумму численности за все дни на количество календарных дней в рассматриваемом периоде
Давайте разберем каждый шаг подробнее.
Шаг 1. Подсчет списочной численности за каждый день
Сначала найдите сколько сотрудников числилось в списках персонала на каждую дату. Это называется списочной численностью. Подсчитайте ее за каждый календарный день - с 1-го по 30-е или 31-е число.
В списочную численность входят:
- Все сотрудники по трудовому договору
- Работающие и временно отсутствующие
За выходные и праздники ставьте данные по списочной численности из предыдущего рабочего дня.
Шаг 2. Корректировка на неполный рабочий день
Если кто-то из сотрудников работает на условиях неполного рабочего времени или дня, скорректируйте списочную численность.
Для этого:
- Посчитайте все отработанные часы таких сотрудников
- Разделите на рабочее время по законодательству с учетом рабочих дней
| Отработанные часы неполного графика | / | Норма рабочих часов с учетом рабочих дней в периоде |
Получится коэффициент для каждого сотрудника с неполным графиком. Умножьте списочную численность таких работников на этот коэффициент.
Шаг 3. Расчет среднесписочной численности
На последнем этапе выполните следующее:
- Сложите скорректированную списочную численность всех дней периода
- Разделите сумму на число календарных дней в рассматриваемом периоде
Получится среднесписочная численность персонала.
Зачем нужна средняя численность сотрудников
Знать точную среднюю численность важно по нескольким причинам:
- Для правильного расчета налогов и взносов
- Чтобы выбрать оптимальную систему налогообложения
- Для сдачи отчетности в ПФР, ФСС, налоговую
- Для оценки динамики персонала и эффективности HR-процессов
Если ошибиться в подсчетах, могут быть штрафы и перерасчеты платежей.
Поэтому важно знать методику и регулярно контролировать правильность расчетов.
Как избежать ошибок при расчете среднесписочной численности
Чтобы не допустить ошибок в расчете средней численности, рекомендуется:
- Тщательно фиксировать движение персонала в кадровых документах и табеле учета рабочего времени
- Регулярно проверять правильность подсчетов
- Сверять данные кадрового учета и бухгалтерии
- Контролировать динамику средней численности за разные периоды
Так можно вовремя заметить и исправить ошибки, не доводя дело до штрафов.
Автоматизация расчета средней численности персонала
Среднюю численность можно считать вручную или автоматизировать с помощью ПО.
Автоматизация удобнее, если в штате больше 50 сотрудников или много увольнений и приемов.
Для авторасчетов используют:
- Модули для бухгалтерских программ, например для 1С
- Отдельные онлайн-сервисы
- Модули для систем управления персоналом
Главное интегрировать учет рабочего времени, кадровое делопроизводство и расчет средней численности в одной системе.
Как правильно вести кадровое делопроизводство
Для верного подсчета средней численности персонала важно вести качественное кадровое делопроизводство.
Необходимо фиксировать любые изменения по персоналу в документах и базах данных:
- Приказы о приеме, переводах, увольнениях
- Табель учета рабочего времени
- Графики отпусков
- Больничные листы
Желательно внедрить электронный документооборот для оперативного взаимодействия HR и бухгалтерии.
Как контролировать среднюю численность персонала
Даже при автоматизированном расчете важен контроль средней численности сотрудников.
Рекомендуется ежемесячно:
- Сверять среднесписочную численность работников за год с предыдущими периодами
- Анализировать причины существенных отклонений
- Проверять корректность исходных данных по кадрам за год.
Так можно вовремя обнаружить и исправить ошибки в расчетах.
Частые ошибки при расчете средней численности
Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают при подсчете среднесписочной численности:
- Некорректный учет совместителей и удаленных сотрудников
- Неправильный расчет за выходные и праздники
- Пропуск корректировки по неполному рабочему дню
- Неверное определение отчетного периода
Такие ошибки приводят к искажению средней численности в отчетности и налоговых декларациях.
Как исправить ошибки в расчете среднесписочной численности
Чтобы исправить ошибку в средней численности, нужно:
- Выявить конкретный период с ошибкой
- Пересчитать среднюю численность за этот период
- Отправить уточненную отчетность в контролирующие органы
Параллельно рекомендуется настроить внутренний контроль в кадровом учете, чтобы избежать таких ошибок впредь.
Штрафы за неправильный расчет средней численности
Организацию могут оштрафовать, если обнаружатся расхождения в средней численности в разных отчетах и декларациях.
Например, в отчетности ПФР и Росстата, или в бухгалтерской и налоговой отчетности.
Размер штрафов зависит от масштаба ошибки. Например, за грубое искажение расходов на оплату труда для уменьшения налогов штраф составляет 40% от сокрытой суммы.
Часто задаваемые вопросы по расчету средней численности
Рассмотрим ответы на популярные вопросы по теме расчета среднесписочной численности персонала:
Нужно ли учитывать беременных сотрудниц в средней численности?
Беременных сотрудниц не включают в расчет средней численности на период нахождения в отпуске по беременности и родам.
Как рассчитать среднюю численность индивидуального предпринимателя?
Индивидуальный предприниматель сам по себе не учитывается при расчете средней численности. В расчет берутся только наемные работники.
Как быть с новыми сотрудниками при расчете средней численности?
Вновь принятые сотрудники учитываются в общем порядке при расчете средней численности со дня их приема на работу.
Нужно ли учитывать совместителей?
Да, совместители также должны учитываться при расчете среднесписочной численности персонала организации.
Как пересчитать среднюю численность за прошлые периоды?
Чтобы пересчитать среднюю численность за прошлые месяцы или кварталы, нужно заново определить показатель по правилам расчета за каждый период.
