Аудит расчетов по оплате труда - важный инструмент для выявления ошибок в учете и оптимизации затрат компании на персонал. Давайте разберемся, как он проводится, и что конкретно дает бизнесу.
1. Цели и задачи аудита расчетов с персоналом по оплате труда
Почему вообще проводится аудит расчетов по заработной плате? Во-первых, он может быть обязательным - для организаций с госучастием, финансовых компаний в рамках ежегодной аудиторской проверки. Во-вторых, работодатель может инициировать аудит добровольно - чтобы снизить риски штрафов и оптимизировать расходы.
Основные цели аудита расчетов с персоналом по оплате труда:
- Проверка соблюдения трудового законодательства
- Контроль правильности расчетов с персоналом
- Выявление резервов для снижения затрат на персонал
Аудиторская проверка решает следующие задачи:
- Анализирует локальные нормативные акты по оплате труда
- Проверяет первичные документы по учету рабочего времени
- Контролирует правильность расчета заработной платы и удержаний
- Анализирует расчеты по налогам и взносам
2. Особенности планирования аудита расчетов с персоналом по оплате труда
Первым делом работодатель должен решить, привлекать внешних аудиторов или поручить проверку собственной службе внутреннего аудита. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы.
Внешний аудит обеспечивает большую объективность, но требует дополнительных затрат. Внутренний аудит дешевле, но менее независим.
Далее формируется рабочая группа и составляется подробная программа проверки - что, в какие сроки и каким методом будет анализироваться.
Для аудита расчетов по оплате труда необходимы следующие документы:
- Трудовые договоры
- Приказы по персоналу
- Табели учета рабочего времени
- Расчетные листки по зарплате
Полный перечень зависит от специфики и размера предприятия.
3. Этапы проведения аудита расчетов с персоналом по оплате труду
Как правило, аудит расчетов по заработной плате включает 3 этапа:
- Подготовительный
- Основной
- Заключительный
Рассмотрим их подробнее.
Подготовительный этап
На этом этапе аудиторы знакомятся со структурой и особенностями бизнеса, изучают учетную политику компании в части расчетов с персоналом.
Основной этап
Здесь уже проводится непосредственная проверка документации и расчетов. Основной этап включает:
- Проверку первичной документации – правильность оформления, наличие необходимых реквизитов.
- Контроль обоснованности выплат – соответствие локальным актам по оплате труда, трудовым договорам.
- Аудит расчетов по налогам и взносам – правильность базы, применение льгот и вычетов.
Особое внимание уделяется выборочной, а в случае нарушений – сплошной проверке расчетов.
Заключительный этап
Здесь оформляются результаты аудита, в том числе:
- Выявленные нарушения
- Рекомендации по их устранению
- Предложения по оптимизации расчетов
Документы передаются руководству компании для принятия мер.
4. Анализ типовых нарушений по расчетам с персоналом
К сожалению, ошибки в расчетах по оплате труда допускает подавляющее большинство работодателей. Это связано со сложностью и частыми изменениями трудового законодательства.
Нарушения в первичной документации
Типовые нарушения на этом этапе:
- Отсутствие листков нетрудоспособности при начислении пособий
- Некорректное оформление табелей учета рабочего времени
- Несоответствие данных между приказами, личными карточками, трудовыми книжками
Ошибки в расчетах заработной платы и удержаний
Здесь чаще всего:
- Неправильный расчет среднего заработка для оплаты отпусков, больничных и т.д.
- Неверный порядок включения премий и бонусов в расчет среднего заработка
- Некорректные удержания по исполнительным листам
Нарушения по налогам и взносам
Зачастую нарушается порядок:
- Расчета базы для начисления НДФЛ
- Применения вычетов по НДФЛ
- Расчета взносов во внебюджетные фонды
5. Разработка рекомендаций по результатам аудита
По итогам аудита расчетов по оплате труда аудиторы готовят комплекс мер для исправления положения.
Предложения по исправлению выявленных нарушений
Даются конкретные рекомендации, что и как исправить в первичке, расчетах, отчетности.
Рекомендации по оптимизации системы оплаты труда
Например, внедрение эффективных KPI и грейдов, пересмотр штатного расписания.
План мероприятий по улучшению учета
Могут быть даны предложения по автоматизации, обучению персонала, внутреннему контролю.
6. Преимущества аудита расчетов по оплате труда для бизнеса
Проведение аудита расчетов с персоналом дает компании ряд важных преимуществ.
Снижение финансовых рисков и издержек
Своевременное выявление ошибок в расчетах позволяет избежать штрафов и пени по налогам и взносам. А оптимизация системы оплаты труда снижает текущие затраты на персонал.
Повышение эффективности системы мотивации
Аудиторские рекомендации по совершенствованию KPI, грейдов, премий повышают вовлеченность и производительность сотрудников.
Высвобождение скрытых резервов бизнеса
Нерациональные затраты на персонал выявляются и оптимизируются. Это позволяет повысить рентабельность бизнеса.
Улучшение имиджа компании
Проактивный подход к выявлению и исправлению ошибок демонстрирует зрелость и открытость бизнеса.
7. Кейсы: примеры аудита расчетов по зарплате
Рассмотрим на конкретных кейсах, как проходил аудит расчетов в разных компаниях.
Кейс 1. Аудит расчетов в торговой компании
В ходе аудита выявлены многочисленные ошибки при расчете компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудников. Даны рекомендации по автоматизации расчетов в 1С.
Кейс 2. Аудит расчетов в производственной компании
Обнаружено занижение базы по страховым взносам из-за неверного порядка учета премий. Предложено пересмотреть положение о премировании и усилить контроль.
