Процессное управление - это подход к менеджменту, который помогает компаниям повысить эффективность и добиться лучших результатов. Узнайте в этой статье, что такое процессный подход, какие преимущества он дает и почему стоит начать внедрять его уже сегодня.
Сущность процессного подхода
Процессный подход - это метод организации и управления компанией, при котором вся ее деятельность рассматривается как совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов. Главная цель процессного управления - повысить эффективность работы за счет оптимизации бизнес-процессов.
Бизнес-процесс - это последовательность действий по преобразованию ресурсов, которая приводит к заданному результату. Например, процесс продажи товара может включать такие шаги: получение заказа от клиента, резервирование товара на складе, отгрузка товара клиенту, выставление счета.
Ключевыми элементами бизнес-процесса являются:
- Вход - информация, документы, материалы, которые поступают на вход процесса.
- Выход - результат, который должен быть получен.
- Владелец процесса - менеджер, ответственный за результат.
- Ресурсы - персонал, оборудование, информация, используемые в процессе.
- Показатели эффективности - KPI для оценки результативности.
В отличие от функционального подхода, где каждый отдел занимается своими задачами, при процессном подходе сотрудники разных отделов взаимодействуют для получения общего результата. Это позволяет повысить эффективность.
Преимущества процессного управления
Переход на процессное управление дает компаниям ряд важных преимуществ:
- Повышение эффективности за счет четкого разделения труда и ответственности в бизнес-процессах.
- Улучшение взаимодействия между подразделениями, так как они работают над общим результатом.
- Возможность оценки, контроля и постоянного улучшения бизнес-процессов.
- Более быстрая реакция на изменения внешней и внутренней среды за счет гибкости бизнес-процессов.
Кроме того, процессный подход позволяет выявить "узкие места" в работе компании и провести реинжиниринг бизнес-процессов, что ведет к дальнейшему повышению эффективности.
Примеры процессного подхода на практике
Процессное управление применяется в компаниях самых разных отраслей и сфер деятельности. Рассмотрим несколько примеров.
В финансовом отделе процессный подход позволяет разделить обязанности между сотрудниками (кто-то занимается дебиторской задолженностью, кто-то кредиторской, кто-то reporting и т.д.) и настроить взаимодействие между ними для своевременного формирования отчетности.
В маркетинге бизнес-процессы могут охватывать проведение маркетинговых исследований, разработку продукта, продвижение, работу с клиентской базой и так далее. Процессный подход обеспечивает слаженную работу всех этих направлений.
В HR процессное управление помогает систематизировать такие виды деятельности, как подбор персонала, адаптация новичков, обучение, оценка, мотивация. HR бизнес-процессы интегрируются с общекорпоративными процессами.
В университетах внедряются бизнес-процессы, охватывающие учебную, научную, административную и финансовую деятельность. Это помогает повысить качество образования и эффективность управления вузом.
Таким образом, процессный подход применим для оптимизации деятельности в компаниях самого разного профиля и масштаба. Главное - правильно выделить и описать ключевые бизнес-процессы, распределить роли и наладить их эффективное взаимодействие.
Пять стадий жизненного цикла BPM
Чтобы грамотно внедрить процессное управление, компании нужно пройти 5 основных этапов:
- Анализ текущих бизнес-процессов - изучение действующих процессов, выявление их недостатков.
- Моделирование улучшенных бизнес-процессов - проектирование оптимальных процессов.
- Реализация улучшенных бизнес-процессов - внедрение спроектированных процессов.
- Мониторинг и контроль бизнес-процессов - отслеживание KPI и результатов.
- Оптимизация бизнес-процессов - постоянное совершенствование процессов.
Это позволяет внедрить эффективную систему процессного управления и поддерживать ее в актуальном состоянии.
Инструменты процессного управления
Для внедрения процессного подхода компании используют различные инструменты:
- BPM-системы (Business Process Management) - программное обеспечение для моделирования, автоматизации и мониторинга бизнес-процессов.
- CRM-системы - для автоматизации процессов работы с клиентами.
- ERP-системы - для интеграции процессов планирования ресурсов.
- Инструменты моделирования процессов - для визуального проектирования процессов.
- Средства мониторинга и аналитики - для контроля KPI и оптимизации процессов.
Эти инструменты обеспечивают комплексную поддержку процессного управления на всех этапах.
Как выбрать BPM-систему
При выборе BPM-системы для автоматизации процессов компании следует:
- Проанализировать потребности и особенности бизнес-процессов.
- Оценить функционал систем и соответствие требованиям.
- Изучить отзывы клиентов и рекомендации экспертов.
- Провести тестовый проект для оценки возможностей системы.
Это позволит выбрать оптимальную BPM-платформу, которая будет эффективно автоматизировать и улучшать бизнес-процессы.
Особенности внедрения BPM
Чтобы успешно внедрить систему процессного управления, нужно:
- Сформировать команду проекта из представителей разных подразделений.
- Обучить сотрудников принципам процессного подхода.
- Внедрять изменения поэтапно, начиная с пилотных процессов.
- Скорректировать оргструктуру и КПЭ в соответствии с новыми процессами.
- Преодолевать сопротивление переменам с помощью тренингов и коммуникаций.
Постепенный и осторожный подход к внедрению с учетом человеческого фактора - залог успеха проекта по BPM.
Основные риски при внедрении BPM
Среди основных рисков проектов по внедрению процессного управления:
- Неправильный анализ и моделирование бизнес-процессов.
- Слабая поддержка и вовлеченность высшего руководства.
- Недостаточная квалификация команды BPM-проекта.
- Неудачный выбор BPM-системы, не соответствующей задачам.
- Сильное сопротивление изменениям со стороны персонала.
Чтобы минимизировать эти риски, нужно тщательно подойти к подготовке и реализации проекта по процессному управлению.
KPI для оценки эффективности BPM
Для оценки результатов внедрения процессного подхода используются такие KPI:
- Снижение времени выполнения процессов.
- Сокращение стоимости процессов.
- Уменьшение количества дефектов.
- Повышение удовлетворенности клиентов.
- ROI от оптимизации процессов.
Анализ этих и других показателей по сравнению с базовыми значениями помогает оценить эффект от внедрения BPM.
Процессное управление в разных отраслях
Процессный подход широко применяется в компаниях различных отраслей.
В производственных компаниях BPM охватывает такие процессы, как разработка продукта, закупки, производство, логистика, сервис. Это позволяет наладить бесперебойный выпуск продукции.
Банки оптимизируют процессы взаимодействия с клиентами, кредитования, расчетно-кассового обслуживания, что ведет к повышению лояльности клиентов.
В розничной торговле внедряются сквозные процессы управления товарными запасами, формирования ассортимента, продвижения товаров, обслуживания покупателей.
В IT-компаниях процессы охватывают разработку ПО, тестирование, техподдержку, управление проектами, что повышает качество и сокращает сроки выполнения IT-проектов.
В сфере маркетинга и рекламы процессное управление используется для планирования и реализации рекламных кампаний, анализа их эффективности, управления взаимоотношениями с клиентами.
Процессный подход в госсекторе
Процессное управление активно применяется для оптимизации работы государственных организаций.
Оно помогает повысить качество и доступность государственных услуг, сократить время ожидания в очередях, сделать работу госорганов более прозрачной и понятной для граждан.
Например, процесс выдачи загранпаспортов был оптимизирован для сокращения сроков оформления. Процессы межведомственного взаимодействия были переведены в электронный формат.
BPM активно применяется Пенсионным фондом, ФНС, МВД, Росреестром и другими госорганизациями.
Будущее процессного управления
В будущем ожидается дальнейшее развитие процессного подхода за счет новых технологий.
Одно из перспективных направлений - интеграция процессного управления с искусственным интеллектом и машинным обучением для автоматизации рутинных операций.
Активно развивается роботизация бизнес-процессов с использованием программных роботов, что позволяет сократить издержки и повысить скорость выполнения задач.
Все более тесная интеграция BPM с другими информационными системами предприятия также открывает новые возможности для оптимизации процессов.
Советы по внедрению BPM
Чтобы успешно внедрить процессное управление в компании, рекомендуется:
- Начать с пилотного проекта для одного-двух процессов.
- Максимально вовлекать сотрудников на всех этапах проекта.
- Выбирать BPM-систему с запасом по функционалу.
- Не экономить на обучении персонала.
- Регулярно пересматривать и оптимизировать бизнес-процессы.
Следуя этим советам, можно минимизировать риски и получить максимум пользы от внедрения процессного подхода.
Обучение и сертификация в области BPM
Существуют различные программы для обучения процессному управлению:
- Онлайн-курсы и вебинары по BPM.
- Сертификация BPM CBOK для специалистов.
- Тренинги для бизнес-аналитиков и менеджеров процессов.
- MBA и корпоративное обучение с модулем по BPM.
- Конференции и митапы для обмена опытом.
Прохождение обучения по процессному менеджменту повышает компетентность сотрудников и шансы на успех внедрения BPM.
Роль руководителя в процессном управлении
Для успеха внедрения BPM ключевая роль принадлежит руководителю компании. Его задачи:
- Сформулировать стратегию развития компании с учетом процессного подхода.
- Обеспечить поддержку проекта ресурсами и финансированием.
- Мотивировать менеджеров и сотрудников к переходу на процессное управление.
- Контролировать достижение целевых показателей эффективности процессов.
Личное участие и заинтересованность топ-менеджера - залог успеха процессных преобразований в компании.
Мотивация персонала при внедрении BPM
Для преодоления сопротивления изменениям со стороны сотрудников при внедрении BPM эффективны следующие мотивационные рычаги:
- Обучение и повышение квалификации работников.
- Вовлечение в оптимизацию процессов и выдвижение инициатив.
- Материальное стимулирование за вклад в успех проекта.
- Публичное признание заслуг сотрудников.
- Карьерный рост для наиболее активных участников.
Грамотная мотивационная политика - ключ к поддержке BPM сотрудниками.
Риски со стороны персонала при BPM
Основные риски, связанные с персоналом при внедрении процессного управления:
- Недостаточная квалификация сотрудников.
- Сопротивление изменениям.
- Нежелание менять привычные методы работы.
- Опасение потерять работу из-за оптимизации штата.
- Неготовность брать на себя расширенную ответственность.
Для минимизации этих HR-рисков требуется тщательная подготовка и мотивация персонала.
Варианты оргструктуры при BPM
С переходом на процессное управление организационная структура компании может трансформироваться следующими способами:
- Создание центра компетенции по процессному управлению.
- Наделение подразделений функциями владельцев процессов.
- Введение ролей менеджеров и аналитиков процессов.
- Реорганизация в матричную структуру.
- Переход к проектно-процессной модели управления.
Выбор оптимальной оргструктуры зависит от масштаба, специфики бизнеса и зрелости компании в BPM.
Развитие корпоративной культуры при BPM
Процессное управление способствует формированию корпоративной культуры, ориентированной на:
- Достижение общих целей.
- Клиентоориентированность.
- Командную работу и кооперацию.
- Постоянное совершенствование.
- Инициативность и вовлеченность персонала.
Такая культура обеспечивает устойчивый успех BPM в компании.
Подбор персонала с учетом BPM
При подборе кадров в условиях процессного управления важно оценивать у кандидатов:
- Способность к teamwork и эффективному взаимодействию.
- Нацеленность на результат.
- Готовность брать на себя ответственность за процессы.
- Склонность к постоянному совершенствованию процессов.
- Аналитические способности.
Такой подход к подбору обеспечивает компании персонал, способный эффективно работать в BPM.
Обучение персонала процессному мышлению
Чтобы сотрудники могли успешно работать в BPM, им требуется обучение, включающее:
- Основы процессного подхода.
- Методы моделирования и анализа процессов.
- Навыки управления процессами.
- Работу в BPM-системах.
- Развитие системного и процессного мышления.
Регулярное обучение помогает персоналу выработать процессное видение и компетенции.
Мотивация на постоянные улучшения
В условиях BPM важно мотивировать сотрудников на постоянные улучшения процессов с помощью:
- Вовлечения персонала в оптимизацию процессов.
- Материального и нематериального стимулирования инициатив.
- Выделения временных ресурсов на улучшения.
- Публичного признания вклада сотрудников.
Такая мотивационная политика способствует развитию BPM-культуры.
Коммуникации при переходе на BPM
Для преодоления сопротивления изменениям и вовлечения персонала требуется эффективная коммуникационная стратегия, включающая:
- Разъяснение смысла и выгод BPM.
- Регулярные обновления о ходе проекта.
- Онлайн и офлайн обсуждения с сотрудниками.
- Личное общение руководителей с коллективами.
Хорошо выстроенные коммуникации - ключевой фактор успеха процессных изменений.
Изменение корпоративной культуры
Внедрение BPM требует трансформации корпоративной культуры в направлении большей открытости к переменам, ориентации на клиента, командной работы. Этого можно достичь с помощью:
- Личного примера топ-менеджмента.
- Включения соответствующих ценностей в кадровую политику.
- Нематериальной мотивации правильных установок.
Эволюция корпоративной культуры является важным условием устойчивого BPM.
