Академическая справка - это официальный документ, который выдается студентам вузов и колледжей. Такая справка может потребоваться для различных целей: подтверждения обучения, предоставления академического отпуска, перевода в другой вуз и т.д. Давайте разберемся, каким должен быть образец академической справки, из каких частей он состоит и когда его стоит запросить.
Академические справки обычно выдаются по требованию студента. Чаще всего за ними обращаются в следующих ситуациях:
- При переводе в другой вуз;
- Для получения академического отпуска по медицинским или иным уважительным причинам;
- Для подтверждения статуса студента (например, при устройстве на работу);
- При восстановлении в вузе;
- Для подачи документов на получение въездной визы за рубеж;
- В других случаях по необходимости.
Как выглядит академическая справка: структура документа
Образец академической справки должен иметь определенную структуру и содержать конкретные сведения о студенте и его учебе. Рассмотрим подробнее, какие данные указываются в таком документе.
Реквизиты вуза
В верхней части справки размещаются данные об образовательной организации: полное наименование вуза, его местонахождение, реквизиты.
ФИО и паспортные данные студента
Далее указываются фамилия, имя и отчество обучающегося полностью в соответствии с паспортом. Также приводятся сведения о его паспорте: серия, номер, дата выдачи, кем выдан.
Данные о программе обучения
Этот раздел справки содержит информацию о том, на каком курсе, форме и основе обучается студент, по какому направлению подготовки/специальности. Также указывается шифр и наименование группы.
Успеваемость
В справке отражаются результаты промежуточных аттестаций: какие дисциплины изучены, полученные оценки. Могут быть даны пояснения о сдаче экзаменов на "хорошо", "отлично".
Дополнительная информация
По необходимости в документ могут быть включены другие важные сведения. Например, о том, что студент не имеет академической задолженности и переведен на следующий курс обучения.
Дата и подпись
В конце академической справки указывается дата ее выдачи и ставится подпись руководителя вуза или иного уполномоченного лица. Также присутствует печать учебного заведения.
Как получить академическую справку
Чтобы запросить и получить академическую справку, необходимо выполнить несколько шагов.
- Написать заявление на имя руководителя вуза с просьбой выдать справку. Указать цель получения документа.
- Сдать заявление в деканат вместе с копией паспорта и двумя фото 3x4 см.
- Дождаться готовности справки. Срок изготовления обычно составляет до 5 рабочих дней.
- Получить готовую справку в деканате, предъявив паспорт.
- Проверить информацию в документе на корректность.
Кроме того, некоторые вузы предоставляют возможность заказать академическую справку через личный кабинет студента на официальном сайте. В этом случае справку можно получить в электронном виде.
Как правильно заполнить бланк академической справки
Если по каким-то причинам требуется самостоятельно заполнить бланк академической справки, следует придерживаться определенных правил.
- Использовать только официальный бланк своего вуза.
- Заполнять разборчивым почерком черными чернилами.
- Указывать достоверную информацию, соответствующую действительности.
- Не допускать исправлений и помарок.
- Ставить подпись и дату в отведенных для этого местах.
- Прикрепить печать вуза в специально предназначенном поле (если это предусмотрено).
Заполненный вручную бланк академической справки должен быть заверен в деканате. Иначе он может быть признан недействительным.
Академическая справка: сроки выдачи и действия
Существуют определенные нормы, регламентирующие сроки выдачи и действия академических справок.
- Справки выдаются по требованию в течение 5 рабочих дней.
- Срок действия справки об обучении составляет до 1 месяца с момента выдачи.
- Справки о периоде обучения действительны в течение 3 месяцев.
- Срок действия справки об обучении для целей поступления в другой вуз - до 6 месяцев.
Таким образом, академическая справка является официальным унифицированным документом со строго определенной структурой. Получить ее можно в деканате вуза по письменному заявлению. Справка позволяет подтвердить статус студента и имеет ограниченный срок действия.
Особенности оформления академической справки
Помимо стандартной структуры, академическая справка должна оформляться с соблюдением определенных требований:
- Текст справки печатается на бланке установленного образца.
- Используется шрифт Times New Roman, размер 12-14 пунктов.
- Межстрочный интервал - 1-1,5.
- Поля документа: левое - 25-30 мм, правое - 10-15 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.
- Выравнивание текста - по ширине листа.
- Абзацный отступ - 1,25 см.
- Нумерация страниц проставляется в нижнем правом углу.
- Текст выполняется на русском языке с использованием официально-делового стиля.
Соблюдение всех правил оформления придает академической справке аккуратный и профессиональный вид.
Ошибки в оформлении академической справки
При заполнении академической справки важно избегать типичных ошибок, чтобы документ не потерял своей юридической силы и смог выполнить свои функции. Рассмотрим наиболее распространенные оплошности.
- Орфографические, пунктуационные, грамматические ошибки.
- Небрежное оформление, помарки, исправления.
- Указание неполных или неточных данных.
- Пропуск обязательных реквизитов.
- Отсутствие даты, подписи, печати.
- Использование неофициальных бланков.
- Просроченный срок действия бланка справки.
Такие огрехи могут стать причиной отказа в приеме справки или вызвать вопросы к ее подлинности. Поэтому стоит тщательно контролировать правильность оформления.
Виды академических справок
Существует несколько разновидностей академических справок, которые отличаются содержанием и назначением:
- Справка-вызов - подтверждает, что студент должен прервать обучение для участия в мероприятии.
- Справка-подтверждение - удостоверяет факт обучения в вузе в определенный период.
- Справка об обучении - отражает текущий статус, курс, форму обучения.
- Справка о периоде обучения - указывает срок обучения с датами поступления и отчисления.
- Справка о переводе - подтверждает перевод студента в другой вуз.
- Справка об академическом отпуске - содержит информацию об отпуске по медицинским или иным показаниям.
Каждая разновидность справки имеет строго определенное назначение и набор включаемой информации.
Порядок хранения академических справок
Выданные студентам академические справки не подлежат обязательному возврату в вуз и остаются на руках у обучающихся. Однако в учебном заведении должен храниться второй экземпляр каждой справки.
Порядок хранения таков:
- Справки хранятся в специально отведенном месте в деканате.
- Срок хранения составляет 50 лет для справок государственного образца и 5 лет для справок негосударственного образца.
- По истечении срока хранения справки подлежат уничтожению по акту.
- Доступ к архиву справок имеет только ответственное лицо деканата.
- Выдача справок из архива производится по письменному запросу.
Академическая справка для абитуриентов
Поступающим в вуз абитуриентам также может потребоваться академическая справка из школы. Такая справка выдается выпускникам по окончании 11 классов и заверяется печатью школы. В ней указывается:
- Наименование образовательной организации.
- ФИО выпускника.
- Период обучения в школе.
- Данные об успеваемости и результатах итоговой аттестации.
- Информация о полученном аттестате.
Такая справка может потребоваться при поступлении для подтверждения результатов окончания школы.
Основания для отказа в выдаче академической справки
Существуют случаи, когда вуз может отказать студенту в выдаче академической справки. К ним относятся:
- Наличие академической или финансовой задолженности.
- Отсутствие необходимых документов.
- Обращение за справкой лицом, не являющимся студентом вуза.
- Несоответствие формы и содержания заявления установленным требованиям.
- Отказ от оплаты услуги по предоставлению справки.
В таких случаях вуз направляет студенту мотивированный отказ в удовлетворении заявления о предоставлении академической справки.
Выдача дубликата академической справки
Если оригинал справки утрачен, испорчен или требуются дополнительные экземпляры, можно запросить дубликат.
Для этого необходимо:
- Написать заявление на выдачу дубликата.
- Приложить документ, подтверждающий уважительную причину (при порче, утрате).
- Оплатить услугу по выдаче дубликата.
- Получить готовый дубликат в деканате.
На дубликате академической справки ставится отметка "дубликат". Содержание дубликата полностью идентично оригиналу.
Электронная академическая справка
С развитием цифровых технологий появилась возможность получить электронную академическую справку. Такая справка имеет юридическую силу наравне с бумажной.
Для получения электронной справки необходимо:
- Подать заявку в личном кабинете студента на сайте вуза.
- Дождаться готовности и получить справку по электронной почте.
- Распечатать справку и заверить подписью в деканате.
Электронные справки удобны тем, что позволяют оперативно получить документ без личного визита в вуз.
Академическая справка для иностранных студентов
Иностранные студенты имеют право запросить академическую справку на английском языке. Такая справка в обязательном порядке переводится на английский язык и может использоваться за рубежом.
