Система KPI: для чего нужны показатели, определяющие успех

Система KPI (Key Performance Indicator) представляет собой набор ключевых показателей, с помощью которых можно количественно оценить успешность и результативность деятельности компании или отдельных ее подразделений. По сути, KPI показывают, насколько эффективно компания движется к достижению поставленных целей.

KPI могут применяться на разных уровнях: для всей компании в целом, для отдельных бизнес-процессов, проектов, сотрудников. Например, KPI отдела продаж - эффективность подразделения и степень выполнения плана по продажам.

Грамотно разработанная система KPI дает ряд преимуществ: позволяет объективно оценить деятельность, сконцентрировать усилия на главных целях бизнеса, повысить управляемость и эффективность.

Понятие и виды KPI

KPI (Key Performance Indicator) — это ключевой показатель деятельности, количественно измеримый индикатор фактически достигнутых результатов в определенной деятельности или в достижении определенных целей. Система KPI позволяет оценить эффективность бизнес-процессов и деятельности сотрудников.

• KPI результата — показатель конечного результата процесса;
• KPI затрат — показатель использованных ресурсов;
• KPI качества — показатель правильности выполнения процесса;
• KPI времени — показатель продолжительности процесса.
  

Различают четыре основных вида KPI, позволяющих оценить разные аспекты деятельности:

Правила разработки KPI

При разработке KPI для бизнес-процессов необходимо придерживаться следующих правил:

1. Идентифицировать процесс и его результат. Например, процесс «Материально-техническое обеспечение» имеет результат «Поставленные товарно-материальные ценности».
2. Определить количественные показатели результата процесса — KPI результата. Например, KPI результата для процесса МТО: количество выполненных заявок на поставку.
3. Идентифицировать входы-ресурсы и входы-механизмы процесса. Для процесса МТО: входы-ресурсы — закупаемые материалы; входы-механизмы — персонал и оборудование склада.
4. Определить показатели затрат на входы-ресурсы и входы-механизмы процесса — KPI затрат. Для процесса МТО: затраты на закупку материалов.
5. Разработать KPI качества выполнения процесса. Для процесса МТО: процент поставок без нарушения сроков или брака.

Система KPI позволяет комплексно оценить эффективность процессов и мотивировать персонал на достижение целевых показателей.

Преимущества использования KPI

Система KPI позволяет комплексно оценить деятельность сотрудников, подразделений и процессов, а также решить ряд важных управленческих задач:

• Планировать деятельность и ставить сотрудникам конкретные целевые показатели, которые нужны бизнесу, а не являются произвольными.
• Оптимизировать бизнес-процессы путем анализа фактических показателей и выявления и устранения «узких мест».
• Оценивать эффективность работы сотрудников и направлений деятельности по отношению результата к затратам.
• Мотивировать персонал, увязав KPI с системой премирования и штрафных санкций.
• Осуществлять контроль деятельности путем анализа отклонений фактических показателей от запланированных.

Таким образом, KPI дают множество возможностей для повышения эффективности бизнеса при их грамотном внедрении.

Примеры KPI для процесса МТО

Рассмотрим примеры KPI для процесса «Материально-техническое обеспечение» (МТО), в рамках которого закупаются и поставляются на производство необходимые материалы и комплектующие:

1. KPI результата:
2. Количество выполненных заявок на поставку материалов (в штуках). Этот KPI показывает объем работы отдела МТО;
3. Доля заявок, выполненных без нарушения срока поставки (в %). Данный KPI отражает соблюдение регламентов процесса МТО.

1. KPI затрат:
2. Затраты на закупку материалов (в денежных единицах). KPI необходим для контроля бюджета на МТО;
3. Затраты на содержание складских помещений и оборудования (в денежных единицах). Этот KPI отражает косвенные издержки процесса МТО.
   

Таким образом, система KPI предоставляет полную картину результативности и затратности процесса МТО.

KPI для планирования деятельности

Поскольку KPI являются количественно измеримыми показателями результата и затрат процессов, их можно использовать для планирования деятельности:

1. На этапе разработки годовых и квартальных планов устанавливаются целевые значения KPI, которых должны достичь подразделения и конкретные сотрудники.
2. Целевые KPI распределяются в разрезе месяцев для возможности ежемесячного контроля выполнения планов.
3. По фактическим KPI за предыдущие периоды анализируются тенденции, на основе которых выставляются планы на будущее.

Например, система KPI для процесса МТО может включать в себя следующие плановые показатели на год:

Значения KPI в разрезе месяцев позволяют детализировать годовой план для возможности ежемесячного контроля его выполнения.

Связь KPI и системы мотивации

Одно из основных преимуществ системы KPI заключается в возможности ее интеграции с системой мотивации персонала компании:

1. Размер премии или штрафных санкций привязывается к выполнению целевых значений KPI сотрудниками и подразделениями.
2. Перечень KPI, по которым оценивается персонал, разрабатывается исходя из целей и показателей эффективности компании в целом.
3. KPI позволяют объективно оценить вклад каждого конкретного сотрудника в общий результат подразделения и компании.

Например, KPI для начальника отдела МТО могут включать:

• Выполнение плана по количеству обработанных заявок на поставку;
• Соблюдение бюджета на закупку материалов;
• Доля поставок, осуществленных с нарушением сроков.

Таким образом, система KPI напрямую мотивирует сотрудников на достижение конкретных целевых показателей, необходимых для эффективности бизнеса.

KPI и сбалансированная система показателей

Сбалансированная система показателей (ССП или BSC) — это концепция, разработанная Нортоном и Капланом для комплексной оценки эффективности компании по четырем составляющим:

• Финансы;
• Взаимоотношения с клиентами;
• Бизнес-процессы;
• Обучение и развитие персонала.

Система KPI тесно связана с BSC, но это не тождественные понятия. В BSC выделяется перспектива «Бизнес-процессы», где формируются цели по оптимизации процессов. Для оценки достижения этих целей как раз и используют KPI процессов.

К примеру, цель BSC по оптимизации процесса МТО может быть сформулирована как «Повышение оперативности обработки заявок на 10%». В качестве KPI будет использоваться доля заявок, выполненных без нарушения сроков. Так происходит интеграция между BSC и системой KPI.

Главное отличие KPI от показателей ССП:

• KPI являются более детальными, конкретными и количественно измеримыми;
• KPI ориентированы на операционный уровень, показатели ССП охватывают стратегический уровень.
• ССП представляет собой системный подход, KPI могут разрабатываться для отдельных процессов и подразделений.

Таким образом, KPI детализируют цели и задачи BSC до уровня непосредственных исполнителей.

Анализ деятельности на основе KPI

Поскольку KPI являются измерителями результата и затрат, они могут использоваться при анализе деятельности компании. Показатели KPI позволяют оценить, насколько эффективно были использованы ресурсы для достижения необходимых результатов.

После осуществления деятельности, система KPI фиксирует фактические значения показателей. Если они существенно отклоняются от запланированных, проводится анализ и разрабатываются меры по исправлению ситуации. Показатели KPI позволяют выявить «примеры» неэффективных бизнес-процессов и наметить пути решения проблем.

KPI результата процесса МТО

Рассмотрим систему KPI на примере процесса материально-технического обеспечения (МТО). Данный процесс призван обеспечивать производство необходимыми материально-техническими ресурсами. Его результатом являются поставленные на производство товарно-материальные ценности требуемого качества.

Чтобы оценить результативность процесса МТО, можно использовать следующие KPI: Количество заявок на ТМЦ, выполненных в срок Процент заявок на ТМЦ, выполненных в срок Процент ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство Среднее время выполнения заявки на ТМЦ

Данные показатели позволяют численно оценить основные параметры результата процесса МТО: своевременность, качество, производительность. Их анализ дает возможность выявить проблемные места и наметить пути повышения результативности.

KPI затрат на процесс МТО

Помимо оценки результата, система KPI позволяет проанализировать эффективность использования ресурсов в процессе МТО. Для этого рассчитываются показатели затрат.

В качестве KPI затрат для процесса МТО можно использовать: Общие затраты на приобретение ТМЦ Затраты на 1 единицу закупленных ТМЦ Затраты на осуществление деятельности (зарплата сотрудников, амортизация оборудования) Доля затрат на некачественные ТМЦ Затраты на 1 выполненную заявку

Анализ динамики этих показателей позволяет оценить: общий уровень затрат на материально-техническое обеспечение эффективность ценообразования при закупках производительность труда персонала уровень дефектности поставляемых ТМЦ стоимость обработки одной заявки

Сопоставление KPI результата и KPI затрат дает возможность оценить эффективность процесса МТО. Например, при росте доли заявок, выполненных в срок, и снижении затрат на обработку одной заявки можно говорить об повышении эффективности процесса.