Сотрудники отдела по работе с персоналом часто оформляют перевод работника на другую работу. Это может быть связано как с волеизъявлением руководителя подразделения или компании повысить работника по карьерной лестнице, так и намерением самого гражданина перевестись на вакантное место. Порой менеджмент компании просто обязан предложить сотруднику перевод. В статье поясним, что означает понятие перевода на другую работу. Причины смены деятельности могут быть разнообразными. Процесс кадрового оформления перевода всегда одинаков.
Что такое перевод?
Перевод на другую работу обозначает изменение рабочих функций человека. Возможно изменение отдела или группы, в которых он работает, если это прописано в трудовом контракте.
Виды переводов на другую работу бывают временными и постоянными.
Новая работа навсегда
Постоянные переводы могут быть:
- на другую должность в той же компании;
- на работу в другой регион, город, населенный пункт;
- к иному нанимателю.
Перевод на другую постоянную работу означает:
- перманентное изменение рабочих функций работника, и, возможно, одновременно с этим подразделения (отдела);
- переезд в другой субъект, город совместно с компанией.
В законодательстве отдельно прописаны случаи обязательного предложения перевода на другое место на постоянной основе. Если такие ситуации возникли, то руководитель обязан найти сотруднику:
- вакансию или работу согласно его квалификации (профессии);
- вакантную должность более низкого уровня или менее оплачиваемую работу, подходящую по состояния здоровью гражданина.
Работодатель обязан учесть все вакансии данной территории и сообщить о них сотруднику. Предлагать вакансии в других субъектах, населенных пунктах он имеет право, если это прописано в коллективным договоре или трудовом контракте.
Перевод работника на другую работу на постоянной основе возможен только при взаимном соглашении сторон.
Инициатором перевода на другое вакантное место может быть любая сторона правоотношений.
Законодательство в сфере трудовых взаимоотношений не оговаривает оформление документов в процессе проведения переговоров сторон и не запрещает этого. Документы могут служить основаниями для заключения соглашения в письменной форме.
Все постоянные переходы возможны только при наличия согласия сотрудника в письменное форме (например, письменное соглашение). Рабочая функция гражданина изменяется навсегда, поэтому необходимо подписать новый трудовой контракт с сотрудником. Приказ о переводе должен быть представлен под роспись работнику (срок три дня).
Переход вместе с нанимателем в другой населенный пункт является существенным изменением условий трудового контракта. Инициатор изменений всегда наниматель. Он должен уведомить письменно сотрудника за два месяца об этом. При получении отказа обязан уволить сотрудника с выплатой выходного пособия.
Особенностью перевода на другое место работы к иному работодателю является необходимость согласия прежнего работодателя. Если согласия не будет получено, то сотрудник может уволиться сам и устроиться к новому работодателю.
Новый наниматель
Перевод сотрудника на другую работу в другую организацию может быть вызван рядом причин:
- Необходимость на предприятии.
- Условия оплаты труда.
- Профессиональный рост гражданина.
- Намерение занять вакансию.
- Недовольство работодателя или непосредственного руководителя.
Перевод на другую работу в другую организацию может быть осуществлен по желанию любой стороны трудовых отношений. Основным моментом является принятие работником перевода на иную работу, подтвержденное письменно. Внешний перевод не такой, как другие виды, потому что:
- прекращаются отношения с организацией по предыдущему месту труда;
- начинается деятельность в новой команде.
Для процедуры перевода не важны:
- организационно-правовая форма работодателей (бывшего или будущего);
- количество и данные учредителей.
Филиалы компании, где бы они не находились, не являются другим юридическим лицом. Перевод между филиалами не является переходом в иную организацию.
При внешнем переводе необходимо:
- прекратить действующие правоотношения;
- заключить иной договор.
Не допускается подписание дополнительного документа к основному контракту в этом случае. Во внешнем переходе задействованы три стороны: гражданин и два работодателя. Для совершения перевода требуется согласие всех участников и желательно в письменной форме.
Этапы перевода на другую работу (образец действий):
- Переписка является началом переводного процесса. Она происходит между организациями. Одна сторона просит другую о переводе человека. Заинтересованный наниматель оформляет приглашение будущему служащему, содержащее предложение о переходе в его компанию.
- Следующим шагом является волеизъявление работника на переход. Согласие может быть дано в устной или письменной форме (собственноручная подпись работника на предложении о переходе в новую компанию, заявление об увольнении работника или разрыв трудового контракта). К документу об увольнении может быть приложено пригласительное письмо от нового работодателя как доказательство твердости намерения.
- Получение согласия на увольнение сотрудника от работодателя чаще всего самый сложный шаг. Компания может дать свое согласие, а может и не давать его. Работодатель может не пожелать терять трудно заменимого работника и препятствовать порядку переводу на другую работу к конкурентам. В этом случае гражданин имеет право написать заявление о прекращении деятельности по своему желанию, отработать две недели и уйти. Работодатель при согласии на переход должен подтвердить намерение приказом об увольнении действующего работника своей компании. Далее, переводящемуся сотруднику делают соответственную запись в его трудовой книжке.
- Заключительным этапом является проведение окончательного расчета в денежной форме и выдача личных документов. Расчет с работников происходит в день увольнения. Если человек не получил заработок в последний день работы, то он должен придти за ними на следующий день после отправки заявления о получении финансовой компенсации. Отсутствие средств для расчета не может быть причиной для невыплаты денег гражданину.
Если инициатор перевода работник, то от него требуется заявление в письменной форме об этом.
Переводящийся гражданин может попросить от будущего работодателя приглашение, что будет гарантировать заключение нового трудового контракта в течение месяца с даты документа и возможную финансовую помощь сотруднику. О желании необходимо сообщить руководству компании, где гражданин хочет работать. В личной книжке будет отмечено о совершении перевода по инициативе работника. Приглашающая сторона не должна:
- устанавливать человеку испытательный срок;
- отказаться от предложения трудового договора.
Перевод на другую работу может сопровождаться настоятельным требованием руководства отработать двухнедельный срок, предусмотренный законом. Это предоставит возможность подыскать другого специалиста на вакантное место работы.
Причиной перехода из одной организации в другую часто бывает партнерское соглашение между двумя компаниями. Это бывает, когда одно предприятие собирается прекращать деятельность и для предоставления своим служащим рабочих мест ведет переговоры с иными нанимателями о возможности устройства на вакантные места. Руководитель предприятия направляет другому нанимателю письменный запрос с партнерской просьбой принять к себе в организацию зарекомендовавшего себя специалиста. В запросе может содержаться просьба о переводе нескольких специалистов. Менеджмент принимающей фирмы пишет свое профессиональное суждение после получения и прочтения запроса, содержащее либо приглашение, либо отказ в приеме.
Преимуществами при переводе являются:
- Гарантия устройства на работу.
- Отсутствие срока испытания.
Эти гарантии будут действовать, если обратиться к будущему нанимателю через месяц после ухода с прежнего места, но не позже указанного срока.
Отрицательным моментом перевода является возможность нового нанимателя определять свой размер и тип оплаты труда.
При переводе на новое место работы необходимо взвесить все плюсы и минусы (за и против), чтобы потом не пожалеть о своем решении и не испытать непредвиденные финансовые затруднения. Новый работодатель может назначить свои условия труда или уволить нового работника при желании.
Временная смена деятельности
Временные переводы на другую работу:
- По обоюдному желанию сторон на срок до года. Заключается в письменной форме.
- Для работы вместо временно неработающего работника.
Если после завершения перевода прежнее место работы гражданину не будет предоставлено, и он не будет настаивать на его предоставлении и продолжать трудиться, то соглашения о непостоянном характере перевода считается перманентным. Это является особенностью временных переводов.
- Перевод в случае производственной или природной катастрофы и в любых иных непредвиденных случаях, угрожающих жизни и здоровью местного населения. При наличии данных обстоятельств сотрудник предприятия без его согласия может быть переведен на не обозначенную трудовым договором работу у того же нанимателя для предотвращения опасных для жизни условий или устранения их последствий. Срок перехода должен быть не более месяца. В данной категории есть исключения. Переход сотрудника без его согласия на срок до месяца возможен также в случаях отсутствия работы, необходимости проведения процедур по спасению активов или замещения временно неработающего сотрудника, если простой или необходимость спасения имущества либо замещения временно неработающего человека связаны с непредвиденными техногенными или природными явлениями. При этом временный переход на иную работу, требующую более низкого профессионального уровня, возможен только с согласия работника, данного в письменной форме. При данных переводах заработная плата работникам начисляется по исполняемой работе, но на уровне среднего заработка по предыдущей работе.
- Переводы по физическому состоянию.
Состояние работника подразделяет переводы на следующие виды:
- Если человеку необходим согласно медицинскому заключению временный перевод на другую работу на период до четырех месяцев. Наниматель обязан обеспечить быстрый переход сотрудника на иную имеющуюся у него ставку, подходящую человеку по состоянию здоровья. Если человек не принимает перевод, то работодатель обязан на весь определенный в медицинском заключении период отстранить гражданина от всей его работы с сохранением места. Во время отсутствия работы заработок не выплачивается, кроме случаев, регламентируемых принятыми законами, договором коллектива компании, трудовым контрактом.
- Если человеку необходима временная смена жительства и перевод на другую работу, соответственно, на период более четырех месяцев или на постоянной основе. Сотрудника наниматель обязан уведомить о имеющихся вакантных должностях у него в компании, которые не противопоказанны гражданину по состоянию здоровья. Если работник не принимает их или в компании нет соответствующих должностей, трудовой контракт разрывается.
- Перевод женщин, находящихся в положении. Беременным сотрудницам по их желанию уменьшаются нормы выработки или эти сотрудницы переводятся на другую работу, не теряя среднюю заработную плату. До предоставления другого места работы сотрудница освобождается от трудовой деятельности.
Переговоры о переводе
Рассмотрим основные правила оформления документов:
- Работник обращается к руководителю с письменной просьбой о переводе. Его заявление регистрируется как входящий документ, который отправляется руководителю организации, имеющему право подписи подобных документов. Руководитель визирует заявление. В случае положительного решения оформляется соглашение к трудовому контракту и приказ.
- Оформление представления о переводе происходит в случае увеличения должностного уровня. Перевод осуществляется с согласия работника. Представление регистрируется в журнале входящей документации. Представление направляется руководителю, имеющему право принимать кадровые решения. Решение оформляется резолюцией вышестоящего лица.
- При направлении предложения о переводе на другую постоянную работу, в нем необходимо указать должностную функцию, размер оклада и прочие условия. Работник принимает предложение путем визирования документа.
- При переводе работника в иной субъект, город вместе с работодателем оформляется уведомление. Оно направляется работнику. В случае согласия он ставит визу о своем решении на документе.
Процедура перевода работника на другую работу во многом совпадает с процедурой приема на работу. В частности, при проведении медицинских осмотров.
Медосмотр при переводе
Основные шаги при направлении работника на медицинский осмотр:
- В направлении на медицинский осмотр описываются причины направления. Форма документа не установлена законодательством. Она может быть предусмотрена контрактом. Направление подписывается руководителем организации или работником кадровой службы.
- Регистрируется направление на осмотр. Дата и номер регистрации проставляются на письме.
- Направление выдается гражданину, направленному на осмотр. Документ представляется врачу учреждения. Медицинское обследование проводится в течение месяца с момента обращения работника.
- Работодатель получает заключение об обследовании и оценивает его результаты. Заключение должно быть подписано врачом и иметь печать учреждения.
- Если работнику запрещена работа, копия заключения комиссии пересылается работодателю в трехдневный срок. Оригинал заключения выдается на руки работнику.
- Дальнейшее оформление перевода на другую работу возможно только в том случае, если работник признан годным.
Знакомство с документами
В случаях перевода на другую работу ознакомление с регламентирующими документами компании не обязательно. Специалисты же кадровых служб считают важным повторное ознакомление сотрудника со всеми основными документами, описывающими его деятельность после перехода и получения согласия на перевод на другую работу, но до визирования соглашения о переводе на иную должность.
Процесс ознакомления сотрудника с документами нанимателя при переводе такой же, как при стандартном приеме на работу. Ознакомление не регламентируется трудовым законодательством. Описаны два требования в нормативных документах: ознакомление должно быть под роспись и проводиться до подписания соглашения к трудовому контракту.
Исполнить это требование можно следующим образом:
- Прикрепить ко всем разработанным нормативным документам нанимателя и коллективному соглашению листы ознакомления, где сотрудники должны ставить свои собственноручные подписи, дату прочтения документа и расшифровку своей визы.
- Оформить журнал ознакомления сотрудников с разработанными нормативными документами и коллективным соглашением.
- Составить список документов, требуемых к ознакомлению до перевода на другую постоянную работу, довести его до сведения каждого руководителя подразделения, оформить ознакомительные визы. Далее приложить этот список к соглашению, дополнительно оформленному к трудовому контракту сотрудника.
Оформление перевода
Общепринятой формы соглашения к трудовому контракту не существует. Оно разрабатывается в письменной форме нанимателя и подписывается дважды.
В соглашении о переводе работника на другую постоянную работу следует прописать:
- должностной уровень;
- структурное подразделение;
- условия труда.
Соглашение к трудовому контракту о переводе должно быть завизировано двумя сторонами правоотношений. Требуется согласие работника на перевод на другую работу.
Соглашение регистрируется в журнале распорядительных документов и изменений к ним. При регистрации на документе проставляются дата и порядковый номер.
После подписания сторонами соглашения и его регистрации сотрудник должен сделать отметку, что ему вручен экземпляр.
Экземпляр нанимателя хранится в личном деле сотрудника (минимум пять лет после увольнения).
Издание приказа
Перевод всегда и везде оформляется распорядительным документом о переводе на другую работу работодателя. В распорядительном документе указываются места работы (старое и новое), размер оплаты трудовой деятельности, делается ссылка на соглашение сторон к трудовому контракту.
Приказ о переводе на другую работу визируется руководителем, имеющим право подписи подобных документов.
Приказ о переводе регистрируется в реестре распорядительных документов. Регистрационный номер и дата обязательно указываются в документе.
С приказом о переводе на другую работу гражданин должен быть ознакомлен под подпись.
Личные приказы хранятся в отделе кадров или делопроизводства.
Обучение по охране труда
Работодатель обязан для всех новых сотрудников, в том числе переводимых:
- проводить обучение по охране рабочей деятельности;
- организовывать обучение безопасности на рабочем месте;
- обучать оказанию медицинской помощи пострадавшим.
Обучение проводится до исполнения должностных обязанностей на новом месте. Список профессий и должностей сотрудников, освобождаемых от инструктажа на рабочем месте, работодатель утверждает самостоятельно.
Учет сведений о работнике
На предприятии любой формы должны учитывать рабочее время сотрудников для корректного расчета оплаты труда. Для этого применяется табель учета времени. Он ведется по отделам. При переводе работника на другую постоянную работу его нахождение на предприятии рассчитывается следующим образом:
- до момента перехода - по предыдущему месту службы,
- период новой работы после перехода - по новому месту.
Сведения о профессиональной деятельности должны быть внесены в личную книжку. С записями о переводах работник должен быть ознакомлен под роспись в своей карточки работника.
На всех работников, работающих по трудовому контракту, в обязательном порядке заводится личная карточка при приеме на работу.
