Печать является важным атрибутом любой организации. Она придает официальность документам компании и удостоверяет подлинность исходящих от нее бумаг. Давайте разберемся, какие бывают печати организаций, каковы требования к их оформлению и как правильно заказать изготовление печати.
Виды и образцы печатей организаций
Существует несколько разновидностей печатей для юридических лиц:
- Печать с полным наименованием организации. Это основная печать, которая ставится на большинство официальных документов.
- Печать с сокращенным наименованием. Используется на некоторых внутренних документах.
- Печать для финансовых операций. Содержит дополнительную надпись "Для финансовых документов".
- Печать для кадровых документов. На ней присутствует надпись "Для кадровых документов".
- Печать филиала или представительства компании.
На печати обязательно должно быть указано полное или сокращенное наименование организации, ее организационно-правовая форма и местонахождение. Также может присутствовать эмблема или логотип компании. Существуют различные формы печатей - круглые, овальные, прямоугольные. Выбор формы зависит от предпочтений организации.
Требования к оформлению печати
Печать организации должна соответствовать определенным требованиям:
- Размер печати для юрлица должен быть не менее 10 мм. Максимальный размер не регламентирован.
- Текст на печати должен быть четким и легко читаемым.
- Надпись на печати должна быть на русском языке.
- Допускается дублирование текста на иностранных языках.
- Печать изготавливается из резины, металла или иных аналогичных материалов.
Контролировать соответствие печати установленным требованиям должен сам владелец, т.к. государственных органов, регулирующих этот вопрос, не существует.
Изготовление печати
Для заказа печати организации нужно:
- Выбрать организацию, специализирующуюся на изготовлении печатей.
- Определиться с дизайном и формой будущей печати.
- Утвердить образец печати приказом руководителя.
- Передать изготовителю утвержденный макет печати.
- Получить готовую печать и оформить акт приема-передачи.
- Утвердить оттиск печати соответствующим приказом.
- Сделать нотариально заверенную копию приказа об утверждении печати.
После этих действий печать считается введенной в действие и ее оттиск будет иметь юридическую силу.
Таким образом, чтобы заказать печать для своей организации, нужно определиться с ее видом и дизайном, утвердить образец и макет соответствующими приказами по предприятию и передать макет изготовителю. При соблюдении несложных требований к оформлению, печать будет соответствовать стандартам и ее можно будет использовать для удостоверения документов компании.
Особенности печатей для разных организационно-правовых форм
Печати для организаций различных организационно-правовых форм имеют свои особенности:
- На печати ООО должно быть указано полное фирменное наименование общества, включающее наименование общества и указание на то, что оно является обществом с ограниченной ответственностью.
- Печать АО должна содержать полное фирменное наименование акционерного общества и указание на то, что оно является акционерным обществом.
- На печати ИП обязательно указывается статус "индивидуальный предприниматель" и ФИО владельца.
Печать организации в различных отраслях
Предприятия и организации разных сфер деятельности могут иметь дополнительные требования к печатям:
- Банки часто используют специальные печати для расчетных документов, кредитных и депозитных операций.
- В медучреждениях применяют отдельные печати для рецептурных бланков, листков нетрудоспособности, санитарных книжек.
- Образовательные организации могут иметь печать для выдачи документов об образовании.
Хранение и уничтожение печати
Печать организации требует особого режима хранения и уничтожения:
- Печать должна находиться в сейфе или запираемом шкафу в кабинете руководителя.
- Доступ к печати разрешен только определенным сотрудникам.
- При смене руководителя печать передается по акту.
- Испорченная или ненужная печать подлежит обязательному уничтожению.
Нарушение правил хранения печати влечет административную ответственность по закону.
Изготовление дубликата печати
В случае утраты или порчи печати изготавливается дубликат на основании приказа руководителя. Порядок изготовления дубликата такой же, как при первичном заказе печати.
Одновременное использование старой и новой печатей недопустимо. Старый оттиск печати немедленно уничтожается после изготовления дубликата.
Ответственность за нарушения при использовании печати
Незаконное изготовление, хранение или использование печати влечет уголовную или административную ответственность:
- Штрафы для должностных лиц.
- Штрафы для юридических лиц.
- Конфискация незаконно используемой печати.
- Лишение права занимать определенные должности.
Таким образом, при работе с печатью организации следует строго соблюдать все правила ее изготовления, хранения и применения во избежание серьезных последствий.
Порядок проставления печати
Печать проставляется на документах в соответствии с определенным порядком:
- Печать ставится после подписи руководителя или уполномоченного лица.
- Оттиск печати должен захватывать часть собственноручной подписи.
- Печать проставляется синими или фиолетовыми чернилами.
- Оттиск должен быть четким и легко читаемым.
Нарушение порядка проставления печати может сделать документ недействительным.
Особенности электронной печати
Электронная печать представляет собой электронный образ печати организации в виде графического файла.
Для использования электронной печати нужно:
- Получить специальный квалифицированный сертификат.
- Установить на компьютеры специальное программное обеспечение.
- Внести изменения в учредительные документы.
Электронная печать имеет такую же юридическую силу, как и обычная.
Печать в реквизитах организации
Печать является обязательным реквизитом организации наряду с другими данными:
- Полное наименование.
- Сокращенное наименование.
- Организационно-правовая форма.
- Местонахождение.
- Банковские реквизиты.
- Идентификационный номер налогоплательщика.
Без печати реквизиты организации будут считаться неполными.
Защита печати от подделок
Для защиты от подделок применяют:
- Специальные чернила, люминесцирующие в УФ-свете.
- Голограммы на поверхности печати.
- Уникальный шрифт текста печати.
Такие меры позволяют отличить поддельную печать от настоящей при визуальной проверке.
Срок действия печати организации
Срок действия печати организации, как правило, не ограничен. Она действует до момента:
- Изменения наименования или организационно-правовой формы.
- Реорганизации или ликвидации юридического лица.
- Утраты или повреждения печати.
После наступления одного из этих событий требуется изготовление новой печати организации.
Оформление доверенности от имени организации
Доверенность от имени организации оформляется на фирменном бланке и обязательно заверяется печатью:
- Текст доверенности печатается или заполняется от руки.
- Доверенность подписывает руководитель организации.
- Подпись руководителя заверяется печатью организации.
- Оттиск печати должен частично захватывать подпись.
Без печати доверенность от имени организации будет считаться недействительной.
Таким образом, печать является обязательным реквизитом многих организационно-распорядительных и финансово-хозяйственных документов организации. Правильное оформление и использование печати гарантирует юридическую силу таких документов.
Варианты оформления печати
Существует несколько вариантов художественного оформления печати организации:
- Классический. Простой шрифт без изображений.
- С гербом или логотипом организации.
- С изображением символики отрасли.
- Старинный стиль. Виньетки, латиница.
- Минималистический. Лаконичные надписи и шрифты.
Выбор оформления зависит от сферы деятельности, традиций и предпочтений компании. Главное - чтобы все обязательные реквизиты были различимы.
Порядок внесения изменений в печать
При необходимости внесения изменений в печать организации требуется:
- Издать приказ о внесении изменений.
- Утвердить новый образец печати.
- Изготовить и ввести в действие новую печать.
- Уничтожить старую печать.
Одновременное использование старого и нового вариантов печати недопустимо.
Порядок выдачи и возврата печати
Выдача печати сотруднику оформляется:
- Приказом о возложении обязанностей по хранению и использованию печати.
- Росписью в журнале учета выдачи печатей.
Возврат печати производится на основании приказа по аналогичной процедуре.
Ответственные за хранение печати
Ответственность за хранение и использование печати несут:
- Руководитель организации.
- Главный бухгалтер.
- Сотрудник, которому печать выдана по приказу.
Контроль осуществляет комиссия по внутреннему контролю и аудиту.
Порядок списания и уничтожения печати
Списание и уничтожение печати производится:
- На основании приказа руководителя.
- Путем разрезания, дробления или сжигания.
- С составлением акта об уничтожении.
Уничтожение печати исключает возможность ее незаконного использования.
Наказания за подделку печати
Подделка печати является преступлением и влечет уголовную ответственность:
- Штраф до 80 тысяч рублей.
- Обязательные работы до 360 часов.
- Исправительные работы до 1 года.
- Ограничение свободы до 2 лет.
- Лишение свободы до 2 лет.
Санкции зависят от тяжести содеянного и размера ущерба.
Печать в трудовых книжках сотрудников
В трудовую книжку сотрудника проставляются:
- Печать организации при оформлении на работу.
- Печать при увольнении из организации.
Это подтверждает достоверность записей в трудовой книжке.
Изготовление печати индивидуальным предпринимателем
ИП может заказать печать со своими данными:
- ФИО индивидуального предпринимателя.
- ИНН индивидуального предпринимателя.
- Вид деятельности.
Такая печать придает официальность документам ИП.
Хранение печати в офисе организации
В офисе печать хранится:
- В сейфе руководителя компании.
- В запираемом шкафу в кабинете директора.
- У сотрудника, ответственного за печать.
Доступ к печати строго ограничен.
Печать в уставных документах организации
Печать организации ставится на уставных документах:
- Устав организации.
- Учредительный договор.
- Изменения и дополнения.
Это заверяет юридическую силу данных документов.
