Хотите вы того или нет, но никакой вид деятельности невозможен без просьб о содействии и помощи. Работая в небольшой или в крупной компании, вы обязательно взаимодействуете со многими руководителями и служащими других организаций, своими коллегами или работодателями, партнёрами и клиентами. При этом ведете деловую и личную переписку, зачастую используя электронную почту.
Безусловно, письмо-просьба пишется только тогда, когда для этого есть веская причина: нужна информация, документы, материальная помощь, какие-либо действия. Поэтому его текст должен быть соответствующим. Он обязан понятно передавать суть проблемы и способы её решения, пожелание или требование. Недопустимо в таких письмах выплёскивать эмоции, их следует сдерживать, даже если читать его будет самый близкий вам человек, не говоря уже о деловых переписках. Смешно, но большинство корреспондентов, не изучивших в своё время правила этикета, допускают эту ошибку и строчат в текстах: «Возмутительно! Требуем! Неукоснительно!» Поэтому часто такое сверхэмоциональное письмо-просьба не получает ожидаемой реакции, а просто игнорируется лицом, получившим его.
Чтобы этого не произошло, прежде чем приступить к написанию, задайте ключевые вопросы: « Для чего это нужно сделать?», «Какой результат нужно получить?» После этого будет проще сформулировать главную фразу, например: «Прошу вас профинансировать проект…», «Рассчитываю на ваше участие…» Одно письмо-просьба может содержать сразу несколько прошений или предложений, тогда в него включаются соответствующие слова, такие как: «Вместе с тем надеемся…», «Наряду с этим …», «Одновременно просим содействия и в …».
Давайте кратко представим, как должно структурно выглядеть письмо-просьба? Пример: приветствие, краткое описание ситуации, суть вопроса и прошения, выражение надежды на помощь, вежливое прощание.
В нашей жизни каждый день своими поступками и действиями вы вольно или невольно создаёте себе репутацию. Письма, которые вы пишете, являются очень важной составляющей в этом жизненном процессе.
