Правила деловой переписки

 Успех в бизнесе зависит от множества факторов. Один из них – умение выстраивать  отношения с клиентами и партнерами.

Общение в деловой среде выстроено с учетом определенных правил и норм, которые называются этикетом. Благодаря соблюдению простых предписаний взаимодействие идет быстрее, меньше возникает конфликтных ситуаций.

Правила делового этикета распространяются как на личное общение, так и на переписку. Их соблюдение способствует взаимопониманию. Более того, следуя нормам этикета, вы продемонстрируете уважение к собеседнику, а также заинтересованность в успехе взаимодействия.

Как написать деловое письмо

Для начала необходимо выстроить грамотную структуру вашего сообщения.

Правила деловой переписки предполагают, что письмо начинается с обращения, далее следует краткое вступление, основной текст, заключение, подпись, постскриптум, если необходимо. Затем могут быть приложения. Если речь идет об электронном письме, то все объемные документы лучше пересылать во вложенном файле, упомянув об этом в сообщении.

Обращение

Сообщение можно начать со слова «уважаемый». Но помните, что в этом случае в конце письма не нужно писать «с уважением». Еще один вариант – обычное приветствие. Обращение необходимо разместить по центру страницы.

В нашей стране лучше всего называть человека по имени и отчеству. Если вы не знакомы с получателем лично, можно обратиться к нему так: «Уважаемый господин Иванов».

Введение

Во вступлении к основному тексту нужно кратко изложить цель письма. Эта часть не должна превышать двух предложений.

Основное содержание

В 2-3 абзацах необходимо описать ситуацию, ваши мысли и пожелания, а также задать интересующие вас вопросы.

Заключение

Правила деловой переписки требуют в заключении привести краткое резюме всего сказанного выше. Письмо обычно заканчивают стандартными фразами, например: «С уважением», «Искренне Ваш», «С благодарностью», и так далее. Укажите вашу фамилию, имя и отчество, не забудьте про должность.

Постскриптум

Постскриптум обычно пишут в крайних случаях, если забыли указать что-то важное, или необходимо оповестить получателя о событии, которое произошло уже после написания письма.

Оформление

Письмо должно быть грамотным, аккуратно оформленным. Обязательно наличие полей. Справа отступ должен быть не менее трех сантиметров, а слева примерно полтора. Выделяйте абзацы, чтобы текст было проще читать. Используйте шрифт Times New Roman 12-го кегля.

Хорошо, если вы используете символику организации. Если вы пишете на официальном бланке, обязательно обратите внимание на то, чтобы в колонтитулах было указано название компании, контактная информация, реквизиты и логотип.

Правила вежливости

Правила деловой переписки – это не только использование стандартного оформления документа. Любое официальное письмо предполагает корректное выражение своих мыслей, даже если вы пишете его, чтобы выразить претензию.

Нельзя начинать письмо с отказа, со слова «нет» или частицы «не». Сначала необходимо объяснить причины такого решения. Если возможно, предложите альтернативные варианты выхода из создавшейся ситуации.

Не нужно навязывать человеку способы решения вопроса. Это может оказать обратное действие.

Чтобы показать, что письмо срочное, можно попросить получателя отправить ответ до определенного числа. Не нужно поторапливать его в резкой форме.

Старайтесь не делать намеков на возможную некомпетентность человека, который будет читать письмо, так как это будет звучать оскорбительно.

Итак, мы рассмотрели основные приемы того, как написать официальное письмо.

Следование этой инструкции сделает ваше деловое общение проще и успешнее, а вы зарекомендуете себя как вежливого и корректного человека.

Перечисленные выше правила деловой переписки подходят как для бумажных документов, так и для электронных сообщений.

 

Статья закончилась. Вопросы остались?
Подписаться
Я хочу получать
Правила публикации
Следят за новыми комментариями — 7
Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.