Под документооборотом понимают правила, по которым продвигаются подписанные решения внутри предприятия или учреждения от момента их поступления до архивного хранения. Основой этого понятия является получение документа, его рассмотрение, передача исполнительным органам, проведение организационных мероприятий по исполнению, удостоверение, оформление, отправка на хранение.
Это процесс, который учитывает инстанции движения документа вместе со скоростью его передвижения по этим инстанциям. Документооборот - это процесс, который необходимо соотносить с информационной деятельностью управленческого аппарата, с документированием каждого отдельного решения, хранением вновь поступивших документов.
Огромное количество недостатков в деятельности многих аппаратов управления связано как раз с плохой организацией движения документов. К примеру, процесс оборота документа управленческого решения должен включать три обязательных компонента:
- информационную поддержку принимаемого решения (сюда включается достоверная информация, подтверждающая правильность принятого решения);
- документирование самого решения (распорядительный документ);
- контроль над выполнением (куда включаются организация предполагаемых работ, приемы выполнения задания, соблюдение условий и сроков).
Как видно из приведенного примера, документооборот - это сбор информации, на основе которой будет выдано распорядительное решение; подготовка самого решения, включая редактирование, согласование, составление вплоть до утверждения. Все перечисленные этапы требуют перемещения документа не только между структурными подразделениями предприятия, но и между исполнителями, начиная от техников, специалистов, заканчивая руководителями. Вывод из данного примера таков: чем выше скорость передвижения документа, чем выше качество его выполнения на каждом конкретном этапе, тем качественнее процесс управления предприятием в целом.
Сам этот термин появился в литературе еще в 1920 годы. Тогда считалось, что документооборот -
это организация работы, направленная на рациональное построение
государственного аппарата в целом, распределение обязанностей между различными исполнителями и службами. В 1931 году институтом техники управления была сделана первая попытка регламентировать единые
принципы организации делопроизводства. Были изложены правила, согласно которым должны производиться прием, доставка документов, правила исполнения, регламентация подписания. Следующие этапы развития экономики получили законодательное регулирование такого понятия, как делопроизводство, где основной акцент делался на отдельные технические операции. Программа документооборота этими законодательными актами не упоминалась, хотя по сути все сводилось как раз к организации движения документов. Начиная с 1974 года, был подписан основной документ, регламентирующий весь процесс документооборота, который действует до настоящего времени.
Этот законодательный акт называется "Единая государственная система делопроизводства" (ЕГСД), пункты которой посвящены организации движения документов, технологическим методам их обработки и правилам применения. В этом сборнике сформулировано основное правило: «Документооборот - это оперативное передвижение документа по самому краткому пути, включающему минимальные затраты времени и труда». Только применяя на практике утвержденное правило, можно рассчитывать на улучшение жизни населения страны, рост экономики государства.
Для достижения этих целей нужны умные, дисциплинированные, ответственные руководители, для которых внедрение документооборота, основанного на ЕГСД, будет делом чести и совести.
