Миллионы компаний ежедневно сталкиваются с необходимостью приема наличных денег. Однако далеко не все знают, как правильно оформить эту процедуру. А между тем ответственное отношение к документированию поступлений в кассу поможет избежать проблем с контролирующими органами и обеспечить прозрачность финансовых потоков. Давайте разберемся, для чего нужен приходный кассовый ордер, когда его применяют и как правильно заполнить.
1. Общее о приходном кассовом ордере
Приходный кассовый ордер (ПКО) - это первичный документ, который оформляется при любом поступлении денежных средств в кассу организации или индивидуального предпринимателя. Он подтверждает факт получения наличных денег и служит основанием для их оприходования.
ПКО является одним из обязательных документов по кассовой дисциплине наравне с расходным кассовым ордером, кассовой книгой и другими документами. Правила работы с приходными кассовыми ордерами установлены в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 No 3210-У.
Обязаны оформлять ПКО при получении наличных денег в кассу:
- организации;
- индивидуальные предприниматели на общем режиме налогообложения.
Не обязаны применять ПКО:
- индивидуальные предприниматели на специальных налоговых режимах;
- адвокаты, нотариусы, занимающиеся частной практикой.
Однако последние вправе использовать приходные кассовые ордера по собственному желанию.
ПКО обязательно оформляется в следующих случаях:
- получение выручки от продажи товаров, работ, услуг;
- возврат денег, ранее выданных под отчет;
- взнос в кассу наличных с расчетного счета;
- возврат дебиторской задолженности;
- получение займов и кредитов в кассу наличными;
- внесение вклада в уставный капитал;
- и другие случаи поступления денег.
Приходный кассовый ордер нельзя заменить никакими другими документами. При его отсутствии поступление денежных средств считается не подтвержденным. А неоформление кассовых операций влечет административную ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ в виде штрафа.
2. Оформление приходного кассового ордера
Для оформления ПКО используется унифицированная форма No КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ No 88. Ее можно найти на сайте контролирующего органа.
Бланк ПКО состоит из двух частей - собственно ордера и отрывной квитанции. Ордер остается в кассе, а квитанция вручается лицу, сдавшему деньги.
Приходный кассовый ордер можно заполнять как в бумажном виде от руки, так и в электронном виде с последующей распечаткой на бланке формы No КО-1.
Основные реквизиты ПКО:
- наименование организации;
- дата и номер ордера;
- сумма поступления;
- источник поступления (от кого получены деньги);
- основание поступления (договор, платежное поручение и т.д.);
- подписи главного бухгалтера и кассира.
При использовании онлайн-кассы к ПКО прикладывается фискальный документ (чек, квитанция, БСО), подтверждающий прием денег.
Рассмотрим пример заполнения ПКО при оплате товара наличными.
| Наименование организации | ООО "Ромашка" |
| Дата | 12.03.2023 |
| Номер | 125 |
| Сумма | 5 600 руб. 00 коп. |
| Получено от | Иванов Иван Иванович |
| Основание | Оплата по договору No 345 от 10.03.2023 |
Таким образом, приходный кассовый ордер позволяет подтвердить любое поступление наличных средств и правильно оформить их приход в кассу организации.
3. Порядок учета и хранения ПКО
После оформления приходного кассового ордера необходимо зарегистрировать его в учетных документах организации.
В первую очередь ПКО регистрируется в журнале учета приходных и расходных кассовых ордеров по форме КО-3. Здесь указываются дата, номер, сумма по ПКО и реквизиты документов.
Далее на основании ПКО в кассовой книге делается запись о поступлении денежных средств с указанием всей необходимой информации.
Помимо этого, данные из ПКО заносятся в регистры бухгалтерского и налогового учета, что позволяет отразить поступление денег на счетах организации.
4. Сроки хранения оформленных ПКО
Срок хранения приходных кассовых ордеров составляет не менее 5 лет. Этот срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом оформления ПКО.
Например, ПКО за 2022 год должны храниться минимум до 01.01.2028.
При наличии разногласий по кассовым операциям срок хранения ПКО продлевается до момента урегулирования спора.
5. Типичные ошибки при заполнении ПКО
Чтобы избежать проблем при заполнении приходных кассовых ордеров, нужно обращать внимание на типичные ошибки.
- Некорректное указание реквизитов организации;
- Несовпадение даты и номера ПКО с регистрационным журналом;
- Неправильное отражение суммы поступления и валюты платежа;
- Указание недостоверных сведений об источнике получения средств;
- Отсутствие подписей или несоответствие подписей образцам.
Такие ошибки могут привести к вынесению предписаний проверяющими органами и административным санкциям.
6. Рекомендации по работе с ПКО
Чтобы минимизировать ошибки при работе с ПКО и обезопасить себя от претензий контролирующих органов, рекомендуется:
- Проверять правильность реквизитов при заполнении;
- Обеспечить непрерывную нумерацию ПКО;
- Хранить образцы подписей должностных лиц;
- Организовать внутренний контроль оформления ПКО;
- Проводить регулярное обучение сотрудников правилам работы с ПКО.
Тщательный подход к оформлению приходных кассовых ордеров позволит минимизировать ошибки и риски претензий при проверках.
7. Автоматизация работы с ПКО
Чтобы сократить ручной труд и минимизировать ошибки, имеет смысл автоматизировать работу с приходными кассовыми ордерами.
Для этих целей можно использовать бухгалтерские программы, такие как 1С, которые позволяют формировать ПКО в электронном виде на основе введенных данных.
Также существуют специальные онлайн-сервисы для заполнения и учета ПКО. Они значительно упрощают этот процесс.
Важно обеспечить интеграцию используемых систем с другими программами организации, чтобы данные ПКО автоматически попадали в соответствующие учетные документы.
8. Электронный документооборот ПКО
Помимо автоматизации заполнения, можно организовать электронный документооборот ПКО.
Для этого потребуются электронные подписи сотрудников, уполномоченных подписывать приходные кассовые ордера.
Такой подход исключает необходимость распечатки и передачи бумажных ордеров, что экономит время и снижает риск ошибок.
9. Вопросы по практическому применению ПКО
На практике при работе с приходными кассовыми ордерами возникает множество вопросов. Рассмотрим наиболее распространенные из них.
Вопрос: Как исправить ошибку в уже оформленном ПКО?
Ответ: Нужно зачеркнуть неверные данные одной чертой и рядом написать правильные. Исправления заверяются подписью главного бухгалтера.
Вопрос: Можно ли просто перечеркнуть неверный ПКО и оформить новый взамен?
Ответ: Нет, нельзя. Все оформленные ПКО должны сохраняться и храниться.
10. Обучение персонала правилам оформления ПКО
Чтобы минимизировать ошибки при работе с приходными кассовыми ордерами, необходимо проводить регулярное обучение сотрудников.
В программу обучения рекомендуется включить:
- Нормативные требования к оформлению ПКО;
- Порядок заполнения реквизитов ПКО;
- Возможные типичные ошибки и способы их предотвращения;
- Правила регистрации и хранения ПКО.
Такой подход поможет минимизировать количество ошибок и сэкономит время на исправление документов в дальнейшем.
