Качество продукции, товаров и услуг подтверждается и гарантируется официальным документом, который выдается независимым сертификационным органом. ГОСТом Р ИСО 9001 (редакция 2008 года) регламентируются основные термины и определения систем менеджмента качества. Продукцию (она делится на четыре категории: услуги, программные средства, перерабатываемые материалы, технические средства) следует понимать как результат процесса. Для многих видов характерно сочетание нескольких элементов различных категорий продукции. Требования к продукции устанавливают нормативные документы (ГОСТ, ТУ, Технические регламенты, контракт или договор на поставку и другие). Сертификат выдается после идентификации и проверки продукции на соответствие установленным по качеству требованиям. Эти требования направлены на сохранение здоровья и жизни граждан, обеспечение безопасности среды обитания, сохранность имущества, а также других норм и правил по использованию, хранению и транспортировке. Срок действия сертификата соответствия всегда устанавливается сертификационным органом.
Согласно действующим нормативным и законодательным документам, подтверждать соответствие качества продукции возможно в добровольном или обязательном порядке. Последнее распространяется на продукцию, которая предназначена для обращения на территории нашего государства, и проводится, как в форме сертификации, так и в форме декларирования соответствия. До 16 февраля 2010 года процедура была обязательна для продукции (товаров и услуг), внесенной в документы, утвержденные Правительством нашей страны. Это Номенклатура продукции, которая в обязательном порядке подлежит сертификации, и Номенклатура продукции, для которой допускается декларирование соответствия. В настоящее время согласно Правилам сертификации от 05.08.1997 и Закону «О техническом регулировании» в обязательном порядке следует подтверждать соответствие только в случаях, предусмотренных Техническим регламентом, и на соответствие данному документу. Объекты, не подлежащие обязательной сертификации, относятся к объектам добровольной сертификации. Сертификат или декларация соответствия оформляются при проведении обязательной сертификации. Декларация соответствия — в результате добровольной сертификации. Эти документы в юридическом плане равнозначны. Организация, выпускающая продукцию или предоставляющая услуги, обязана приостановить их выпуск или предоставление в случаях, когда срок действия сертификата истек.
Организация, желающая получить подтверждение независимого органа о соответствии продукции впервые или в случаях, когда срок действия сертификата истек, должна подать в независимый сертификационный орган заявку. После рассмотрения заявки выбирается схема сертификации, а затем по результатам проведенной проверки (на основании заключений экспертов) принимается решение о целесообразности выдачи документа или обосновывается отказ. Документ (сертификат или декларация) считается действительным, если он имеет регистрационный номер, присвоенный сертификационным органом. В период действия документа, который подтверждает соответствие, проводится (не реже 1-ого раза в год) инспекционный контроль, если это не противоречит схеме сертификации. Если выявляются серьезные несоответствия установленным к продукции требованиям (качество, безопасность и прочее), то действие документа может быть приостановлено, о чем уведомляется производитель продукции, поставщик товаров или услуг. При поступлении от потребителей претензий проводят внеплановые проверки, по результатам которых, действие сертификата или декларации может быть приостановлено до устранения несоответствий. В этом случае, как и в тех, когда срок действия сертификата истек, требуется подтвердить соответствие заново.
В соответствии с установленным в нашей стране Порядком проведения сертификации, введенным с 21.09.1994 г., оговаривается, что срок действия сертификата не может быть более 3-х лет. При этом в обязательном порядке должен учитываться срок действия нормативных документов (ГОСТ, ТУ, Технические регламенты, своды, правила и прочее) на продукцию, а также временные границы периода, на который распространяется сертификат на систему качества, производство или продукцию (если это было предусмотрено в схеме сертификации). Сведения о сертификации продукции изготовитель указывает в сопроводительных документах (дата и номер документа, устанавливающего соответствие). Если срок действия сертификата истек, то продукция не может быть отгружена потребителю.
