Номенклатура - это основа делопроизводства на предприятии

Номенклатура – это систематизированный перечень определенных наименований дел, которые были заведены в делопроизводстве предприятия, с обязательным указанием сроков их сохранности. Она оформляется по утвержденной форме.

Смежным участком работы с составлением номенклатуры является архив, который с целью качественного укомплектования необходимыми документами осуществляет контроль и предоставляет требуемую практическую и методическую помощь службе делопроизводства организации при составлении номенклатуры. Ответственность за составление ее несет служба документационного обеспечения предприятия.

Номенклатура дел организации является базой при составлении описей дел различного срока хранения, а также одним из основных документов в делопроизводстве. А архив используется для осуществления учета временно сохраняющихся дел. Номенклатурой закрепляется систематизация дел, используемая при формировании схемы картотеки на все исполняемые документы.

В делопроизводстве используется нескольких видов номенклатура. Это типовая, индивидуальная и примерная для каждой конкретной организации. Так, типовой номенклатурой устанавливается структура дел, которые заводятся в делопроизводстве аналогичных организаций. Она имеет статус нормативного документа.

А вот примерная номенклатура – это установленный состав дел примерного характера, заводимых в делопроизводстве предприятий, на которые распространяется ее действие, с обязательным указанием индексов. Статус этого типа документа – рекомендательный.

Совокупность типовых и примерных номенклатур составляют индивидуальную.

Структура данных документов представлена заголовками дел, предусмотренных для заведения в делопроизводстве предприятия и конкретизированных с учетом направленности организации. А срок хранения дел, утвержденный примерной или типовой номенклатурой, переносится в индивидуальную в неизменном виде.

Номенклатура – это документ, составленный по утвержденной форме на основе соответствующих номенклатур подразделений, которые разработаны по типичной форме, согласованы с архивариусом и подписаны в обязательном порядке руководителями данных подразделений. Оформляется этот документ на бланке предприятия.

Номенклатура дел бухгалтерии является именно той составляющей частью общей номенклатуры, что подлежит утверждению руководителем предприятия. Формируется рассматриваемый документ в течение последнего квартала текущего года.

А согласованная с архивариусом номенклатура дел подлежит уточнению в самом конце каждого года с обязательным утверждением вводимых изменений руководителем предприятия. Введение ее в действие осуществляется с первого января следующего года.

Номенклатура подлежит составлению на базе изучения содержания и состава документов, которые имеют место в деятельности предприятия. При ее составлении необходимо руководствоваться положением о предприятии или уставом, соответствующими положениями о его структурных подразделениях, номенклатурой предыдущего года, штатным расписанием, типовыми и ведомственными документами с обязательным указанием сроков их хранения.