Удержания из заработной платы являются распространенной практикой при расчетах с персоналом. Работодатели часто производят различные удержания из зарплаты сотрудников в соответствии с трудовым законодательством и по заявлениям работников.
Рассмотрим основные виды удержаний из заработной платы и соответствующие им бухгалтерские проводки.
Налог на доходы физических лиц
НДФЛ является обязательным удержанием из заработной платы работника. Ставка НДФЛ составляет 13% от суммы дохода работника, превышающей налоговый вычет. При этом налоговый вычет в 2023 году составляет 5 000 рублей.
Бухгалтерская проводка:
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 68.1 "Расчеты по налогам и сборам" - на сумму НДФЛ
Удержания по исполнительным листам
Исполнительный лист является основанием для удержания денежных средств из заработной платы должника. Удержания производятся до полного погашения задолженности согласно исполнительному листу.
Бухгалтерская проводка:
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 76.5 "Расчеты по претензиям" - на сумму удержания по исполнительному листу
Удержание алиментов
Алименты удерживаются из заработной платы должника на основании исполнительного листа или по заявлению работника. Размер удержания алиментов может составлять до 50% от заработка работника.
Бухгалтерская проводка:
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 76.5 "Расчеты по претензиям" - на сумму удержанных алиментов
Возмещение материального ущерба
При причинении работником материального ущерба работодателю, ущерб может быть возмещен путем удержания из заработной платы. Удержания производятся с согласия работника.
Бухгалтерская проводка:
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" - на сумму удержания
Профсоюзные взносы
По заявлению работника может производиться удержание профсоюзных взносов. Размер взноса устанавливается профсоюзной организацией.
Бухгалтерская проводка:
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 76.4 "Расчеты с прочими кредиторами" - на сумму профсоюзных взносов
Таким образом, удержания из заработной платы отражаются в бухгалтерском и налоговом учете соответствующими проводками по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счетов учета расчетов.
Особенности удержания НДФЛ
При исчислении НДФЛ следует учитывать, что налоговая база определяется отдельно для каждого вида доходов работника. К таким доходам относятся оклад, премии, материальная помощь, оплата отпуска и др.
Также при расчете НДФЛ необходимо принимать во внимание налоговые вычеты, на которые работник имеет право. Это стандартные, социальные, имущественные и профессиональные вычеты.
Порядок удержания алиментов
При удержании алиментов следует придерживаться следующего порядка:
- Получить исполнительный лист или заявление работника на удержание алиментов.
- Определить размер удержания с учетом ограничения 50% от заработной платы.
- Производить ежемесячное удержание до полного погашения задолженности.
- Перечислять удержанные суммы алиментов получателю.
Важно соблюдать сроки удержания и перечисления алиментов, установленные в исполнительном листе.
Возмещение неотработанного аванса
Если сотрудник получил аванс, а затем был уволен, не отработав аванс, у работодателя возникает право удержать неотработанную часть аванса из расчета заработной платы при увольнении.
Бухгалтерская проводка:
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - на сумму неотработанного аванса
Удержание излишне выплаченной зарплаты
Если работнику была ошибочно начислена и выплачена завышенная заработная плата, работодатель имеет право удержать излишне выплаченные суммы. Такие удержания производятся с согласия работника.
Бухгалтерская проводка аналогична возмещению неотработанного аванса.
Удержание подоходного налога по договорам ГПХ
По договорам гражданско-правового характера работодатель выступает налоговым агентом и обязан удержать НДФЛ в размере 13% при выплате вознаграждения физическому лицу.
Бухгалтерская проводка:
Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 68.1 "Расчеты по налогам и сборам" - на сумму НДФЛ
Оформление документов на удержание
Для обоснования удержаний из заработной платы необходимо оформить соответствующие первичные документы:
- При удержании НДФЛ - расчетно-платежная ведомость.
- При удержании алиментов - исполнительный лист и заявление работника.
- При удержании по исполнительному листу - копия исполнительного листа.
- При возмещении материального ущерба - акт о нанесении ущерба.
- При удержании профсоюзных взносов - заявление работника.
На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие удержания.
Учет удержаний в 1С
В программе 1С:Бухгалтерия удержания из зарплаты учитываются с помощью документа "Удержания из заработной платы". В нем выбирается вид удержания и указывается сумма.
Также можно настроить автоматический расчет удержаний в зарплатном модуле 1С.
Налоговый учет удержаний
В налоговом учете удержанный НДФЛ отражается по кредиту счета 68.1 "Налог на доходы физических лиц". Сумма удержанного НДФЛ перечисляется в бюджет и служит уменьшением налогового обязательства по НДФЛ.
Остальные удержания в целях налогообложения прибыли не учитываются.
Аналитический учет удержаний
Для контроля расчетов по удержаниям следует вести аналитический учет по счетам:
- 68.1 "Расчеты по налогам и сборам" - по видам налогов.
- 76.5 "Расчеты по претензиям" - по каждому исполнительному листу.
- 76.4 "Расчеты с прочими кредиторами" - по каждой профсоюзной организации.
Аналитика позволяет отслеживать состояние расчетов по каждому виду удержаний.
Заявления работников об удержаниях
Работники могут подавать следующие заявления по удержаниям:
- Об удержании алиментов.
- Об удержании профсоюзных взносов.
- О ежемесячном перечислении заработной платы на банковскую карту (зарплатный проект).
Образец заявления об удержаниях из зарплаты должен быть приложен к учетной политике организации.
Порядок оформления удержаний
Чтобы грамотно оформить удержания из заработной платы, рекомендуется придерживаться следующих шагов:
- Получить документы, подтверждающие правомочность удержания (исполнительный лист, заявление работника и т.д.).
- Рассчитать допустимый размер удержания с учетом ограничений по законодательству.
- Подготовить приказ о произведении удержания из заработной платы работника с указанием суммы и периода.
- Уведомить работника о предстоящем удержании под роспись.
- Отразить удержание в расчетно-платежной ведомости работника.
Соблюдение этого порядка позволит избежать ошибок и претензий со стороны работников.
Ответственность за неправомерные удержания
Работодатель несет ответственность за неправомерное удержание денежных средств из заработной платы работника. Такие действия могут повлечь административную или уголовную ответственность.
К неправомерным удержаниям относятся:
- Удержания, не предусмотренные ТК РФ.
- Удержания сверх допустимого размера.
- Удержания без надлежащего оформления.
В случае неправомерного удержания работодатель обязан возместить причиненный работнику ущерб.
Налоговые риски при удержаниях
Неправильный порядок удержания НДФЛ может привести к доначислению налогов и штрафов. Чтобы этого избежать, следует:
- Правильно определять налоговую базу с учетом вычетов.
- Соблюдать предельный размер удержания НДФЛ.
- Своевременно перечислять удержанный налог.
Автоматизация учета удержаний в 1С
В 1С можно настроить автоматический расчет удержаний из заработной платы. Для этого используются:
- Регистр начисления удержаний.
- Обработки расчета удержаний.
- Отчеты по удержаниям.
Автоматизация позволяет минимизировать ручной труд бухгалтера.
Особенности учета удержаний в бюджетных организациях
В бюджетных учреждениях применяются следующие особенности учета удержаний:
- Используется счет 302 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда".
- Удержанный НДФЛ является доходом бюджета.
- Ограничения по перечню удержаний.
Бюджетным организациям следует учитывать эти особенности при оформлении удержаний из зарплаты.
Оспаривание удержаний работником
Работник имеет право оспорить удержания из заработной платы, если считает их неправомерными или завышенными.
Для этого работнику необходимо обратиться с письменным заявлением к работодателю, изложив свои доводы против удержания и потребовав возврата удержанных сумм.
Если работодатель отказывает в возврате, работник может обжаловать удержания в суде в порядке индивидуального трудового спора.
Спорные ситуации при удержании НДФЛ
Часто возникают споры в следующих ситуациях:
- Неправильное применение вычетов по НДФЛ.
- Удержание НДФЛ с сумм, не подлежащих обложению.
- Неправильный расчет налоговой базы.
В таких случаях работник может обжаловать неправомерное удержание НДФЛ и потребовать перерасчета.
Взаимодействие с налоговыми органами
При оспаривании удержаний налоговые органы могут провести камеральную или выездную налоговую проверку обоснованности произведенных работодателем удержаний.
По результатам проверки выносится решение о правомерности удержаний, которое может быть обжаловано работником или работодателем.
Внесудебное урегулирование споров
До обращения в суд стороны могут урегулировать спор по удержаниям внесудебным путем, например, через претензионный порядок или переговоры.
Это позволяет оперативно решить проблему и избежать судебных издержек.
Судебная практика по спорам об удержаниях
Анализ судебной практики показывает, что чаще всего суды признают обоснованными требования работников в случаях:
- Неправомерных удержаний без оснований.
- Удержаний сверх допустимого размера.
- Удержаний по не надлежаще оформленным документам.
Поэтому работодателям следует тщательно соблюдать законодательство при осуществлении удержаний из зарплаты.
Минимизация рисков при удержаниях
Чтобы минимизировать риски при проведении удержаний из заработной платы, рекомендуется:
- Тщательно проверять основания и правомерность удержаний.
- Контролировать соблюдение размеров и очередности удержаний.
- Правильно определять налоговую базу для исчисления НДФЛ.
- Согласовывать с работниками добровольные удержания.
- Оформлять все удержания надлежащими документами.
Внутренний контроль удержаний
Для минимизации ошибок целесообразно организовать внутренний контроль удержаний:
- Проверка первичных документов и расчетов.
- Согласование удержаний с юристом.
- Выборочная проверка отдельных удержаний.
- Анализ жалоб и споров по удержаниям.
Автоматизация контроля в 1С
В 1С можно настроить автоматические проверки при проведении удержаний:
- Контроль обоснованности удержаний.
- Соответствие удержаний ограничениям по суммам.
- Корректность расчета НДФЛ.
Это позволит снизить риск ошибок.
Необходимо проводить обучение сотрудников бухгалтерии и отдела кадров правилам оформления удержаний, расчета налоговой базы для НДФЛ. Это поможет избежать типовых ошибок. Нужно регулярно следить за законодательной базой касательно всех пунктов бухгалтерского учета.
Правовая экспертиза документов
Сложные удержания, например по исполнительным листам, целесообразно согласовывать с юристом, чтобы убедиться в их правомерности и минимизировать правовые риски для компании. Доверяться в этом интернету и советам на словах не стоит.
Разъяснение порядка удержаний работникам
Работодателю следует доводить до сведения работников порядок удержаний из заработной платы и разъяснять права и обязанности сторон. Это поможет избежать недопонимания и конфликтов.
