Кассовая книга является одним из основных документов бухгалтерского учета в организациях и индивидуальных предпринимателей. Она предназначена для учета движения наличных денежных средств. Ведение кассовой книги обязательно для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, работающих с наличными деньгами.
Кассовая книга ведется по унифицированной форме, утвержденной уполномоченным федеральным органом. В настоящее время действует форма кассовой книги, утвержденная приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. No 52н. Этой формой следует руководствоваться при оформлении кассовой книги.
Порядок ведения кассовой книги
Кассовая книга ведется в одном экземпляре с пронумерованными страницами, прошнуровывается и подписывается руководителем организации. Все записи в кассовой книге производятся чернилами или шариковой ручкой четко и аккуратно. Исправления не допускаются.
В кассовую книгу заносятся все операции по движению наличных денег из кассы предприятия со всеми реквизитами, предусмотренными установленной формой. Каждая операция отражается отдельной строкой.
Записи в кассовой книге производятся по мере совершения операций, но не позднее следующего дня. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги по приходу и расходу за день и заносит их в кассовую книгу.
Лист кассовой книги
Лист кассовой книги имеет следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа (кассовая книга)
- Наименование организации
- Номер листа кассовой книги
- Период, за который составлен лист кассовой книги (месяц, квартал, год)
В листе кассовой книги предусмотрены следующие графы для записей:
- порядковый номер записи
- дата совершения операции
- документ, на основании которого совершена операция
- содержание операции
- сумма поступлений
- сумма выдач
- фамилия и подпись кассира, совершившего операцию
В конце листа подводятся итоги оборотов за месяц по приходу и расходу.
Образец заполнения кассовой книги
Рассмотрим образец заполнения листа кассовой книги.
В графе 1 проставляются порядковые номера операций. Нумерация операций в кассовой книге ведется в пределах календарного года.
В графе 2 указывается дата совершения кассовой операции в формате дд.мм.гггг.
В графе 3 отражается номер и дата оформления документа, на основании которого произведена операция по кассе (приходный или расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.п.).
В графе 4 приводится краткое содержание кассовой операции (выдача или получение наличных денег, сдача выручки и т.д.).
В графах 5 и 6 указываются суммы прихода или расхода наличных денежных средств.
В графе 7 расписывается кассир, проводивший данную операцию.
Ниже приведем пример заполнения листа кассовой книги за январь 2023 года.
| No п/п | Дата | Документ | Содержание операции | Приход | Расход | Подпись кассира |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 05.01.2023 | ПКО No 1 от 05.01.2023 | Получено под отчет Петровым И.И. на хозяйственные расходы | 5 000 | Сидорова | |
| 2 | 10.01.2023 | ПКО No 2 от 10.01.2023 | Выдано из кассы на выплату заработной платы по ведомости No 1 за январь | 320 000 | Сидорова | |
| 3 | 15.01.2023 | РКО No 1 от 15.01.2023 | Внесен выручка за первую половину января | 1 500 000 | Сидорова | |
| Итого за январь | 1 505 000 | 320 000 | ||||
Таким образом, кассовая книга является важным первичным документом по учету движения наличных денежных средств. Правильное ее ведение позволяет контролировать операции с наличностью и обеспечивает достоверность бухгалтерского учета.
Для ведения кассовой книги организации обычно выделяют отдельного работника - кассира, на которого возлагается полная материальная ответственность за сохранность денежных средств в кассе. Кассир обязан принимать и выдавать наличные деньги, вести учет кассовых операций, соблюдать порядок хранения наличности.
Обязанности кассира
Основные обязанности кассира:
- Получать и выдавать наличные деньги по приходным и расходным кассовым ордерам, оформленным должным образом.
- Проверять наличие подписей руководителя и главного бухгалтера на кассовых документах.
- Вести кассовую книгу, своевременно записывая кассовые операции.
- Ежедневно подсчитывать итоги операций и остатки наличных денег.
- Сдавать в бухгалтерию отчеты по движению наличности.
- Обеспечивать правильное хранение и расходование денежных средств в кассе.
Кассир несет ответственность за сохранность всех денег и ценностей, находящихся в кассе. Поэтому к выполнению обязанностей кассира предъявляются повышенные требования в отношении честности и аккуратности.
Требования к кассиру
Кассир должен:
- Иметь среднее профессиональное или высшее экономическое образование.
- Обладать высокими моральными качествами и чувством ответственности.
- Знать порядок ведения кассовых операций.
- Уметь правильно и аккуратно заполнять кассовые документы.
- Быть внимательным, собранным, скрупулезно подходить к работе с деньгами.
Кроме того, кассир должен ежегодно проходить обучение и аттестацию. Это позволяет поддерживать его квалификацию и знания в актуальном состоянии.
Правила работы кассира
При работе с денежной наличностью кассиру следует:
- Принимать и выдавать денежные средства только по приходным и расходным кассовым ордерам в пределах установленных лимитов.
- Пересчитывать получаемые и выдаваемые деньги, проверяя их подлинность.
- Вести кассовую книгу своевременно и аккуратно, без помарок и исправлений.
- Ежедневно подсчитывать остаток денег в кассе и сверять с записями в кассовой книге.
- Хранить наличные деньги, денежные документы и кассовую книгу в несгораемом сейфе в специально оборудованном помещении.
- Не оставлять кассу без присмотра в рабочее время.
- Не допускать в кассу посторонних лиц.
- Сообщать руководству о всех случаях нарушения кассовой дисциплины.
Соблюдение кассиром установленных правил обеспечивает сохранность денежных средств и позволяет избежать кассовых недостач и хищений.
Автоматизация учета кассовых операций
Для упрощения учета кассовых операций может использоваться автоматизированная система. Например, в "1С:Бухгалтерии" реализован функционал по ведению кассовой книги.
Основные возможности автоматизации:
- Ввод кассовых ордеров по приходу и расходу.
- Автоматическое отражение кассовых операций в кассовой книге.
- Контроль превышения лимитов остатков.
- Формирование оборотной ведомости по кассе и кассовой книги.
Использование автоматизированных систем позволяет сократить рутинную работу кассира и минимизировать ошибки при ведении учета движения наличности.
Помимо ведения кассовой книги, кассир выполняет и другие операции с наличными денежными средствами в соответствии с установленным в организации порядком кассовой работы.
Получение наличных денег в банке
Для осуществления расчетов наличными деньгами организации периодически получают их в банке. Кассир на основании денежного чека и доверенности получает в кассе банка необходимую сумму наличных и доставляет в кассу организации.
Полученные наличные деньги кассир пересчитывает, проверяет на подлинность и оприходует в кассу по приходному кассовому ордеру. Запись о получении наличных отражается в кассовой книге.
Сдача выручки в банк
Наличные деньги, полученные организацией в качестве выручки от реализации товаров, работ, услуг, регулярно сдаются в банк. Кассир пересчитывает выручку, проверяет купюры на подлинность и упаковывает в спецпакеты для сдачи в банк.
На основании объявления на взнос наличными кассир сдает деньги в банк и получает приходный кассовый ордер, который прилагается к корешку сдачи. Сдача наличной выручки отражается в кассовой книге.
Расчеты с подотчетными лицами
Кассир осуществляет выдачу наличных денег под отчет сотрудникам на различные хозяйственные расходы. На основании авансового отчета кассир выдает подотчетному лицу необходимую сумму и отражает ее в кассовом расходном ордере и кассовой книге.
При возврате подотчетным лицом неиспользованного аванса или остатка кассир принимает наличные, оформляет приходный кассовый ордер и записывает поступление в кассу в кассовую книгу.
Оформление командировочных расходов
Кассир выдает работникам, направляемым в командировку, наличные деньги на оплату командировочных расходов. Выдача отражается в кассовом ордере и кассовой книге.
После возвращения из командировки работник отчитывается перед кассиром о потраченных суммах. Неиспользованные наличные средства возвращаются в кассу с оформлением соответствующих документов.
Контроль кассовых операций
Главный бухгалтер организации осуществляет контроль правильности ведения кассовых операций. Периодически проводятся внезапные ревизии кассы, при которых проверяется фактическое наличие денежных средств и их соответствие данным учета.
Кроме того, кассир ежемесячно отчитывается перед главным бухгалтером о проведенных за месяц операциях путем представления отчета кассира.
Помимо ежедневного ведения кассовых операций, в обязанности кассира входит правильное оформление и хранение кассовых документов.
Оформление кассовых документов
К кассовым документам относятся:
- Приходные кассовые ордера;
- Расходные кассовые ордера;
- Объявления на взнос наличными;
- Денежные чеки;
- Квитанции приходного кассового ордера.
Кассир заполняет кассовые ордера в момент совершения операций. В них указываются реквизиты, сумма, подписи. Объявления на взнос наличными заполняются при сдаче выручки.
Все документы должны быть заполнены грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений. Кассир несет ответственность за правильное оформление кассовых документов.
Хранение кассовых документов
Оформленные кассовые документы хранятся в сейфе вместе с наличными деньгами. После окончания рабочего дня кассир убирает документы в сейф.
По истечении месяца кассовые документы передаются в бухгалтерию, где хранятся в течение 5 лет. Затем документы переносятся в архив, срок хранения в котором составляет не менее 75 лет.
Таким образом обеспечивается не только сохранность, но и доступность кассовых документов для проверки в течение длительного периода.
Отчетность кассира
В целях контроля кассир ежедневно сдает в бухгалтерию отчеты о кассовых оборотах за день. Ежемесячно до 3-го числа кассир составляет и сдает в бухгалтерию отчет кассира о движении наличных денег.
К отчету кассира прилагаются приходные и расходные кассовые документы, копия кассовой книги, реестры чеков и объявлений на взнос наличными.
Соблюдение кассовой дисциплины и отчетности позволяет организовать надлежащий контроль кассовых операций в организации. Теперь вы знаете, что кассовая книга ведется в одном экземпляре с пронумерованными страницами, прошнуровывается и подписывается руководителем организации. Все записи в кассовой книге производятся чернилами или шариковой ручкой четко и аккуратно. Исправления не допускаются.
В кассовую книгу заносятся все операции по движению наличных денег из кассы предприятия со всеми реквизитами, предусмотренными установленной формой. Каждая операция отражается отдельной строкой.
Записи в кассовой книге производятся по мере совершения операций, но не позднее следующего дня. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги по приходу и расходу за день и заносит их в кассовую книгу.
