Со времен Советского Союза считается, что жаловаться низко, стыдно и неприлично. Однако когда напрямую нарушаются права потребителей, появляются претензии к качеству обслуживания или просто хочется что-то подсказать, чтобы улучшить сервис, без отзывов не обойтись. Книга жалоб и предложений – идеальный инструмент, который позволяет продавцу услуг услышать своих покупателей.
На каких предприятиях должна быть книга для жалоб?
Книжка для отзывов и предложений нужна для того, чтобы защищать права своих клиентов. Согласно закону о правах потребителей, книга жалоб и предложений должна в обязательном порядке присутствовать:
- в розничных магазинах;
- в кафе и ресторанах (местах общественного питания);
- в автосервисах (бытовое обслуживание);
- в аптеках;
- в больницах и поликлиниках;
- в парикмахерских и салонах красоты;
- в музеях;
- в участковых пунктах полиции;
- на вокзалах и в аэропортах;
- в отделениях ЖКХ;
- на почте;
- в банках;
- в санаториях и детских лагерях.
То есть везде, где одни люди оказывают услуги другим, должна быть книга жалоб и предложений. Отзывы в ней могут писать все желающие, вне зависимости от пола и социального положения.
Права потребителя
Покупатель должен понимать, что некачественное обслуживание, хамство продавца, продажа испорченного товара не должны оставаться безнаказанными. При этом написать положительный или отрицательный отзыв может любой человек. Жалобная книга выдается по первому же требованию потребителя. При этом продавец не имеет права просить предоставить документы жалобщика. Причину требования книги отзывов покупатель также не обязан проговаривать.
С другой стороны, работник должен предоставить не только саму книгу, но также:
- ручку;
- стол;
- стул.
На жалобу администрация должна отреагировать в течение 14 дней. Стоит учесть, что если продавец уверяет, что такой книги нет (потеряли, еще не завели) – это серьезное нарушение, за которое предприятие может получить крупный штраф. Сама тетрадь для предложений может выглядеть как угодно: в виде записной книжки, большого блокнота, общей тетрадки, главное, чтобы в ней была проставлена особая сургучовая печать и пронумерованы страницы. Иначе есть вероятность, что претензию руководство не увидит.
Что должен знать руководитель?
Хорошо, когда потребители знают свои права. Еще лучше, когда свои обязанности знают руководители. Чтобы неприятных ситуаций с недовольными покупателями было меньше, а с российским законодательством вообще не было, каждому директору на его предприятии нужна книга жалоб и предложений. Инструкция, показывающая, как грамотно завести блокнот для отзывов, представлена ниже:
- Лучше приобрести готовую книжку в спецмагазине. Это достаточно серьезный документ, внешний вид которого напрямую влияет на имидж компании.
- На каждой странице нужно проставить номер (в нижнем или верхнем правом углу).
- Книжку обязательно следует прошнуровать, а саму шнуровку опломбировать. На стыке пломбы и книги нужно поставить печать (если ее нет, можно поставить свою подпись). Это делается для того, чтобы невозможно было незаметно вскрыть пломбу.
В настоящее время заверять книгу отзывов и предложений не надо. Однако стоит иметь в виду, что оформлять документ нужно согласно местным законам. Если в регионе нет принятых нормативных актов касательно жалобных книг, рекомендуется пользоваться приказом Министерства торговли №346 от 1973 года.
О чем пишут клиенты?
Конечно, не всегда администрация и руководство читают только отрицательные отзывы. Порой клиенты с радостью делятся в блокноте приятными впечатлениями. В целом книга жалоб и предложений фиксирует:
- Нарушения в сфере обслуживания. Например, хамство, отказ принимать некачественный товар обратно.
- Злоупотребление полномочиями может включать в себя продажу «из-под прилавка» или завышение цен в своих интересах.
- Положительные отзывы о работниках и товарах. Когда услуга полностью удовлетворила клиента.
- Предложения для улучшения качества работы.
Руководителю это дает возможность посмотреть на свой бизнес со стороны, улучшить его. Для клиентов это шанс быть услышанными.
Как должна быть оформлена книга предложений?
Несмотря на то что «отзовиком» может стать любая тетрадка, законодательство РФ предписывает руководителям соблюдать правильное оформление. Книга жалоб и предложений, согласно Постановлению Правительства №55, должна:
- иметь номер на каждой странице (чтобы нельзя было незаметно вырвать страницу с нелицеприятными замечаниями);
- быть прошнурованной;
- в книге должна стоять печать и подпись руководителя;
- первая страница обязана содержать юридические или физические данные предприятия;
- обязательно в книге присутствие понятной инструкции по ее заполнению (при этом один лист предназначен для отзыва, а второй – для ответа на него);
- потребитель должен найти в блокноте адреса и телефоны регулирующих органов (например, Роспотребнадзора).
Важно не упускать ни один из этих пунктов, особенно при оформлении книги самостоятельно.
Что должно насторожить?
Культура и искусство не смогли пройти мимо такого яркого явления, как жалобная книга. У Чехова на эту тему есть коротенький юмористический рассказ, осмеивающий невежественных потребителей. В советское время часто смешные выписки из книги публиковали в журнале «Крокодил». Тогда же сняли известный фильм: «Дайте жалобную книгу».
Вот только обиженному потребителю часто не до смеха, особенно когда ему отказывают выдавать книгу отзывов. Что должно насторожить клиента:
- отказ выдавать по надуманным причинам («уже закрываемся», «вы не видите, у нас обед», «книга на проверке у директора»);
- предоставление пустой тетрадки или копии книги жалоб и предложений.
Оба этих примера – административное нарушение. Во втором случае речь идет о намеренном обмане потребителя. Ответственность, скорей всего, будет нести продавец по ст. 14.15 КоАП РФ. Руководитель или администратор должен внимательно следить за последующими после жалоб отзывами. Часто сами работники пишут похвалу после претензий, чтобы «нейтрализовать негатив». Это недопустимо.
Где искать книгу отзывов?
В целом книга жалоб и предложений должна находиться в свободном доступе. Например, в торговом зале. Чтобы клиент сам мог ее найти. Если это магазин на несколько отделов, то «отзовик» должен быть в каждом из них. Опять же, если это кафе или ресторан, у которого два и больше залов, то каждый из них должен иметь собственную книгу предложений.
Чаще всего потребитель может найти документ в «Уголке покупателя», недалеко от выхода. Если клиент сам не может обнаружить блокнот для записей, работник обязан его предоставить. Как уже говорилось выше, потребителю, помимо книги, нужно дать стул, поверхность для письма и сами письменные принадлежности.
Как правильно жаловаться?
Итак, неоднозначная ситуация произошла, на руках книга жалоб и предложений. Образец по заполнению продавцы дать не могут (его попросту не существует). Как же правильно пожаловаться, чтобы претензию услышали и приняли меры?
Алгоритм действий:
- на первой чистой после записей странице нужно поставить текущую дату;
- следует от своего имени написать претензию;
- необходимо оставить свои контактные данные и расписаться (на анонимные жалобы администрация отвечать не обязана).
Несмотря на то что претензии пишутся в свободной форме, стоит соблюдать негласные правила их оформления. Специалисты рекомендуют:
- Придерживаться официально-делового стиля.
- Избегать оскорблений и ненормативной лексики в адрес продавцов.
- Не стоит отходить от темы в пространные рассуждения, затягивать текст жалобы, а также, напротив, писать слишком краткие отзывы («товар некачественный», «продавец грубый»).
- Желательно знать, какой именно закон нарушил работник предприятия.
При соблюдении данной инструкции велика вероятность, что проблему решит администрация, которой поможет книга жалоб и предложений. Пример претензии может выглядеть следующим образом:
«10.11.2016 год.
При покупке молочной продукции я обнаружил присутствие на полках просроченного товара. В том числе испорченный творог, срок годности которого истек 05.11.2016 года. Прошу принять меры.
Антон Иванов, подпись, телефон, адрес (электронный, фактический)».
Также можно в отзыве указать, что если администрация на него не ответит, то вы обратитесь в вышестоящие органы.
Как рассматривают претензии?
После составления претензии работник должен сообщить об инциденте администрации предприятия. Лучше всего сразу предоставить объяснительную со своей стороны. Жалоба рассматривается директором исключительно в присутствии работника, на которого ее написали.
В течение двух дней руководитель должен разобраться в ситуации, принять меры и не позднее чем через пять дней отправить письменный ответ заявителю. Также в самой книге предложений должен появиться ответ от администрации. Копии письменных ответов должны храниться на предприятии в течение календарного года. Если пяти дней объективно не хватает для решения проблемы, то срок рассмотрения может быть увеличен до 14. Однако заявитель об этом должен быть предупрежден письменно.
Ответ на претензию является обязательным, однако в настоящее время его отсутствие не считается административным нарушением. И наказаний, соответственно, не предусмотрено. Однако могут возникнуть проблемы с вышестоящими органами.
Грамотный контроль
Если потребитель приходит через две недели и видит, что на его отзыв ничего не ответили, нет смысла писать новую претензию. Скорей всего, до руководства так и не дошла книга жалоб и предложений. Фото заявления с датой и подписью может послужить косвенным доказательством бездействия для вышестоящих органов.
Куда может обратиться потребитель в таком случае:
- в Роспотребнадзор;
- в Департамент потребления и услуг;
- в Госторгинспекцию.
Лучше написать сразу в несколько инстанций. Для быстрого реагирования рекомендуется отправить заказное письмо или передать лично. Писать жалобу нужно в двух экземплярах (один оставить у себя).
Конечно, можно никак не реагировать на грубость, просроченные товары, завышенные цены и другие нарушения, но тогда никто не станет защищать права потребителей. И покупатель останется прав только у себя в голове.
