Только в том случае можно рассчитывать на прибыльную работу компании, когда производственные линии и цеха в любой момент времени в достаточной степени обеспечены сырьем, а отдел реализации – готовой продукцией. Избежать простоев удастся, если грамотно подойти к планированию склада на предприятии. Этот вопрос рассматривают несколько областей логистики, задача изучается довольно подробно, благодаря чему при тщательной оценке вопроса можно создать образцовый склад, исключающий простои. Надо сказать, планирование склада присуще всем современным успешным компаниям.
Особенности планирования работы склада
Тщательное планирование склада предполагает учет всех аспектов деятельности помещения. Особенное внимание уделяют временным промежуткам, отводимым на различные операции. Именно тщательная работа со временем позволяет через планирование производства на склад поставлять все необходимые позиции, отгружать с него товары не только эффективно, но и достаточно гибко. При этом берутся в работу все имеющиеся во внутренней информационной системе заказы. При корректном планировании склада отгрузка и принятие позиций занимают достаточно мало времени, благодаря чему соблюдаются установленные заранее стандарты.
Главная цель, которую преследует планирование склада запчастей, продуктов, эксклюзивной керамики, чего угодно, – это превращение организации в сильного конкурента на рынке, что достигается через эффективную деятельность, приносящую выгоду экономическому субъекту.
С чего начинаем?
Вне зависимости от того, предстоит ли планирование склада оптового предприятия или нужно работать только с точками хранения для розничных компаний, подход имеет общие стандарты. Начинается все с оценки:
- оборачиваемости;
- уровня сервиса;
- себестоимости запасов;
- объема закупаемых позиций.
Кому доверить?
Как говорят профессионалы в области логистики, планирование расположения операционных и подсобных помещений складов лучше доверить специально сформированной для этой задачи команде. Для этого кадровый отдел формирует проектную группу, а отдел документационного оборота обращает особенное внимание на рабочие процессы на предприятии, активные в данный момент, и документирует их.
Довольно часто аспекты пожарной безопасности при планировании склада вынуждают не просто пересмотреть планы относительно того, как расположить отделения внутри, но даже и вовсе реорганизовать склад. Кроме того, такая переработка позволяет рационализировать помещение, сделать его в большей степени соответствующим стандартам нашего времени и особенностям области деятельности организации. Широко распространена практика при планировании склада на лесозаводах, фабриках, иных производственных предприятиях обновления оборудования, машин и техники, применяемых в системе хранения. В последнее время самый частый вариант – установка автоматизированных систем, позволяющих снизить трудозатраты и уменьшить вероятность ошибок из-за человеческого фактора.
На что обратить внимание?
Начиная планирование склада готовой продукции, производственных запасов или других ресурсов, необходимо обратить внимание на ряд общих важных аспектов. В частности, рабочий процесс начинается с оценочного расчета, но постепенно рабочая группа прорабатывает все более мелкие детали, благодаря чему планирование охватывает все рабочие моменты.
Необходимо основательно работать над планированием работы склада, не упуская из внимания никаких сколько-нибудь значимых аспектов. При этом результаты должны быть такими, чтобы в конце работ их можно было воплотить в жизнь без особого труда. Чтобы подобное планирование в деталях отражало реальное положение дел в компании, необходимо располагать актуальной полной информационной базой, отражающей все происходящее внутри нее.
По очереди и детально
Планирование работы склада – это тщательная оценка и просчет разнообразных вариантов организации помещения. Каждый из предложенных рабочей группой проектов оценивается выбранным экспертом и предоставляется на рассмотрение руководству компании. Это помогает определиться в пользу наиболее удачного решения.
Планирование логистического процесса на складе начинается внутри и постепенно «продвигается» наружу. Это означает, что сперва рабочая группа прорабатывает вопросы инвентаря, техники, технологических решений, применяемых в рамках складского помещения, проектирует перемещение потоков материальных запасов, и только затем подбирает такое здание, в котором все это удастся реализовать с минимальными затратами и максимальной эффективностью. Впрочем, на открытии нового здания планирование логистического процесса на складе не завершается. Необходимо ознакомить весь рабочий персонал с разработанной информационной системой, а также поддерживать рабочий процесс в режиме реального времени. Это означает, что из рабочей группы проектировщиков отбирают нескольких ответственных специалистов. Их задачей станет контроль операций в рамках склада, измерение количественных показателей работы и разработка вариантов усовершенствования реализованного проекта, а в перспективе – полная реорганизация с учетом меняющихся условий.
Проект: что и как?
Планирование склада всегда подразумевает детальную проработку проекта, что включает в себя:
- формулирование цели;
- аналитическую деятельность;
- разработку плана;
- реализацию задуманного;
- рабочий старт.
Планирование склада: все взаимосвязано
Процесс планирования обычно разбивают на несколько этапов, но учитывают взаимосвязи между ними. Это означает, что этапы не последовательны, а параллельны. Так, в один момент времени рабочая группа занимается вопросами хранения, перемещения материальных запасов, выбора помещения и технологий, машин. В то же время этапность нужна, чтобы достичь сбалансированности между перечисленными аспектами.
Все компоненты связаны между собой. Помня об этом при планировании склада, грамотные специалисты всегда контролируют, как отражается изменение одного аспекта на прочих. Наиболее эффективным подходом считают итерационный, когда формируется цикл последовательных действий, повторяемых каждый раз, как только меняется хотя бы один показатель.
Планирование: какое бывает?
Начинаются работы с предварительного планирования, в ходе которого создается приблизительная модель. Ее разрабатывают, ориентируясь на бюджетную смету, направление проекта. Данные, известные на этом этапе, позволяют формулировать решения, на которых основываются последующие действия. Но чем дальше, тем более точную информацию необходимо использовать.
Следующий этап – это прогнозирование объемов ресурсов, необходимых для корректной работы предприятия. Для этого нужно располагать бюджетной сметой и иметь довольно точное представление о направлении проекта. После этого можно приступать к детальному планированию.
Подробно и в мелочах
Когда рабочая группа доходит до шага детальной планировки, по принятым в логичестике стандартам она работает с выделением следующих этапов:
- подбор места для склада;
- планирование внутренних и внешних территорий;
- проработка помещений внутри;
- анализ потребности в технике, инвентаре;
- прогнозирование мощностей персонала, складов;
- планировка отдельных операций.
Как ничего не упустить
Для рабочей группы важно контролировать движение внутри проектируемого склада информации и материалов. Один из надежных способов не упустить ничего из внимания – документировать все бизнес-процессы, а также моделировать информационные потоки и все процессы внутри предприятия. Дополнительно можно проработать функциональные описания. Наиболее эффективно это при использовании специализированных баз данных.
При этом начинать работу с бухты-барахты не рекомендовано. По оценке профессионалов, предварительно необходимо составить бизнес-план в расчете не менее чем на пять лет, но многие ученые мирового уровня сходятся в том, что для более-менее стабильной фирмы план должен охватывать ближайшее десятилетие. При этом необходимо не просто учесть имеющиеся тенденции, но и спрогнозировать изменение спроса, направление совершенствования предприятия.
Тратим: много или мало?
В большинстве случаев планирование склада отнимает довольно мало финансов – не более 15 % от всех затрат, связанных с созданием нового склада, но обычно и того меньше. Но это не повод недооценивать его! Нужно помнить, что этап предварительного планирования – это время, когда рабочая команда собирает максимально возможный объем данных. Если не удается накопить нужного объема информации, это вскоре приведет к замедлению работ и возрастанию затрат, а также снизит эффективность работы ответственной за планирование группы.
Склады бывают разные
Говоря о планировании складских помещений, необходимо отметить, что таковые могут существенно отличаться друг от друга. Зависит это от ряда факторов. Торговые предприятия, к примеру, имеют разный уровень технического оснащения, отличаются организационными особенностями и подходом в области технологий. Это означает, что планируются такие помещения по-разному, то есть будет разумным ввести классификацию по группам.
Основные критерии:
- положение относительно материальных потоков;
- функции, возложенные на склад;
- ассортимент позиций;
- технические особенности;
- механизация;
- количество этажей;
- организационные управленческие формы;
- транспорт.
Теоретические аспекты
При планировании рабочая группа создает такой проект, в котором при точном воплощении товары находятся в наилучшей доступности относительно потребителя (покупателя). При этом план делится на две части: площадки, на которых хранятся запасы, а также площадки, отведенные для других целей. Считается, что наиболее рациональное соотношение этих участков – 2:1, то есть используемые для хранения участки должны быть в два раза больше предназначенных для вспомогательных задач.
Планируя склады, стараются применять только наиболее рациональные методы укладки, размещения запасов, при этом друг относительно друга позиции располагают таким образом, чтобы не оказывалось другого влияния и не произошло порчи из-за нежелательного соседства. Поблизости друг от друга стараются размещать такие товары, для перемещения которых можно использовать сходную технику.
Общетоварный склад
Именно его можно охарактеризовать как наиболее распространенный тип складов в торговых компаниях нашей страны (и не только). На таком складе присутствуют зоны:
- производственные, где преимущественно исполняются рабочие операции;
- вспомогательные, используемые для содержания контейнеров, паллет, тары;
- технические, где установлены разнообразные устройства, коммуникации. Сюда же относят кладовые, места работы ремонтников;
- административные, бытовые.
Особенности технологического процесса, безусловно, сильно влияют на то, какой будет структура, планировка территории для хранения. Уже на этапе проектирования рабочая группа формирует полный список необходимых конкретному складу помещений, а также выводит пропорциональное соотношение площадей друг к другу. При этом стремятся организовать рабочий процесс непрерывный, разделенный на не мешающие друг другу потоки.
Склад: как выбрать?
Выбирая помещение, многие решают вопрос довольно просто: прикидывают, какая площадь необходима, арендуют подходящее здание. Редко компании всерьез просчитывают будущее, особенно мелкие. Но нужно понимать: интересы фирмы могут измениться стремительно.
В последние годы все больше есть возможностей охватывать рынки сбыта, недоступные еще год или пару лет тому назад, но вместе с этим выросла конкуренция, изменились условия работы. Эти аспекты оказывают влияние на индустрию предоставления в аренду складских помещений. Поэтому фирма, не желающая потратить деньги зря, должна проанализировать будущее и лишь после этого принимать решение в пользу конкретного варианта.
Особенности вопроса
Первое, что достойно внимания в этом вопросе, – географическое положение заинтересовавшей территории. Вероятно, придётся транспортировать позиции между складами, если у компании будет несколько зданий, и эти расходы нужно учесть заранее. Чем дороже обходится логистика, тем выше предприятию придется сделать ценник, что в конечном счете может привести к тому, что потенциальный покупатель уйдет к конкуренту. Это – стимул сокращать связанные с логистикой траты.
А вот с производственными складами дело обстоит немногим проще. Обычно предприятие все склады обустраивает на территории завода, фабрики, что позволяет сократить расходы денег и времени на транспортировку позиций. Но актуальной остается проблема подбора оптимального размера. Самой сложной задачей считается планирование распределительного, снабженческого складов. В любом из вариантов рабочая группа прогнозирует расходы, связанные с рассматриваемой возможностью, доходы компании, вычисляет соотношение между ними, позволяющее понять, насколько этот склад будет выгоден для предприятия.
На что придется потратиться?
В первую очередь оценивают траты, связанные с транспортом. Эти вложения считаются первоначальными, сюда относят работу по созданию, ремонту дорог, покупке транспорта, возведению объектов для простоя, ремонта машин. Дополнительно к этой категории относят траты, связанные с отправкой, доставкой позиций.
Еще одна статья расходов, связанная с планированием склада и воплощение плана в реальность – это непосредственно строительство. Также заранее прогнозируются эксплуатационные траты. К этой группе вложений относят деньги, ушедшие на оборудование. Не стоит забывать о ремонте, коммунальных платежах, заработной плате. Оценка этих трат должна готовиться уже на этапе планирования.
Больше – лучше. Или нет?
В общем случае крупный склад выгоднее, нежели небольшой. Принято оценивать затраты на склад удельно: на тонну хранимого товара. Так как величина тем меньше, чем помещение крупнее, можно предположить, что большие склады всегда предпочтительнее малых. В то же время объединение нескольких расположенных в разных местах небольших складских помещений во владении компании в один большой склад спровоцирует рост транспортных расходов, так как доставка станет менее выгодной. А вот наличие небольших складов – это шаг к покупателю, так как расходы на перевозку снижаются, время доставки сокращается. С другой стороны, больше становятся траты, связанные с возведением объектов и их использованием (коммуникации, персонал).
Как найти золотую середину? Специалисты рекомендуют оценить следующие аспекты:
- плотность конкуренции;
- близость к покупателю;
- близость к поставщикам сырья;
- уровень жизни в регионе;
- возможность укомплектовать склады персоналом;
- планируемый уровень заработной платы;
- транспортные мощности;
- налогообложение;
- прибыль.
Дополнительно анализируют, будет ли потенциальный склад находиться вблизи от железной дороги, крупного города, уточняют стоимость земли, сложность получения разрешений. Внимательный анализ этих факторов помогает выявить, какой вариант более выгодный: создание одного большого склада или нескольких мелких.
