В процессе финансово-экономической деятельности организации осуществляют массу операций: производство товара, оказание услуг, расчеты с поставщиками и заказчиками, расчеты по налогам и сборам, другие операции, предусмотренные видами деятельности и законодательством. Обо всех этих операциях и их финансовых результатах организация должна отчитываться перед контролирующими органами, сдавать определенные отчеты в установленные сроки. Помимо отчетности перед налоговой службой и другими инстанциями, компании должны сообщать финансовые итоги своим акционерам и учредителям, компаньонам и даже некоторым дебиторам. Необходима отчетность и для внутреннего использования. Для всего этого существует внутренний контроль, для удобства осуществления которого используется карта внутреннего финансового контроля. Этой теме и посвящена данная статья. Из нее станет известно, что такое внутренний контроль, какой порядок его осуществления, а также для чего нужна карта внутреннего финансового контроля, ее составляющие, специфика и правила заполнения.
Что такое внутренний контроль
Внутренний контроль в организации осуществляется бухгалтерией либо самим директором, если организация маленькая и он взял роль главного бухгалтера на себя. Регламентирует порядок осуществления внутреннего финансового контроля Федеральный Закон №402 от 6 декабря 2011 года. Носит название Закон - "О бухгалтерском учете". О внутреннем контроле в нем говорится конкретно в 19 статье. В ней описан ряд ключевых требований к осуществляемому учету, необходимость его ведения для всех без исключения организаций, а также санкции для организаций, эти требования невыполняющих.
Каким должен быть внутренний контроль
Порядок осуществления внутреннего финансового контроля подразумевает исполнение нескольких принципов. Их соблюдение важно и для внутренних пользователей в организации, и для внешних проверяющих.
- Достоверность. Вся документация и отчетность должны соответствовать в полной мере осуществленным операциям. Отражены должны быть все фактически совершенные процессы, с реальной суммой и сроками.
- Полнота. Документы и отчетность должны содержать все данные, представляющие важность для заинтересованных лиц. Операции должны быть конкретизированы, при необходимости содержать разъясняющие комментарии.
- Нейтральность. В документации и отчетности не должны быть указаны интересы каких-либо лиц.
- Преемственность. Соблюдается иерархия документов и отчетов, последовательность отражения итоговых сумм, нарастающий итог за отчетные периоды. Все документы связаны между собой.
Пути осуществления
Все организации находятся в разных ситуациях. В некоторых работает всего один человек, являющийся и учредителем, и директором, и бухгалтером, и менеджером по продажам и закупкам в одном лице. В других, наоборот, огромный штат людей, каждый из которых занимается своим делом. В одном случае организации удобнее вести свои расчеты самостоятельно, в другом - у нее просто на это не хватает кадров. Исходя из этого, у компаний есть два возможных выхода из ситуации, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы.
- Самостоятельное ведение учета. Даже в организации с единственным работником есть возможность ведения учета самостоятельно. В этом случае бухгалтерией занимается сам директор. Это предполагает наличие у него знаний в сфере учета и отчетности, норм и положений по бухгалтерскому учету, делопроизводству и документообороту. На сегодняшний день есть онлайн-сервисы, которые очень сильно помогают в работе даже при наличии минимальных знаний в сфере. Можно взять в штат отдельного бухгалтера или даже целую бухгалтерию, в зависимости от нужд компании. В этом случае бухгалтеры устраиваются на работу в соответствии с требованиями Трудового Кодекса, им платится заработная плата и отчисления в специализированные фонды.
- Договор с аудиторской или консалтинговой сторонней организацией. В этом случае все обязанности по ведению бухгалтерского учета ложатся на плечи специалистов сторонней компании. Главная забота заказчика - вовремя оплачивать услуги. Не нужно искать кандидатов на должность бухгалтера, тестировать его и выбирать из массы соискателей, не нужно платить заработную плату и отчисления в социальные фонды. Но обычно цена консалтинговых услуг в разы выше, чем зарплата среднестатистического бухгалтера.
Субъекты и объекты внутреннего контроля
В процессе осуществления контроля можно выделить его субъекты и объекты. Субъекты - лица, осуществляющие действия, направленные на получение результата проверки, то есть собственники или должностные лица, на которых возложены данные обязательства. Существует несколько уровней субъектов:
- первый уровень - собственники или участники организации, выступающие инициаторами проверки в силу необходимости или по собственному решению;
- второй уровень - исполнители процесса контроля (члены проверяющей комиссии, либо сторонние аудиторы, на которых возложены данные обязательства в силу должности или договорных обязательств);
- третий уровень - сотрудники, в должностные обязанности которых входит осуществление контрольных функций;
- четвертый уровень - персонал, осуществляющий проверку из-за наступившей необходимости.
Объекты проверок - это предметы, на которые направлен контроль. В их качестве могут выступать ресурсы организации, системы охраны, кадры, финансовые результаты и другие составляющие экономической деятельности, вызывающие интерес у различных пользователей искомой информации.
Организация системы внутреннего контроля
Внутренний контроль обеспечивает информацией и уверенностью в организации сразу многих пользователей. Он должен быть устроен таким образом, чтобы удовлетворять интересы всех лиц, для которых важна информация о финансовом состоянии компании и ее положении на рынке. Для этого контроль должен касаться следующих составляющих деловой деятельности:
- полнота и достоверность информации, отраженной в бухгалтерском, налоговом и управленческом учетах, ее сопоставимость и преемственность;
- деятельность предприятия в целом и степень отражения ее в учетных документах;
- законность и эффективность использования денежных средств, имеющихся в распоряжении предприятия;
- надежность защиты коммерческих тайн;
- отношение руководства организации к выявляемым недостаткам, скорость и подход к их исправлению;
- оперативность передачи внутренней информации и отчетности к лицам, в должностные обязанности входит принятие управленческих решений.
Что такое карта внутреннего финансового контроля
К осуществлению внутреннего контроля необходимо подходить системно. Для того чтобы сделать процесс наиболее удобным, существует специальный документ - карта внутреннего финансового контроля. Если говорить простым языком - это план контрольных действий с указанием процедур и ответственных лиц (объектов и субъектов). Процесс документирования внутреннего контроля содержит целый ряд взаимосвязанных форм и отчетов. При этом следует учесть, что карта внутреннего финансового контроля для некоторых организаций является обязательной к составлению, для других - просто удобный инструмент, используемый по желанию.
Министерством Финансов разработана унифицированная форма карты внутреннего финансового контроля казенного учреждения. Пример подобной формы приведен в данном материале. Обязательна она для организаций, применяющих в своей деятельности бюджетные средства. То есть, казенные, государственные и муниципальные структуры.
Карта внутреннего финансового контроля на 2017 год: проверяемая информация
Во внутреннем контроле организаций, как коммерческого характера, так и государственного, важно затронуть все составляющие деловой деятельности. В картах внутреннего финансового контроля на 2017 год отражались следующие контрольные процедуры:
- Сверка остатков, указанных в документации и числящихся на счетах баланса бухгалтерского учета. Рассматриваются кассовые книги, банковские выписки, акты сверки с контрагентами, отчеты кассира, складские отчеты, то есть первичная документация.
- Сопоставление сумм, указанных в бухгалтерском балансе на начало года, годовом отчете за прошлый отчетный период, показатели Главной книги и суммы, отраженные в разделах бухгалтерского баланса на текущую дату.
- Инвентаризация материально-производственных запасов, ценностей, имущества.
- Контроль и сверка кредиторской и дебиторской задолженности.
- Проверка правильности ведение документооборота, соответствие оформления документов требованиям законодательства, учетной политики организации, плану счетов, прочим нормативным актам, касающимся сферы деятельности.
- Проверка наличия и правильного оформления первичной документации, на основании которой внесены данные в учет и отчетность.
Содержание карты внутреннего контроля
Порядок формирования карт внутреннего финансового контроля может различаться в компаниях в зависимости от правовой формы, особенностей работы, сферы деятельности. Но во всем разнообразии форм документа можно выделить реквизиты, общие дли них всех. Карта финансового контроля содержит следующую информацию:
- наименование документа;
- наименование организации, в которой принят и утвержден;
- период времени, на который утверждена карта;
- название объектов контроля;
- должностное лицо, которое несет ответственность за совершенную операцию, другими словами - исполнитель;
- должностное лицо, осуществляющее контроль за совершенными операциями - контролер;
- метод, с помощью которого осуществляется контроль (например, проверка оформления документа, сверка данных при инвентаризации с фактическими показателями);
- способ осуществления контроля (сплошной текущий контроль, сплошной последующий, выборочный текущий, выборочный последующий и другие);
- периодичность, с которой проводятся контрольные действия (в процессе формирования, до утверждения, до передачи документа, после совершения операций);
- наименование должности, дата составления карты внутреннего финансового контроля казенного учреждения, пример подписи, фамилия и инициалы контролера.
Что учитывается при разработке карты
Специфика карты внутреннего финансового контроля зависит от условий, в которых функционирует организация, ее формы собственности, ниши на рынке, обеспеченности трудовыми, материальными и финансовыми ресурсами и многих других факторов. Для государственных и муниципальных организаций установлены четкие образцы карт. Компании, принадлежащие частным лицам, могут разрабатывать данный документ самостоятельно для внутреннего пользования. При его составлении следует учитывать несколько важных моментов, а именно:
- актуальность разных типов, видов и форм проверок для определенной организации в конкретный момент деятельности;
- периодичность и частота проверок, при которых организация будет работать наиболее продуктивно;
- состояние организации, ее обеспеченность ресурсами, необходимыми для осуществления проверок (финансовыми, трудовыми, техническими, материальными, временными);
- равномерное распределение нагрузки при проведении проверки на действующих контролеров, так как излишняя трудовая активность порождает усталость, а та в свою очередь влечет за собой ошибки, пропуск важной информации из вида и другие неприятные последствия.
Дополнительные требования к картам контроля госсектора
Бюджетные операции для карты внутреннего финансового контроля - основа и повод для ее составления. В государственном секторе без этого документа не обойтись. Но если в коммерческих организациях к структуре карты можно подойти творчески и исходя из потребностей самой компании на данный момент времени, то с казенными предприятиями дело обстоит сложнее. Перед тем как подписать приказ об утверждении карты внутреннего финансового контроля для организации муниципального или государственного характера, необходимо удостовериться, что выполнены все требования к ее структуре и составу. Данные требования можно представить следующим списком:
- прозрачные в понимании направления проверок;
- отражение областей бизнеса, в которых проводятся проверки бюджетных операций;
- подробное описание алгоритмов, с помощью которых проводится проверка;
- четко установленные сроки проведения проверок, их соблюдение и подтверждение;
- границы, в пределах которых осуществляются контрольные мероприятия.
Для некоторых организаций государственного сектора предусмотрены обязательные планы проверок, выпущенные на уровне ведомства. Именно им компании должны неукоснительно следовать. Выпускаться эти инструкции могут на разных уровнях власти:
- Федеральные документы, положения и письма, согласованные с Министерством Финансов Российской Федерации и обязательные для исполнения на всей территории РФ.
- Региональные нормативно-правовые акты, положения, письма, постановления и требования, действующие на территории определенной области, округа или края. Для компаний, которые территориально располагаются в пределах этих границ, обязательны данные требования, предъявляемые к содержанию и структуре карт внутреннего финансового контроля. Образец заполнения при выпуске таких документов согласовывается с Росфиннадзором.
Уклонение от требований к проверкам или невыполнение постановлений могут привести организацию к серьезным санкциям, предусмотренным Кодексами РФ в зависимости от тяжести финансового преступления.
