Любые действия, которые совершают нотариусы, подлежат регистрации в специальном реестре под соответствующим номером. Этот номер указывается в удостоверительных надписях и на всех экземплярах оформляемого документа. Регистрация нотариусами своих действий – важнейший признак, отличающий нотариальную деятельность от любой другой. Ввиду специфичности работы этих лиц Министерство юстиции и Федеральная нотариальная палата совместно утвердили Правила нотариального делопроизводства. В статье рассмотрим основные из них.
Структура деятельности
Нотариальное делопроизводство включает в себя несколько направлений:
- Регистрацию действий нотариуса. Должностные лица обязаны строго соблюдать порядок ведения реестров.
- Совершение надписей, удостоверяющих юридические факты, составление нотариальных свидетельств.
- Ведение нотариального делопроизводства. Оно включает в себя оформление книг, журналов, нарядов и прочих юридически значимых документов. Эта деятельность регламентируется Инструкцией по нотариальному делопроизводству, утвержденной приказом Минюста РСФСР в 1976 г. Этот нормативный документ, несмотря на то, что был принят еще в советское время, сохраняет силу и применяется сегодня и частнопрактикующими, и государственными нотариусами.
Контроль за исполнением Правил нотариального делопроизводства государственными конторами возлагается на Минюст. Проверка частнопрактикующих нотариусов осуществляется этим же ведомством, но вместе с нотариальными палатами.
Особенности ведения реестров
Согласно Правилам нотариального делопроизводства, все реестры прошнуровываются, а их листы – нумеруются. Число листов заверяется подписью компетентного должностного лица органа юстиции по соответствующему нотариальному округу и скрепляется печатью. Количество страниц в реестрах частнопрактикующего нотариуса подписывается должностным лицом палаты, членом которой является нотариус, а также сотрудником ИФНС, расположенной по месту его деятельности.
С разрешения палаты или органа юстиции допускается вести несколько реестров. В таком случае каждый документ получает самостоятельный индекс. На документах номера указываются так: № 1-1, № 1-2, № 2-1 и пр. Первая цифра указывает на номер индекса, вторая является порядковым номером записи.
Если самостоятельные реестры предназначены для фиксации нотариальных действий определенного вида, к индексу должна быть прибавлена буква, указывающая на них. К примеру, № 1К используется для удостоверения верности копий, № 3И – для фиксации исполнительной надписи, № 4Н – регистрации св-во о наследстве. Номера на документах при этом будут выглядеть так: № 1К-1, № 3И-2, № 4Н-3 и пр.
Структура реестров
В документе присутствует 7 граф. Первая предназначена для указания порядкового номера нотариального действия. Нумерация начинается с нового года и ведется в течение него. В каждом следующем реестре она продолжается. Номер регистрации действия и календарное число, отраженное во 2-й графе, должны совпадать с данными, указанными на документах.
Перед оформлением должна быть установлена личность заявителя. В связи с этим в третьей графе фиксируются данные о лице и его месте жительства. От имени заявителя может действовать представитель. В таком случае в графе приводятся их Ф. И. О.
Перед удостоверением сделок и некоторых других юридических событий нотариусу надлежит проверить дееспособность обратившихся субъектов. Для этого необходим документ, удостоверяющий личность. Четвертая графа носит именно такое наименование. В ней отражаются реквизиты соответствующего документа, год рождения заявителя, чем подтверждается его дееспособность.
В пятой графе содержится описание нотариального действия. ФЗ "О нотариате" допускает ситуации, когда экземпляр оформленного документа остается в нотариальной конторе. В таких случаях его содержание в реестре можно не приводить, а коротко указать наименование. К примеру, в графе может указываться "Завещание", "Договор дарения" и пр.
В шестой графе фиксируется сумма госпошлины или тарифа, величина которого ей соответствует. При этом отдельно приводится размер отчисления за совершение юридически значимых действий и составление документов. Если для документа или заявителя законом предусмотрена возможность освобождения от выплаты госпошлины, соответствующие сведения должны содержаться в гр. 6. В таких ситуациях субъекты, которым выдаются документы, в седьмой графе указывают, что получили их бесплатно.
В соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, изменения и исправления в документах должны оговариваться нотариусом. Реестры надлежит вести аккуратно. Заштриховывание и подчистки не допускаются. Если были допущены ошибки в нумерации, составляется специальный акт, фиксирующий соответствующий факт. Он приобщается к реестру. Свободные строки в документе прочеркиваются. В реестре не должно оставаться пустых граф.
Документооборот в нотариальном делопроизводстве
Одним из основных документов, выдаваемых нотариусом, является свидетельство, удостоверяющее право на наследство. Оно подготавливается на чистом листе или специальном бланке. Печати и штампы нотариус использует при заверении свидетельств в соответствии с Инструкцией. Содержание документов излагается по формам, утвержденным Минюстом.
В свидетельстве, удостоверяющем право наследования, обязательно описывается состав имущества, приводится его оценка. Если к преемникам переходит недвижимость, указывается ее адрес. В случае наследования денежных вкладов их величина не приводится.
При наследовании имущества, в отношении которого были реализованы охранительные меры, в свидетельстве может присутствовать ссылка на опись, составленную нотариусом. При этом указывается дата описи и стоимость ценностей. Если в составе имущества присутствуют вещи, в отношении которых право собственности может возникнуть исключительно после госрегистрации, свидетельства на них выдаются отдельно или соответствующие объекты указываются обособленно.
При наследовании по завещанию несколькими преемниками конкретных ценностей в нотариальном документе указываются предметы, переходящие к каждому лицу, и их оценка. Надо сказать, что в современной практике одно свидетельство на несколько наследников практически не выдается. При этом не имеет значения, как именно осуществляется преемство – по закону или завещанию, указаны или нет конкретные вещи или имущество наследуется в долях. Дело в том, что свидетельство – это правоустанавливающий документ. У граждан нередко возникают проблемы при регистрации прав, когда он находится у кого-то одного. Сегодня нотариусы, как правило, оформляют свидетельство каждому преемнику на конкретные ценности, долю или вид имущества.
Наследование недвижимости
В рамках нотариального делопроизводства РФ оформление свидетельств, удостоверяющих переход недвижимых объектов и транспортных средств от собственника к преемникам, осуществляется с соблюдением специальных требований.
Так, в содержании документа указываются:
- Размер дачи, квартиры, дома, земельного надела.
- Жилую и полезную площадь.
- Надворные, бытовые и хозпостройки.
- Адрес, по которому находится объект.
- Документ, в соответствии с которым наследодатель владеет имуществом.
- Сведения об оценке. Они приводятся в соответствии со справкой БТИ.
В свидетельстве должно присутствовать указание на обязательную его регистрацию по адресу расположения имущества.
Удостоверение фактов
При совершении этого нотариального действия также оформляется свидетельство. При его выдаче следует учитывать ряд особенностей. Если удостоверение факта осуществлялось не в нотариальной конторе, необходимо указать точный адрес, по которому было совершено действие. Обязательно приводится название лечебного учреждения, если документы удостоверялись там.
Нотариальные действия в отношении несовершеннолетних
При оформлении свидетельств необходимо указывать, что гражданин, не достигший 18 лет, явился в сопровождении родителей. Если несовершеннолетний пришел к нотариусу с опекуном или попечителем, то слова "отец (мать)" заменяются соответствующими словами. При этом в свидетельстве указывается, что личность субъектов установлена, и проверен факт назначения лица опекуном/попечителем.
Передача заявления
Свидетельство, удостоверяющее данный факт, может излагаться на обороте экземпляра. Если заявитель просит отразить содержание ответа или указать, что ответа не последовало, соответствующая информация также вносится в св-во. Формулировки могут быть такими: "На заявление от "__"_______20__г. получен следующий ответ" или "Ответ на заявление до "__"_______20__г. не получен".
Удостоверительная надпись
При приеме документов на хранение нотариусу надлежит составить их опись. Она визируется лицом, предоставившим документы, и самим нотариусом. Опись должна быть скреплена со свидетельством о принятии бумаг.
Согласно основам нотариального делопроизводства, документы признаются окончательно оформленными только после совершения удостоверительной надписи и визирования. После этого совершенное нотариусом действие подлежит регистрации в реестре.
Содержание удостоверительной надписи должностное лицо может напечатать на компьютере, написать аккуратно от руки или проставить мастичным штампом. В тексте должны быть разборчиво и четко указаны фамилия и инициалы самого нотариуса, название конторы. ФЗ "О нотариате" допускает использование специальных штампов с фамилией нотариуса.
Как правило, удостоверительная надпись излагается на лицевой части документа. Однако она может присутствовать и на оборотной стороне. В первом случае напротив надписи на обратной части документа нотариус ставит прочерк. Во втором – на лицевой стороне указывается часть названия населенного пункта, в котором находится контора, а на оборотной – оставшаяся часть наименования.
Если надпись на документе не помещается, ее можно изложить на отдельном бланке, прикрепленном к удостоверяемой бумаге. В этом случае все листы должны быть прошнурованы, а их число заверяется печатью и подписью нотариуса.
Удостоверение сделок
В тексте доверенностей, договоров, завещаний дату совершения указывают словами. В связи с этим в содержании удостоверительной надписи календарное число может стоять в сокращенном варианте. К примеру, 1 апреля 2018 г.
Если сторонами был предоставлен договор, оформленный надлежащим образом и подписанный, в надписи нотариус не указывает, что соглашение было подписано в его присутствии. Вместо этого используется следующая формулировка: "Стороны подтвердили, что договор ими подписан". Данное требование распространяется на любые документы, завизированные лицами не в присутствии нотариуса.
Если гражданин, попросивший о совершении нотариального действия, не может расписаться в документе по болезни либо по иным причинам, за него может это сделать другое лицо. Данный факт в обязательном порядке отражается в удостоверительной надписи. В настоящее время граждане часто обращаются с просьбой сделать сразу же и перевод документа. В таких ситуациях в удостоверительной надписи нотариус указывает о совершении 2 нотариальных действий.
Выдача дубликатов заверенных документов
Нотариусы предоставляют выписки из реестров по письменной просьбе заинтересованного лица, в отношении или по поручению которого совершалось действие, по письменному запросу суда (арбитражного в т. ч.), органов дознания/следствия, прокуратуры.
В случае утраты выданных или удостоверенных документов оформляются их дубликаты. Нотариусы оформляют дубликаты завещаний, полученных на хранение от лиц, уполномоченных удостоверять их в соответствии с действующим законодательством.
Выдача документов взамен утраченных осуществляется с соблюдением правовых положений, касающихся сохранения конфиденциальности нотариальных действий. Дубликат должен содержать полный текст удостоверенной бумаги. На нем также должна присутствовать удостоверительная надпись.
Закон допускает выдачу дубликата завещания завещателю. После его смерти документ предоставляется наследникам при предоставлении ими св-ва о смерти. Если преемники, указанные в завещании, умерли, дубликат выдается их наследникам. При этом они должны предоставить св-ва о смерти первоначального завещателя и его наследников. При необходимости предъявляются бумаги, подтверждающие родственные связи с наследодателем.
Делопроизводство частнопрактикующих нотариусов
Оно осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для государственных нотариальных контор и закреплены в Инструкции. Организация делопроизводства нотариусами в соответствии с действующими нормами имеет важнейшее значение для надлежащего исполнения нотариусами принятых ими обязательств.
В каждой конторе, каждым частнопрактикующим должностным лицом должен вестись учет документов и осуществляться контроль их исполнения. Для этого необходимо вести журналы входящей и исходящей корреспонденции, разносную книгу для внутренних бумаг, книгу жалоб и предложений, контрольную картотеку либо папку.
За надлежащую организацию и ведение дел в государственной конторе отвечает руководитель. За правильный документооборот частнопрактикующего нотариуса несет ответственность он сам. При этом он вправе назначить другое ответственное лицо, если в конторе есть другие должностные лица или их помощники.
Служебные документы
Их подготовка осуществляется в соответствии с правилами, утвержденными Минюстом, требованиями нормативных актов СССР и РСФСР, сохранивших силу. Данное положение распространяется и на ведение реестров, оформление документов, в т. ч. по действиям за границей.
При оформлении организационно-распорядительной документации должностные лица обязаны руководствоваться Инструкцией по делопроизводству, соблюдать требования положений Единой госсистемы делопроизводства.
На любой бумаге указывается наименование (справка, приказ, отчет и пр.), а также заголовок. Он формулируется непосредственно составителем и должен быть кратким, точно отражающим содержание текста.
При написании адреса необходимо соблюдать ряд требований. Так, в документе должна присутствовать информация о получателе. Название учреждения (его подразделения) приводится в именительном падеже, а Ф. И. О. и должность адресата – в дательном. После названия указывается почтовый адрес.
Календарное число и год в дате указываются цифрами, а месяц – прописью. Если для составления документа использовался чистый лист, а не бланк, дату проставляют внизу с левой стороны ниже подписи. В ее состав входит наименование должности гражданина, подписывающего бумагу, и расшифровка подписи.
