Администрирование проекта - это существенная часть работы любой современной организации, нацеленной на получение результата. От качества ее выполнения зависит успех реализации программ и скорость достижения поставленных целей организации.
Администрирование проекта - что это такое
Любая деятельность нуждается в четком контроле и координации. В частности, это касается реализации разного рода идей и программ. Администрирование проектов - это руководство с использованием материальных, нематериальных и человеческих ресурсов для достижения оптимальных показателей относительно финансовых, временных и качественных показателей. Его необходимость обусловлена такими факторами:
- Без контроля невозможно своевременное и гармоничное решение большого количества задач. Для объединения усилий специалистов и придания им единого направления необходима система координации - это администрирование проекта.
- Достижение целей возможно при наличии ресурсов из внутренних или внешних источников. Поиск средств - еще одна задача руководителя.
- Реализация действий по достижению целей требует разработки структуры управления и четкой организации процесса.
Основные элементы
Понятие администрирования проекта можно разделить на такие основные элементы:
- Цель. Это конечный результат, который планируется получить по итогам реализации проекта. Выражается в числовом временном значении.
- Сложность. Это перечень задач, которые необходимо решить для достижения конечной цели, а также взаимосвязи между этими процессами.
- Уникальность. Проект является разовым начинанием, которое в будущем не должно повторяться в неизменном виде. Даже дублирующие идеи могут существенно отличаться по среде реализации и структурой ресурсов.
- Временные рамки. Каждый план имеет начальные и конечные точки, которые характеризуются календарными параметрами.
- Жизненный цикл. Это стадии, характеризующие степень достижения поставленных целей.
Принципы администрирования
Менеджеры должны руководствоваться такими основными принципами администрирования проекта:
- четкая формулировка целей и планируемых результатов с учетом вероятных рисков;
- определение центров ответственности не только по проекту в целом, но также по отдельным его составляющим;
- создание эффективной системы планирования работ и прогнозирования параметров;
- регулирование хода реализации;
- создание эффективной команды, которая будет мотивирована общими интересами.
Типы задач
В теории администрирования проектов выделяют три типа задач. А именно:
- Детальные. Это задачи самого низкого уровня, они обеспечивают функционирование проекта.
- Составные. Относятся к промежуточному и высшему уровням. Непосредственно относятся к предметной области проекта.
- Веха. Это задача с нулевой продолжительностью, которая представляет собой дату завершения того или иного этапа работы.
Классификация
Организация администрирования проекта может несколько отличаться, в зависимости от того, к какому типу он относится. По сферам деятельности выделяют:
- Технический (строительство зданий, внедрение новых технологий производства, разработка ПО и так далее).
- Организационный (создание нового предприятия или реорганизация существующего, внедрение новых систем управления и так далее).
- Экономический (внедрение новых систем бюджетирования или центрального планирования и тому подобное).
- Социальный (реформирование системы социального обеспечения и социальной защиты сотрудников, а также экологическая ответственность).
- Смешанный.
По размерам выделяют:
- Монопроекты (имеют конкретную цель и назначение).
- Мультипроекты (состоят из нескольких монопроектов).
- Мегапроект (целевые программы состоящие из комплекса монопроектов и мультипроектов).
По целевому назначению выделяют:
- Инвестиционный (создание или обновление основных фондов с привлечением финансовых средств извне).
- Инновационный (разработка и внедрение новых технологий или управляющих систем).
- Научно-исследовательский (разработка новых продуктов или способов производства).
- Учебно-образовательный (повышение квалификации сотрудников).
- Смешанный.
Чем занимается отдел администрирования проектов
На крупных предприятиях вопросы администрирования возложены на специализированные отделы. В небольших организациях этим занимается менеджер или же генеральный директор. Администрирование проекта подразумевает такую деятельность:
- организация совещаний, их протоколирование и контроль исполнения принятых решений;
- сбор отчетной информации;
- подготовка справок и презентаций;
- подбор информации для выступления менеджера;
- оформление планов-графиков выполнения проектов;
- организация приема участников проекта;
- координация совещаний;
- выполнение поручений руководителя проекта;
- проведение корректировки календарных планов;
- информирование заинтересованных лиц и рассылка документации;
- документационное обеспечение проекта.
Основные участники проектов
В вопросах администрирования проекта важную роль играют его участники. Вот основные заинтересованные стороны проекта:
- Заказчик - будущий владелец результатов проекта. Он определяет требования к параметрам и результатам деятельности. Он также обеспечивает финансирование, используя собственные или заемные средства.
- Инициатор - сотрудник, который, осознавая потребность в проекте, вносит предложение о его реализации. Этот человек может работать в организации или быть приглашенным из вне.
- Куратор - человек, который следит за процессом реализации проекта и направляет его. Он осуществляет общий контроль и поддерживает проект.
- Менеджер - лицо, которое несет непосредственную ответственность за администрирование проекта и его реализацию.
- Руководитель - обеспечивает ежедневное управление командой, которая работает над реализацией проекта.
- Инвестор - лицо или организация, которая обеспечивает реализацию проекта финансовыми ресурсами.
Основные процедуры
В процессе администрирования проекта выполняется ряд процедур. Вот основные из них:
- определение особенностей внутренней и внешней среды;
- формулировка сущности проекта;
- определение требований;
- постановка четких, измеримых и реалистичных целей;
- балансирование параметров качества и времени исполнения проекта;
- планирование мероприятий по реализации проекта;
- адаптация планов под интересы и потребности заинтересованных лиц;
- техническое исполнение;
- контролирующие мероприятия.
Жизненный цикл проекта
Администрирование проекта является сложным разносторонним процессом, который включает в себя несколько этапов, соотносящихся с жизненным циклом проекта.
| Стадия жизненного цикла проекта | Задачи администрирования |
| Начальная | - анализ начального состояния; - сбор данных о проекте; - формулировка альтернатив и их сравнительная оценка; - экспертиза и апробация предложений; - утверждение выбранной концепции участниками проекта |
| Разработка | - разработка основных составляющих проекта; - подготовка к процессу реализации |
| Реализация | Выполнение основных работ по достижению целей проекта |
| Завершение | - достижение конечных целей проекта; - разрешение конфликтных и спорных ситуаций; - подведение итогов; - закрытие проектов |
Ошибки администрирования
Понятия, принципы и процессы администрирования проекта дают четкое понимание того, в каком направлении нужно двигаться для получения ожидаемых результатов. Тем не менее, менеджеры нередко допускают ошибки, которые становятся препятствием на пути достижения целей. Вот о чем идет речь:
- большие временные затраты на поиск альтернатив и оценку правильности принятых решений;
- осуществление планирования "сверху вниз";
- недостаточно детальная разработка плана приводит к тому, что упускаются из вида "подводные камни";
- начало работы без получения достаточных объемов подробной и актуальной информации;
- отслеживание работ вместо контроля ключевых показателей.
Отличие современного администрирования от устаревших систем управления
Система администрирования проектов непрерывно совершенствуется. Сравнение нынешней и прошлой ситуации приведена в таблице.
| Сейчас | Раньше |
| Ориентация на рыночную экономику и частную собственность. Главная цель - это удовлетворение интересов всех участников проекта с приоритетом инвесторов и заказчиков | Ориентация на планово-распределительную экономику и государственную собственность. Реализация проекта производится в монопольных условиях при отсутствии конкуренции |
| Критерий эффективности - результат реализации проекта, выраженный в соблюдении финансовых и временных норм, а также достижение максимального показателя прибыли | Критерий эффективности - это соответствие полученных показателей запланированным |
| Существенное значение придается человеческому фактору. Важен лидер проекта который сможет повести за собой других членов организации | Существенное значение придается теории и практике управления, а также организационной структуры. Человеческий фактор не воспринимается, как предмет отдельного рассмотрения |
Американские "законы" администрирования
Современные тенденции администрирования пришли к нам с Запада. Поэтому, уместно будет рассмотреть американские "законы". Вот ключевые из них:
- Не стоит бояться изменений в процессе реализации проекта. Как показывает практика, ни один из важных проектов не заканчивается вовремя, в рамках бюджета и без смены руководящего состава.
- Проекты реализуются достаточно быстро до 90 % уровня готовности. Реализация оставшихся 10 % растянута во времени.
- Расплывчатые цели не позволяют четко просчитать смету затрат. Это устраняет раздражающий фактор, связанный с большой суммой расходов на реализацию проекта.
- Никогда нельзя обольщаться тем, что дела идут "как по маслу". В любой момент может появиться препятствие или наступить кризис.
- Систему невозможно избавить от ошибок. Более того, попытки исправить одну оплошность приведут к появлению новых.
- Чем детальнее проработан план реализации проекта, тем больше шансов "вписаться" в сроки выполнения работ.
- Проектные группы скептически относятся к промежуточной отчетности, так как она является демонстрацией отсутствия результатов.
Факторы успешного администрирования
Успешной реализации проекта способствуют такие ключевые факторы, как:
- Четкая формулировка целей. Это позволяет задать направление деятельности для рабочей группы, а также помогает избежать двояких трактовок.
- Компетентный руководитель. Администратор должен обладать достаточным уровнем знаний и навыков, а также высокой квалификацией и значительным опытом работы, чтобы воплотить в жизнь сформулированные идеи.
- Поддержка топ-менеджеров. Администратор и рабочая группа должны чувствовать заинтересованность со стороны высшего руководства организации.
- Обеспеченность ресурсами. Перед стартом реализации проекта администратору должен быть обеспечен полный и беспрепятственный доступ к материальным и кадровым ресурсам.
- Полное информирование. У администратора и его команды должен быть постоянный доступ к полному объему информации, которая касается целей, текущего статуса и условий реализации идеи.
- Обратная связь. Все заинтересованные лица должны иметь возможность коммуникаций с администратором с целью получения актуальной информации, а также внесения предложений.
- Неизменность кадрового состава. Администратор должен приложить максимум усилий к сохранению постоянного состава команды до конца срока реализации плана.
