Чтобы удачно конкурировать на современном рынке и быть успешными в своих начинаниях, многие компании используют метод проектов. Он позволяет в ограниченные сроки получить готовый качественный продукт. Для того чтобы сделать данный процесс результативным, необходимо знать его суть, специфику и особенности реализации.
Дефиниция понятия
Слово "проект" происходит от англ. project, от лат. projectus «брошенный вперед, выступающий» и имеет несколько значений в зависимости от области, в которой оно применяется. В менеджменте это предприятие, ограниченное во времени, целью которого является создание нового, уникального продукта, услуги или результата. Реализация этого комплекса мероприятий предусматривает получение выгоды для основных заинтересованных сторон проекта (заказчиков, инвесторов, поставщиков). Эту форму работы широко используют строительные, инженерные компании, фирмы, занимающиеся программным обеспечением предприятий или маркетингом, к этому способу прибегают в своей деятельности отдельные группы людей и успешные личности.
Характерные особенности
Речь идет о проекте, а не о наборе выполняемых задач, если осуществляемая деятельность имеет ряд признаков, а именно:
- ограниченность во времени (задуманное мероприятие имеет дату начала и дату получения конечного результата, либо в итоге предполагается определенный продукт или услуга);
- уникальность — это одна из главных отличительных особенностей его реализации, при этом новым он может быть только для организатора или участников проекта, а не для всех сотрудников;
- лимит средств и других ресурсов, необходимых для осуществления данного процесса (время, деньги, трудовые кадры, техническое обеспечение).
В жизни простого человека проектом может быть переезд в другой город, покупка нового дома, поиск работы, открытие своего дела и т.п., в бизнесе это создание нового продукта, расширение рынка, начало новой рекламной кампании, создание новых мощностей производства. Именно этот метод позволяет делать новые шаги в деятельности организаций или отдельных лиц, поэтому заинтересованные стороны проекта используют его при разработке любых нововведений.
Ключевые участники процесса
К данной категории относятся люди (организации), которые имеют непосредственную выгоду от реализации задуманного предприятия. К ним относятся:
- Инициаторы — лица, аргументирующие потребность в проведении проекта. Ими могут быть служащие любого уровня внутри и вне компании.
- Спонсоры — в основном это сотрудники высшего звена компании, которые курируют его ход со стороны заказчика. Они осуществляют контроль за проведением данного комплекса мероприятий и обеспечивают источники финансирования проекта, материальную и другого вида поддержку, а также получение запланированной выгоды для организации. Спонсоры назначают менеджера, который будет вести процесс, предоставляют ему все необходимые средства и отчитываются по ходу действий высшему руководству (генеральному директору, совету директоров и т.п.).
- Руководитель проекта — это менеджер, ответственный за реализацию данного предприятия. Его задачи: контроль за достижением конечного результата в срок, сбережение уровня лимита предоставленных ресурсов и высокое качество конечного продукта или услуги. Он ежедневно занимается проектом, управляет действиями команды, контролирует выполнение поставленных требований, учитывает и согласовывает пожелания всех заинтересованных сторон, а в случае необходимости получает помощь от администратора или команды специалистов, временно созданной для решения поставленных задач.
Эти участники проекта в итоге становятся владельцами конечного продукта (результата), поэтому диктуют свои требования к проведению проекта, финансируют его, вкладывая свои или привлеченные извне средства, а также заключают договоры с подрядчиками, необходимыми для проведения запланированной деятельности.
Реализаторы замысла
Членами команды, выполняющей план, являются физические или юридические лица, которые принимают участие в предприятии, либо те стороны, чьи интересы могут быть затронуты при достижении цели.
По степени сопричастности к данному виду деятельности выделяют три основных группы единомышленников:
- Основная команда — сотрудники (организации), которые непосредственно занимаются реализацией замысла.
- Расширенная команда — специалисты, которые косвенно оказывают профессиональное содействие.
- Заинтересованные стороны проекта (внутренние и внешние) — организации либо работники, влияющие на представителей первой и второй групп, при этом не вступая в прямое взаимодействие с непосредственными участниками. Они вносят свои коррективы в ход процесса либо напрямую ощущают влияние реализации замысла на свою деятельность.
Возможные участники предприятия
Иногда для успеха данного комплекса мероприятий привлекаются лица или организации со стороны. А именно:
- Инвесторы — люди, делающие вложения в проект, например, в форме кредитов. Иногда инвестором является заказчик, в противном случае им выступают банки, фонды, другие крупные компании.
- Контракторы — стороны, принимающие на себя обязанности по выполнению работ согласно договору (контракту). Это может быть как часть поставленных задач, так и весь проект. Выделяют главного контрактора и субконтрактора, который вступает с ним в договорные отношения и предоставляет часть оговоренных услуг.
- Поставщики — заинтересованные стороны проекта, обеспечивающие заказчика необходимыми материалами, техническим оборудованием и др.
- Органы власти — аппарат управления населенного пункта, который следит за выполнением социальных, экологических, общественных и государственных требований.
- Потребители — лица, которые покупают готовую продукцию или пользуются конечным результатом, определяющим пожелания к товару или услугам и обеспечивающие спрос на них.
Возможность участия данных сторон в проекте зависит от его вида, типа, масштаба и степени сложности. Работа менеджера обязательно должна охватывать все заинтересованные стороны и предусматривать согласование их требований.
Кто курирует ход процесса?
Авторами проектов выступают, как правило, специалисты (архитекторы, дизайнеры, строители), а обеспечивает реализацию задуманного предприятия менеджер. Это сотрудник управляющего звена, начальник отдела. В его обязанности входит контроль за выполнением плана в срок, использованием имеющихся ресурсов и качеством конечного продукта.
Приоритетным при этом является первый аспект, так как он позволяет избежать перерасхода средств и возникновения проблем в ходе работы. Поэтому, осуществляя руководство проектом, акцент всегда делают на календарном графике предприятия.
Функции руководителя проекта
Эффективность управления предприятием напрямую зависит от правильности распределения власти между простыми исполнителями, ключевыми участниками команды и менеджером. Полномочия и функциональные обязанности для последнего определяются либо заказчиком, либо уставом проекта (если тот проводится внутри компании).
К основным обязанностям руководителя относятся:
- Организация структуры замысла и формирование команды управления предприятием.
- Поиск необходимых средств и ресурсов для его реализации.
- Анализ влияния заинтересованных сторон проекта на ход процесса.
- Обучение персонала, необходимого для выполнения поставленных задач, их мотивация.
- Формирование круга полномочий и обязанностей для всех участников, определение уровня ответственности команды менеджеров проекта.
- Разработка плана предприятия и календарного графика, просчитывание бюджета и составление сметы, анализ возможных рисков и поиск способов их устранения.
- Контроль за выполнением всех видов работ согласно плану.
- Подписание контрактов для исполнения поставленных задач, слежение за их исполнением и своевременным закрытием.
- Налаживание коммуникации между командой менеджеров и другими участниками проекта.
- Получение отчетных материалов и их анализ.
- Общение с заказчиком с целью предоставления всей интересующей его информации, а также для получения сведений о пожеланиях или требованиях к конечному результату.
- Контроль за работой всех участников проекта и его своевременное закрытие.
Круг функциональных обязанностей менеджера достаточно большой, и только при наличии специфических знаний и тщательной организации своей деятельности он сможет обеспечить успех предприятия.
Общество исполнителей
Для реализации проекта руководитель создает 2 группы сотрудников: команду проекта и управленческое звено. Конечный результат во многом зависит от качества выполняемых работ этими двумя организационными структурами.
Команда проекта — это специалисты и/или организации, которые выполняют работы в рамках предприятия и отвечают перед руководством за их выполнение и качество. Эта группа создается на время выполнения запланированных мероприятий. Она может включать как внутренние, так и привлеченные трудовые кадры (группы).
В команду управления входят сотрудники первой группы, которые имеют непосредственное отношение к курированию процессом и принимают управленческие решения. От того, насколько менеджер правильно подберет исполнителей в эту группу, зависит успех начинания, количество рисков и возникающих проблем в ходе решения задач.
Сотрудники управляющего звена, как никто, несут ответственность за выполнение своего объема работ, масштаб которых может быть разным: от подготовки документа до готового подпроекта. Иногда руководитель предприятия собирает группу ключевых кадров (подкоманда), которая формируется в соответствии с пакетами необходимых работ или подпроектов.
Для того чтобы обеспечить выполнение поставленного плана в срок, необходимо, чтобы каждый сотрудник знал объем своих функциональных обязанностей, требования к выполняемой работе, уровень личной ответственности, сроки и формы отчета о своей деятельности.
Идентификация заинтересованных сторон проекта
Любой комплекс действий нацелен на достижение конечного результата. Итоговый продукт — это видение заказчика. Начиная мероприятие, сложно сказать, будет ли соответствовать результат ожиданиям. Для успеха при планировании необходимо выявить источники неопределенности. Часто причинами неудач становятся пропущенные ожидания от проекта, из-за чего приходится вносить изменения в ход работы. Инициаторами подобных перемен зачастую являются заинтересованные стороны проекта. Примером могут быть спонсоры, поставщики, органы власти и др. Они вправе выдвинуть свои пожелания к результатам, которые могут отличаться между собой.
Если вышеуказанные лица или организации могут повлиять на ход проекта, а руководитель этого не знал или не учел, то их вмешательство изменит ход всего спланированного предприятия, а ему придется вносить коррективы по ходу действий. В работе менеджера не должно быть недочетов.
Для того чтобы определить агентов или компании, для которых реализация замысла может иметь свою значимость, существует несколько способов:
- Классификация, т. е. вычленение всех предприятий, групп, лиц, которые имеют какое-либо отношение к проекту. Сюда относятся: спонсоры, заказчики, поставщики, пользователи продуктом, менеджеры, конкуренты, руководители, деловые партнеры, СМИ, органы власти и др. Здесь составляется полный список всех возможных заинтересованных сторон и определяется наличие выгоды для них.
- Номинирование, суть которого сводится к тому, что руководитель определяет главное заинтересованное лицо, например, спонсор, руководитель компании, которое составляет список всех участников, в силе которых повлиять на ход предприятия.
- Изучение документации.
От полноты определения заинтересованных сторон проекта зависит успех начинания и количество возникающих проблем.
Контроль за реализацией замысла
Слежение за выполнением плана происходит путем проведения совещаний команды, участники которой предоставляют информацию об объеме выполненных работ и указывают при этом, сколько времени еще нужно, чтобы выполнить поставленные задачи в срок. Эти данные сверяются с календарным графиком. Если предвидится задержка, то рассматриваются различные варианты решения проблемы, и один из них берется к исполнению. Такими же способами решается вопрос с отклонением от объема предусмотренных средств и ресурсов, а также итогового уровня качества.
Реализация проектов — это удачный способ для организаций, деятельность которых направлена на развитие компании. Знание составляющих процесса проектирования позволяет с минимальными затратами в короткие сроки получить хорошие результаты, а согласованное взаимодействие с заинтересованными сторонами проекта — открыть новые горизонты для ведения бизнеса.
