Окружение проекта представляет собой большую совокупность аспектов, которые влияют на ход процесса и его успешность. В некоторых случаях цели проекта, организационное решение и другие элементы могут оказаться несовместимыми с ключевыми факторами внешней среды. Различают несколько видов таких аспектов, объединенных по характеру влияния в несколько групп. Для каждого проекта необходимо определять направление и степень воздействия факторов внешнего и внутреннего окружения.
Определение
Окружение проекта – это взаимосвязанное сочетание факторов внешней и внутренней среды, которые влияют на успешность его реализации. Учет этих элементов нужно производить на всех фазах жизненного цикла проекта – от появления основополагающей идеи до его закрытия.
Компоненты окружения проекта (project environment) включают следующие основные факторы:
- экономические;
- политические;
- культурные;
- социальные;
- технологические.
В процессе развития проекта значимость отдельных элементов может меняться. Влияние окружения на проект зависит от его профиля. Изменения одних величин, например, экономических (курс валют, кредитная ставка и других) могут быть крайне важными для одних проектов и индифферентными для других. Для каждой программы разрабатывается свой уникальный набор факторов ближнего и дальнего окружения.
Причины выделения
Разграничение процесса проектирования непосредственно на сам проект и окружающую среду является в определенной мере условным. Причинами этого служат следующие факторы:
- лабильность элементов проекта и его общая нестабильность;
- возможность перехода некоторых аспектов из внешней во внутреннюю среду и в обратном направлении;
- часть составляющих используется вне проекта.
Окружение проекта – это комплексная система. Ее структурная схема показана на рисунке ниже.
Через зону, выделенную жирной линией, осуществляется переход и взаимосвязь между внутренней и внешней средой.
Классификация
Все факторы окружения проекта подразделяют на 4 большие группы: внешние, внутренние, дальние и ближние.
Элементы внутренней среды оказывают непосредственное воздействие на проект, в то время как внешнее окружение чаще влияет опосредованно. В рамках производственного предприятия к дальнему окружению относятся политика, экономика, экология, культура, наука и техника, законы и нормативные документы, общество, инфраструктура.
Ближними внешними элементами являются руководство предприятия, сфера финансов и сбыта, условия изготовления, материальное обеспечение ресурсами, сырьем, полуфабрикатами и оборудованием. К внутреннему окружению проекта будут относиться стиль руководства, структура организации, участники проектной группы, экономико-социальные условия, информационное обеспечение и другие элементы.
Внешняя среда и управление
Внешнее окружение проекта накладывает определенный отпечаток на организационную структуру проекта. Чем динамичнее изменения во внешней среде, тем гибче должно быть построено управление проектом. И наоборот, при достаточной стабильности эффективнее становится бюрократический и механистический тип менеджмента.
Для каждого проекта существует своя наиболее оптимальная организационная структура, которая может быть в различной степени адаптирована к внешним условиям. Это также зависит от наличия и качества выполнения правил, установленных в организации.
Дальнее окружение: политические и правовые факторы
Специалисты отмечают, что чем крупнее созданный проект, тем сильнее влияние на него дальних факторов. К политическим и юридическим аспектам внешнего окружения проекта относятся:
- отношения между бизнесом и органами государственного управления;
- политическая ситуация в целом в стране и в регионе;
- законодательство в области патентования и защиты окружающей среды;
- устойчивость политической системы;
- ставки, льготы и изменения в законодательных нормах, регламентирующих систему налогообложения;
- финансирование из государственного и регионального бюджетов;
- кредитная политика;
- уровень преступности;
- особенности антимонопольного регулирования;
- проведение выборов в федеральные и местные органы управления;
- политическая ситуация в других государствах и взаимоотношения с ними.
Эти факторы связаны в первую очередь с борьбой различных политических сил и группировок в государстве, на региональном уровне и в данной местности. Для некоторых организаций государственная политика, правительственные субсидии и контракты могут стать решающими в реализации проекта. Другим предприятиям может потребоваться приостановка планирования программ, чтобы не выйти за рамки требований закона. Налоговое законодательство оказывает влияние на все виды коммерческой деятельности.
Технологические факторы
Технологические аспекты относятся к ближнему окружению проектов. Они включают в себя деятельность, которая связана с появлением новых знаний и способов создания материальных и нематериальных ценностей, а также с их практическим применением. В результате возникают перспективные товары, материалы, технологии. Эти факторы являются основной движущей силой технического и общественного прогресса.
Революционные инновации (например, внедрение компьютеров, сети Интернет, сотовой телефонной связи, спутникового телевидения) не только создают общественные блага, но и могут представлять определенную угрозу для проектов. Так, разрабатываемая идея может оказаться технически устаревшей и не выдержит конкуренции на рынке по сравнению с более прогрессивными технологиями. Эти риски необходимо учитывать при планировании проекта. Инновации появляются довольно быстро, поэтому нужно анализировать ситуацию и разрабатывать программы на должном научно-техническом уровне.
Социально-культурные аспекты
Социально-культурные факторы характеризуются как прямым, так и опосредованным влиянием окружения на проект. Их основой являются общественные взаимосвязи и сложившиеся культурные ценности. Различные факторы и национальные особенности людей формируют стиль жизни и потребления, влияют на работу и другие сферы деятельности.
Культурные ценности создают новые тенденции в потреблении. Основными факторами социально-культурного типа являются следующие показатели:
- рождаемость, смертность и средняя продолжительность жизни;
- миграционные процессы;
- отношение к правящей власти;
- уровень дохода населения;
- потребительские отношения к качеству продукции и услуг;
- образ жизни и исторические традиции;
- нормативы, касающиеся образования;
- отношение к труду и отдыху;
- уровень грамотности;
- религия;
- групповые межнациональные отношения;
- потребительские привычки;
- отношения к требованиям социальной необходимости.
Особенности социальных факторов
Социальное окружение проекта – это комплекс факторов, занимающий особое положение в проектном управлении. Они могут изменяться незаметно и постепенно. Поэтому задача их прогнозирования является особенно актуальной. Для решения этой проблемы существует несколько методик:
- Способ коллективного открытого голосования.
- Экспертная оценка. Создание комиссий для получения компромиссного решения.
- Анкетирование для составления шкалы ценностей в заинтересованной группе населения.
- Сценарные прогнозы, разрабатываемые экспертами или проектными менеджерами.
- Поэтапное получение обобщенной оценки (метод Дельфи), применяемый при разработке масштабных программ.
Экономические факторы
К экономическому окружению проекта относятся следующие аспекты:
- соотношение отдельных отраслей и производств в национальной экономике;
- уровень инфляции в стране и стабильность валюты, эмитируемой государством;
- правоотношения, связанные с владением, пользованием и распоряжением имуществом;
- система гарантийного страхования;
- развитость банковской системы;
- уровень процентной ставки;
- инвестиционная политика;
- темпы экономического роста;
- степень свободы предпринимательской деятельности;
- рыночная инфраструктура (товарные, фондовые, валютные биржи; аукционы и ярмарки, средства деловой коммуникации, рекламные агентства, аудиторские компании, торговые палаты);
- общее состояние рынков сбыта, сырья и рабочей силы.
Эти факторы оказывают решающее влияние на количество разрабатываемых проектов. Макроэкономический климат в стране в целом определяет уровень возможностей для реализации проектных начинаний.
Экологические и природные факторы
Экологическое окружение проекта – это один из «дальних» компонентов. В эту группу включают следующие аспекты:
- климатические условия в данной местности (температура, количество осадков, сейсмическая активность и другие критерии);
- наличие и вид природных ресурсов;
- развитость транспортных коммуникаций и расположение;
- требования санитарных норм и законодательство в области охраны окружающей среды;
- общее состояние экологических систем и тенденции их изменения.
Инфраструктура
Основными аспектами инфраструктуры, составляющей внешнее окружение проекта, являются:
- виды транспорта и связи;
- энергообеспечение;
- наличие информационных систем;
- работа коммунальных служб;
- система сбыта (совокупность контрагентов или подразделений поставщика);
- логистика и снабжение материально-техническими ресурсами;
- производственная инфраструктура.
Внутренняя среда
Существенное влияние на процесс реализации программы оказывает внутреннее окружение проекта. Управление проектами, стиль руководства создают определенный психологический климат в команде и взаимоотношения между ее членами. Каждый из участников имеет свои интересы и мотивацию, требования и уровень компетенции. От слаженности работы команды во многом зависит успех реализации программы.
На внутреннее окружение проекта оказывают влияние следующие факторы:
- руководство предприятия (определение целей и требований к результатам, их корректировка со стороны подразделений организации);
- финансовая сфера (бюджет проекта), источники финансирования;
- сфера сбыта (требования к проекту, связанные с потребительскими предпочтениями);
- производственные аспекты – выработка рекомендаций по использованию оборудования и загрузке участков, определение целесообразности применения тех или иных технологических процессов, выработка требований к проекту в соответствии с рынком средств производства (использование дорогостоящего инструмента, приспособлений).
Участники проекта и руководство
Внутреннее окружение и участники проекта включают следующие характеристики:
- принятые нормы взаимодействия;
- распределение управляющих и других ролевых полномочий;
- сплоченность коллектива;
- способы коммуникации и координации между участниками.
Задачами руководителя проекта являются:
- сбор полных требований и оценка масштабов этой работы;
- определение приоритетов;
- обеспечение взаимодействия между участниками;
- выработка прогноза развития окружения;
- определение стиля руководства, влияющего на работоспособность и творческую активность коллектива.
Главным интересом участников служит получение прибыли от проекта. Команда может быть сформирована как в рамках одного предприятия, так и из представителей разных организаций. Последний вариант характерен для крупных региональных или строительных проектов.
Окружение проекта: примеры
В качестве примеров влияния окружения на реализацию и эффективность программ можно привести следующие:
- Внутренняя среда – руководство проектом. Образ внешней среды у менеджера формируется в первую очередь исходя из его предшествующего опыта. Руководитель, работавший ранее в финансовой области, будет больше обращать свое внимание на финансовые показатели (учетная ставка, курсы валют и другие), чем на технологические инновации. Для того чтобы решить эту проблему, требуется участие в проекте консультанта.
- Влияние внешней среды – политическая ситуация. Международный проект газопровода «Южный поток» был приостановлен в 2014 г. из-за того, что Болгария препятствовала проведению работ (по настоянию Еврокомиссии). В результате российское правительство решило полностью отказаться от реализации данного проекта. Для предупреждения подобных проблем необходимо анализировать политику и философию государств, связанных с бизнесом.
- Внешняя среда – угроза технологических факторов. Изобретение оптических дисков для записи звуковой информации привело к вынужденному закрытию и перепрофилированию больших предприятий, занимавшихся массовым производством грампластинок.
- Факторы внешнего окружения – требования к стандартам безопасности. Определение общих санитарных правил, которые должны быть соблюдены при изготовлении детских игрушек, будут влиять на их производителя и технологический процесс.
- Внешняя среда – культурные ценности и религия. Проект по строительству исламского центра в местности, где преобладает православное население, может вызвать активное сопротивление среди жителей, что будет препятствовать реализации данной идеи.
