XYZ это не то, что мог подумать любитель аббревиатур. Это инструмент, подобный логарифмической линейке. Нехитрое приспособление долгое время облегчало жизнь и тем, кто любит математику и тем, кто ее терпеть не может. Анализ XYZ — пример метода, который бережет время. А время — деньги.
Деньги любят счет и анализ
Существует немало пословиц о деньгах. Будто бы они счет любят. Якобы любят тишину. Пословицы о том, что к анализу деньги относятся так же, как к тишине и счету, пока нет. Но когда-нибудь непременно будет.
Потому что деньги подобны растениям, которые хорошо растут, когда за ними хорошо ухаживают. А это значит действовать, основываясь на анализе многих факторов. Какова почва? Кислая или известковая? Какие удобрения надо внести? Огородник анализирует десятки факторов прежде, чем принять решение.
Но иные бизнесмены были бы плохими огородниками, если бы их деньги превратились в морковку или капусту, а офисы и склады в грядки. Потому что они полагаются больше наудачу и интуицию. А анализ... ну что анализ? Дела идут в гору, значит и так ясно что все правильно. А нет, значит не судьба.
Между тем человек, который полагался на законы денег как огородник на законы растениеводства, уже создал принцип, который мог помочь и удаче, и интуиции. Звали его Парето.
Правило, которое открыли, забыли и вспомнили
Вильфредо Парето был итальянцем. К шестидесяти годам своей жизни он успел многое. Занимался философией, социологией, машиностроением и экономикой.
Он и открыл закономерность, которая ныне называется "принцип Парето". Правда, открыл он его в 1906 году, а назвали правило его именем только в 1941. Может быть, это и не было открытием, как не был им принцип наследования, сформулированный монахом. Мендель, просто сосчитал количество желтых горошин в урожае на гороховой грядке своего монастыря.
Монах Мендель стал отцом генетики, не зная об этом. Не успел узнать о своем отцовстве и Парето. Но нынешние аналитики вовсю применяют его формулу 20/80.
Всего 2 числа. Но без них не было бы примеров ABC XYZ анализа.
Немного о закономерностях
Правило, сформулированное Парето, несомненно, есть действие какого-то закона природы. Закон этот, вероятно, еще предстоит открыть. Когда это случится, снова вспомнят о Парето.
Некто Фибоначчи, тоже итальянец, открыл ряд чисел, основываясь на размножении кроликов. Названный его именем, он по сей день обнаруживает свое присутствие в различных областях природы. Ему подчиняются соотношения ячеек ананаса, лепестки цветов и спирали раковин моллюсков. Какой закон лежит в основании этих явлений, столь далеких от размножения кроликов, неизвестно. Пока.
Таков и принцип Парето. Он был сформулирован для соотношения размера богатств и количества людей, владеющих богатством. Оказалось, что 20 процентов людей в Италии владеют 80 процентами богатств, тогда как остальные 80 процентов населения довольствуются остающимися 20 процентами.
Забавно, что, подобно Менделю, начинал он с гороха. Будто бы он убрал урожай с грядки и начал считать. 80 процентов горошин лежали в 20 процентах стручков. Разве мог он подумать, что тем самым подает пример авс xyz анализа будущим аналитикам?
Оказалось, что магическое соотношение действует не только для гороха и пропорции богатых и бедных. Оно действует в политике, социологии, компьютерных технологиях. Грех не использовать его в бизнесе. Тем более, что для него оно и предназначалось.
ABC. Начало анализа
Принцип 20/80 удачно лег в основу для анализа состояния самых разных факторов бизнеса. Три первые буквы алфавита, ABC, ставшие названием метода, символизируют последовательность процесса анализа.
Первая буква означает необходимость выбора объекта для анализа. Это могут быть товарные группы, поставщик или клиенты: все, что может быть охарактеризовано деньгами.
Вторая буква говорит, что, если объект выбран, надо определить характеристики для сравнения. Те самые, для которых деньги являются единицей измерения. Можно выбрать для этой цели выручку, доход или затраты. Что угодно.
Третья буква означает последнее действие анализа: разделение объектов на три группы. В первую группу войдут объекты, дающие в сумме 80 % параметра. Во вторую и третью те, что в сумме дадут 20 %. Вторая разбивается еще на две части: большая, с 15 % от суммы параметра и меньшая, которая дает остальные 5 %.
Эти три группы тоже обозначаются буквами A, B и C. Если, к примеру, анализируется выручка от реализации товаров, то в группу A войдут те из них, что дали 80 % выручки. Группа B будет представлена ассортиментом, принесшим в кассу 15 % от всей суммы продаж. Остальные 5% распределятся по товарам последней группы.
"Все это хорошо", - скажет начинающий аналитик, - "Но где же пример XYZ анализа, анонсированный вначале?"
Немного терпения. Еще чуть-чуть про ABC
Если отвлечься от цифр, то весь анализ сводится к разбивке товара на группы. Первая группа приносит основную выручку. Вторая — бо́льшую часть из оставшейся. Третья достается товарам, которые почти ничего не значат для предприятия. И это все? Да.
ABC сделал главное: дал возможность видеть лес за деревьями. Из списка в тысячу товаров он выделил основные, перспективные и никчемные. Что делать с этими данными решать заказчику анализа. Увеличить закупку одних, освободить склад от других или вовсе отказаться от третьих зависит от многих других факторов.
Но для полноценного анализа этого явно недостаточно. К тому же достоверность полученных данных тем выше, чем больше рассматриваемый период. Как правило, это полгода или год. А реагировать на изменения надо чаще.
Вот тут и появляется XYZ. В примере расчета XYZ анализа.
Второй сапог в паре
Один автор остроумно сравнил оба анализа с парой сапог. Сапоги можно носить по одному, но будет лучше, если надеть оба сразу. XYZ анализирует те же товары, но под другим углом зрения.
По аналогии со своим предшественником, он тоже разбивает товары на 3 группы, которые обозначаются X, Y и Z. Но принцип разбиения здесь другой. Вес, значимость товара в общей выручке здесь не играют никакой роли. Они уже определены в предыдущем анализе.
Параметр, по которому происходит группировка, называется сложно: коэффициент вариации. Не вдаваясь в математические подробности среднеквадратичного отклонения, его можно определить как разброс данных относительно некоторой средней величины.
В качестве данных могут выступать те же выручка, доход, оборачиваемость, что и в предыдущем случае. Их выбор определяется в зависимости от цели анализа. Алгоритм выполнения анализа почти совпадает с тем, что применяется для ABC.
Пример анализа XYZ
Так как период анализа и список товарного ассортимента уже были сформирован, рекомендуются следующие шаги:
- Разбить период на составляющие. Ежемесячно или еженедельно в зависимости от цели анализа.
- В каждой строке определить среднее значение данных по колонкам периода.
- Получить отклонение данных от среднего значения.
- Построчно определить коэффициенты вариации.
- Отсортировать ассортимент товарных групп по коэффициенту.
- Определить группу, к которой относится товар.
В результате получится таблица с месячными колебаниями (вариациями) отклонения продаж от средней величины за весь период. Кстати, эта таблица — пример XYZ анализа в Excel
Товары с наименьшим отклонением от среднего объема продаж за период попали в группу Х. Следовательно, спрос на них устойчив и не подвержен колебаниям. Их, поэтому можно выложить на прилавок, разгрузив складские мощности.
В группе Z оказались товары, спрос на которые колеблется возле нуля. Их запасы следует сократить, а, может, перейти на торговлю по заказам.
Критерием отнесения товара к той или иной группе здесь выступает не принцип Парето, а довольно произвольный диапазон значений коэффициента вариации:
- X (высокая стабильность продаж) до 10 %;
- Y (изменчивый спрос) 11 % до 25 %;
- Z (случайный, непрогнозируемый спрос) больше 25 %.
Проценты критерия могут изменяться в соответствии с конкретными условиями. Если бы критерий изменялся в диапазоне 15, 35, больше 35 таблица выглядела бы иначе:
Невооруженным взглядом видно, как за счет расширения диапазона устойчивости увеличилась группа Х и уменьшилась группа Y. Для выполнения такого примера расчета XYZ анализа в Excel достаточно изменить формулу в колонке "группа".
Объединение результатов
Наступила пора соединить оба анализа. Иногда это называют "анализ ABC - XYZ". Пример ABC XYZ анализа в excel приведен ниже.
В колонке "Группа XYZ" приведен пример XYZ анализа ассортимента.
Группа АХ представляет собой лучшие товары, которые занимают основное место в формировании прибыли. Их доля больше, чем всех других, и они пользуются постоянным и устойчивым спросом.
Полная противоположность — группа CZ. Это проблемные товары, которые часто являются балластом, и требуют отдельных решений.
Теперь представьте, что все эти расчеты надо совершить не над десятком товаров, а над десятком тысяч. Но времена Парето прошли и руками делать почти ничего не надо.
Excel в помощь. И не только
Проще всего заниматься анализами подобного рода в старом добром Excel. Он изначально был нацелен на обработку табличной информации. Самую большую трудность представляет внесение первичной информации.
В нашем случае это список товаров и объемы продаж. Но почти в любой учетной программе имеется возможность экспорта данных, поэтому на долю человека остается только правильно сформулировать задачу и интерпретировать полученную информацию.
Есть и другие программы. Например, "ABC анализ продаж 1.0". Позволяет создавать до 20 отчетов по любому параметру, участвующему в алгоритме.
Есть "1С:Предприятие 8", в которой анализ поставлен в основу управленческого учета.
Наконец, существуют калькуляторы онлайн.
Ограничения XYZ
Каким бы совершенным не был тот или иной инструмент, он имеет ограничения и недостатки. Для рассмотренных методов анализа недостатками считаются:
- ограниченное число уровней ранжирования;
- рассматриваемый объект должен присутствовать во всех периодах анализа;
- одномерность каждого отдельного отчета.
- некорректность анализа при меняющейся динамике.
Ограничение уровней ранжирования заключается в том, что трех диапазонов бывает недостаточно для корректных выводов.
Отсутствие объекта хотя бы в одном отчетном периоде вообще лишает анализ смысла. Например, в каком-то месяце не завезли товар.
Одномерность выражается в том, что анализ возможен лишь по одному какому-то параметру, а это почти всегда мало.
Ограничения на постоянное изменение динамики, приведет к тому, что стабильно продающийся товар с растущей ценой в каждом периоде, попадет в группу нестабильных товаров.
Частично эффект последнего ограничения можно наблюдать на примере анализа XYZ товарного ассортимента, когда изменился диапазон устойчивости.
Другие способы анализа
Недостатки и ограничения рассмотренных методов частично могут решаться наличием других видов анализа. Например, "Википедия" насчитывает, по крайней мере, еще 3 вида:
- FMR;
- VEN;
- RFM.
Каждый из них решает какие-то свои задачи и отвечает на вопросы, которые не под силу решить другим.
Думайте, считайте, анализируйте и задавайте вопросы.
