Приближается конец года - пора подводить финансовые итоги и готовиться к составлению бухгалтерской и налоговой отчетности. Одним из важных моментов является корректный учет резервов предстоящих расходов. Неправильное формирование таких резервов чревато штрафами, поэтому рассмотрим этот процесс детально.
Что такое резервы предстоящих расходов и зачем они нужны
Резервы предстоящих расходов - это суммы денежных средств, которые организация резервирует заблаговременно для покрытия расходов, величина и время наступления которых не могут быть определены заранее.
Основные цели формирования резервов предстоящих расходов:
- Равномерное включение предстоящих расходов в издержки организации в течение отчетного периода;
- Уменьшение рисков, связанных с возникновением непредвиденных расходов;
- Обеспечение финансовой устойчивости организации.
К преимуществам использования резервов можно отнести:
- Снижение суммы налога на прибыль за счет равномерного списания расходов;
- Улучшение финансовых показателей деятельности предприятия;
- Повышение точности финансового планирования.
В резервы предстоящих расходов могут включаться:
- Расходы на оплату отпусков;
- Затраты на проведение ремонтных работ;
- Расходы на выплату вознаграждений и премий;
- Затраты на рекультивацию земель;
- Расходы на гарантийный ремонт и обслуживание и др.
Какие виды резервов существуют и как они формируются
В бухгалтерском учете применяются следующие наиболее распространенные виды резервов предстоящих расходов:
Резерв на оплату отпусков
Этот резерв создается для равномерного включения предстоящих расходов на оплату отпусков сотрудников в течение года. Расчет резерва может производиться ежемесячно, ежеквартально или раз в год.
Для расчета резерва используется одна из следующих методик:
- На основе данных о неиспользованных днях отпуска по каждому сотруднику;
- Исходя из среднедневной заработной платы всех сотрудников и общего количества неиспользованных дней отпуска;
- Путем умножения фактически начисленной заработной платы на коэффициент резервирования.
В резерв также включаются суммы страховых взносов.
Резерв на ремонт основных средств
Формируется организациями, имеющими сезонный характер ремонтных работ, для равномерного включения расходов на ремонт в издержки отчетного периода.
Величина резерва определяется на основе сметы затрат на предстоящий ремонт. Сумма резерва ежемесячно или ежеквартально включается в расходы равными долями.
Резерв на выплату вознаграждений и премий
Создается для накопления средств на единовременное вознаграждение сотрудникам за выслугу лет или по результатам работы за год. Резерв формируется исходя из установленных нормативов.
Например, если выслуга лет составляет 5% от заработной платы, то ежемесячно в резерв отчисляется 5% от фонда оплаты труда.
Таким образом, к концу года в резерве накапливается сумма для выплаты вознаграждений.
Порядок использования резервов предстоящих расходов
Когда наступает время осуществления расходов, на которые был создан резерв, происходит списание сумм фактических затрат за счет резерва.
Например, при начислении отпускных сотрудникам делается запись:
Дебет 70 Кредит 96 - Начислены отпускные за счет резерва
Аналогично отражается использование прочих резервов предстоящих расходов.
В конце года неиспользованные остатки резервов подлежат корректировке:
- Неизрасходованные суммы уменьшают резерв;
- При недостаточности резерва его увеличивают на недостающую сумму.
Каждый резерв может использоваться только на те цели, для которых он был изначально сформирован.
Например, нельзя потратить резерв на оплату отпусков на проведение ремонта основных средств.
По каждому резерву проводится анализ обоснованности его использования.
Таким образом обеспечивается целевое расходование зарезервированных сумм.
Учет операций с резервами в бухгалтерском и налоговом учете
Существуют определенные различия в учете резервов предстоящих расходов для целей бухгалтерского учета и для расчета налога на прибыль.
Особенности учета резервов в налоговом учете
В налоговом учете действуют следующие правила формирования резервов:
- Резерв на оплату отпусков не создается, а учитываются фактические расходы на выплату отпускных;
- Резервы на ремонт и гарантийное обслуживание создаются в пределах норм, установленных Налоговым кодексом;
- Резерв на выплату вознаграждений не формируется, учитываются фактические выплаты.
Таким образом, в налоговом учете отражаются более низкие расходы в виде резервов. Это приводит к возникновению постоянных и временных разниц, которые впоследствии корректируют налоговую базу по налогу на прибыль.
Налоговые риски, связанные с резервами
Основные налоговые риски, возникающие при учете резервов предстоящих расходов:
- Завышение сумм резервов в бухгалтерском учете;
- Нарушение порядка расчета резервов;
- Нецелевое использование зарезервированных сумм;
- Неотражение разниц в бухгалтерском и налоговом учете.
Для минимизации рисков рекомендуется тщательно документировать расчеты, проводить сверку данных бухучета и налогового учета, контролировать использование резервов.
Примеры отражения операций с резервами
Рассмотрим отражение в учете и отчетности операций по резерву на оплату отпусков.
1. В бухучете ежемесячно создается резерв в размере 50 000 руб.
Дт 20 Кт 96 - 50 000 руб. - Создан резерв на отпуска
2. В налоговом учете резерв не формируется.
3. При начислении отпускных в бухучете:
Дт 96 Кт 70 - 100 000 руб. - Начислены отпускные за счет резерва
В налоговом учете:
Дт 91 Кт 70 - 100 000 руб. - Начислены отпускные
4. Возникает постоянное налоговое обязательство в размере созданного резерва 50 000 руб., которое отражается в декларации по налогу на прибыль.
Типичные ошибки при формировании резервов предстоящих расходов
При учете резервов предстоящих расходов часто допускаются следующие ошибки:
- Завышение или занижение сумм резервов относительно расчетных данных;
- Нарушение периодичности формирования резервов, установленной учетной политикой;
- Отсутствие анализа обоснованности размера резервов;
- Использование резерва не по целевому назначению;
- Неотражение в учете корректировки остатков резервов.
Такие ошибки могут привести к искажениям в бухгалтерской отчетности и налоговых декларациях, штрафам и повышенному вниманию контролирующих органов.
Для предотвращения ошибок рекомендуется:
- Вести аналитический учет резервов с обосновывающими расчетами;
- Контролировать целевое использование резервов;
- Пересчитывать остатки резервов на конец периода;
- Сверять данные бухучета и налогового учета.
Своевременное выявление и исправление ошибок позволит избежать серьезных последствий.
