Все больше компаний переходит на электронный документооборот, предполагающий использование разных программ для создания и хранения документов. При этом в организации отсутствует архив, содержащий бумажные копии документов. Существует много преимуществ электронного документооборота, за счет которых предприниматели с удовольствием отказываются от применения бумажной документации. Но для перехода на него требуется установить на рабочих компьютерах специализированное программное обеспечение, а также назначить ответственного сотрудника, который будет заниматься данным документооборотом.
Понятие электронного документооборота
Он представлен современным методом работы с разной документацией. В процессе деятельности совершенно любой организации возникает множество разных бумаг, которые приходится постоянно распечатывать и хранить в отдельном помещении в течение длительного периода времени.
Если у предпринимателя или компании имеется правильно оформленная электронная подпись, которой заверяются документы в электронном виде, то не требуется распечатывать данную документацию на бумаге.
Преимущества электронного документооборота
Существует много плюсов перехода на электронную документацию, заверенную ЭЦП. Именно за счет наличия многочисленных положительных параметров все больше предпринимателей переходят на этот способ ведения документации. Но предварительно следует оценить преимущества и недостатки электронного документооборота. К основным плюсам относится:
- производится оперативный поиск необходимой документации за счет грамотной структурированности и надежности хранения;
- структура документооборота является централизованной;
- все документы могут храниться в электронном виде на разных носителях и даже в удаленных серверах, поэтому даже при возникновении пожара в офисе можно не волноваться, что будет уничтожена какая-либо важная документация;
- все документы легко регистрируются и согласовываются;
- все бумаги подписываются на основании их отправки по электронным каналам связи, что позволяет экономить значительное количество времени и усилий работников любого предприятия;
- при необходимости можно сделать за несколько секунд копию нужного документа;
- значительно упрощается аудит, так как он проводится в электронной форме, а также можно приглашать для этих целей наемных специалистов, которые получают документацию по электронным каналам.
Преимущества систем электронного документооборота являются значимыми и неоспоримыми, но перед переходом на них следует оценить отрицательные моменты каждой системы.
Недостатки системы
Преимущества внедрения системы электронного документооборота являются неоспоримыми, но этот процесс имеет некоторые минусы. К ним относятся такие моменты:
- обязательно требуется зарегистрировать электронную цифровую подпись, за создание которой уплачивается крупная сумма средств;
- отсутствует возможность воспользоваться электронными документами, если партнеры не перешли на электронный документооборот;
- тратится много средств и времени на установку дополнительного программного обеспечения и найм надежного сотрудника, который занимается ведением всей электронной документации;
- еще не были закреплены какие-либо строго унифицированные форматы такого документооборота;
- многие контрагенты и покупатели с недоверием относятся к использованию электронных документов, подписанных ЭЦП.
Поэтому каждый предприниматель предварительно должен изучить преимущества и недостатки электронного документооборота, чтобы принять верное и актуальное решение.
Причины развития
Преимущества электронного документооборота являются многочисленными и значимыми. Это приводит к тому, что он постоянно развивается и внедряется в работу разных предприятий, являющихся не только коммерческими, но и государственными. К основным предпосылкам его эффективного и постоянного развития относится:
- Предусматривается возможность его применения в налоговом законодательстве. Некоторые виды налоговых деклараций допускается сдавать исключительно в электронном виде. Это относится к отчетам по страховым взносам, перечисленным в ПФ за наемных работников, а также к декларации 3-НДФЛ, передаваемой в ФНС за каждого сотрудника предприятия. Даже отчет СЗВ-М за всех работников фирмы сдается в электронном виде, если в организации трудится больше 25 человек. Поэтому некоторые компании просто вынуждены переходить на электронную документацию, так как им в любом случае приходится оформлять ЭЦП.
- К основным преимуществам электронного документооборота относится возможность его фиксации в бухгалтерском учете. На основании ФЗ №402 первичная учетная документация может формироваться не только в бумажном виде, но и в электронном, если имеется возможность завизировать ее электронной подписью.
- С 2017 года началось эффективное развитие данного документооборота в судопроизводстве. Теперь каждое решение суда должно быть опубликовано в открытых источниках. Дополнительно все фирмы и частные лица имеют возможность подать иск или жалобу в электронном виде, для чего требуется ЭЦП. Поэтому оформляется электронная подпись не только крупными компаниями, но и даже частными лицами.
- Развитие электронных технологий происходит стремительно, поэтому теперь практически каждый человек имеет доступ в интернет, что значительно упрощает процесс общения с другими людьми и представителями государственных органов.
Поэтому можно утверждать, что применение такого документооборота становится все более востребованным.
Другое значимое преимущество
Дополнительно многие компании сотрудничают с предприятиями, находящимися в других регионах или странах, поэтому намного проще обмениваться разными документами при ведении электронного документооборота. Это позволяет значительно увеличивать рынки сбыта и налаживать контакты с непосредственными производителями.
Это является дополнительным значимым преимуществом электронного документооборота. Повышение качества управления наблюдается с первого дня внедрения подходящей системы.
Как вводится?
Первоначально руководителем предприятия оцениваются преимущества и недостатки системы электронного документооборота. Если принимается решение ввести его в компании, то для этого реализуются следующие этапы:
- Проводится собрание акционеров, где осуществляется голосование за внедрение данной системы.
- Если решение является положительным, то издается соответствующий приказ директором фирмы.
- Целесообразно разработать внутренний нормативный акт, регулирующий правила применения электронной документации.
- Выбирается подпись, которая будет применяться в процессе подписания разной документации.
- Если выбирается простая подпись, то она проставляется на основании кодов и паролей, а также других средств, причем доступ к ней является ограниченным, поэтому назначается конкретное лицо, которое будет заниматься визированием электронной документации.
- Выбирается удостоверяющий центр. Он представлен специализированной организацией, которая занимается электронным документооборотом. Важно выбрать фирму, с которой будет выгодно и комфортно сотрудничать. Следует заранее оценить стоимость предлагаемых услуг, а также разные функции, которыми можно воспользоваться во время сотрудничества. Определяется, какую ответственность несет выбранный центр за разные ошибки, которые могут возникнуть в процессе ведения электронного документооборота.
- Подготавливаются документы, на основании которых заключается договор с выбранным центром.
- Подпоясывается договор с выбранной организацией. После этого центр создает и выдает своему клиенту сертификат ключа ЭЦП.
- Происходит непосредственное внедрение электронного документооборота в работу организации. Для этого все бумажные документы переводятся в электронную форму, а также налаживается процедура обмена электронной документацией.
Счета-фактуры могут составляться в электронном виде, но предварительно следует убедиться, что для контрагента использование такой документации будет удобным. Этот обусловлено тем, что у компании должны иметься технические средства, позволяющие осуществлять обработку этих документов.
Выбор ЭЦП
Включается даже в преимущества электронного документооборота сокращение затрат на подготовку многочисленных бумажных документов. Но при переходе в любом случае придется понести определенные расходы. Они связаны с оформлением электронной подписи, применяемой в процессе визирования электронной документации.
ЭЦП может быть представлена в неквалифицированном или квалифицированном виде.
Неквалифицированная
Она оформляется с помощью криптографического преобразования данных, для чего применяется специальный ключ, имеющийся у владельца ЭЦП. Важно заранее определиться с тем, кто именно в компании будет подписывать электронные бумаги.
С помощью такой подписи можно обнаружить разные правки, внесенные в документацию уже после ее подписания.
Квалифицированная
Для этого получает компания специальный сертификат, содержащий ключ проверки ЭЦП. Для создания такой подписи учитываются требования, которые перечисляются в ФЗ № 63.
Обычно применяется такая ЭЦП в крупных компаниях, которые стремятся сохранить коммерческую тайну, поэтому за счет усиленной квалифицированной ЭЦП обеспечивается безопасность электронных документов.
После выбора конкретного вида электронной подписи заключается договор с выбранным удостоверяющим центром.
Правила внедрения системы в работу компании
Преимущества электронного документооборота по сравнению с бумажным считаются неоспоримыми, но нередко в процессе его внедрения в работу организации возникают определенные сложности. Поэтому к правилам этого процесса относится:
- первоначально назначается с помощью приказа руководителя специалист, который будет заниматься переводом бумажных документов в электронную форму;
- устанавливается на каждом рабочем компьютере специальное программное обеспечение, которое позволяет подписывать документы ранее оформленной ЭЦП;
- при составлении, оформлении и согласовании разной документации учитываются основные правила делопроизводства, которые применяются и к бумажным документам;
- на электронных документах должны иметься все необходимые реквизиты, печати и ЭЦП;
- в нормативные акты компании может вноситься информация относительно того, какие методы подтверждения действий с этими документами будут применяться.
Процесс считается не слишком сложным, если в нем хорошо разобраться.
Правила сотрудничества с другими фирмами
Каждая компания, внедряющая такую систему в работу, желает применять электронную документацию при сотрудничестве с основными контрагентами. Для этого при составлении соглашения с другой компанией следует вносить в текст документа пункт о том, что все бумаги будут передаваться по электронным каналам связи. После этого нужная документация составляется и подписывается ранее оформленной ЭЦП. Все средства ЭЦП обязательно должны быть сертифицированными, а иначе ими невозможно пользоваться во время работы фирмы.
Намного проще наладить такой документооборот с разными государственными учреждениями, например, с ФНС или ПФ. Это обусловлено тем, что в таких организациях уже имеется необходимое программное обеспечение для работы с электронной документацией.
Как хранятся документы?
Основное преимущество электронного документооборота заключается в том, что не требуется в организации выделять отдельное помещение, предназначенное для создания архива, так как все бумаги хранятся на компьютерах, серверах или разных электронных носителях. Но все равно каждая компания должна уделить грамотному хранению документации, чтобы к ней не был получен доступ посторонними лицами или организациями.
Во время хранения электронных документов учитываются следующие правила:
- обязательно составляется номенклатура дел для всей компании, причем ее внешний вид и содержание зависят от того, в какой сфере деятельности работает предприятие;
- проводится экспертиза ценности документов;
- на каждой документации ставится отметка об использовании электронного документооборота;
- все документы обязательно архивируются.
При учете данных правил не составит труд грамотно хранить документацию в электронном виде.
Заключение
Существует множество преимуществ электронного документооборота. Повышение качества работы компании является следствием его внедрения. Для этого важно принять соответствующее решение руководству предприятия, выбрать удостоверяющий центр и оформить ЭЦП. На компьютеры устанавливается специальное ПО, а также вносятся нужные изменения в нормативные локальные акты фирмы.
С помощью электронной документации значительно упрощается работа компании, а также обеспечивается легкость сотрудничества с другими фирмами и государственными организациями.
