Форма М-11, или требование-накладная, является важным первичным документом для учета движения материальных ценностей внутри организации. Она применяется для оформления передачи товарно-материальных ценностей между структурными подразделениями компании или их отпуска на производственные нужды. Требование-накладная позволяет отразить факт перемещения ТМЦ внутри фирмы, произвести их списание со склада и служит основанием для ведения складского и бухгалтерского учета. Этот документ составляется в двух экземплярах материально-ответственными лицами отправителя и получателя и имеет установленные правила заполнения. Соблюдение требований к оформлению формы М-11 гарантирует достоверность учета движения материальных ресурсов и позволяет контролировать их расход.
Что такое форма М-11?
Форма М-11, или требование-накладная, это документ учета движения материальных ценностей (ТМЦ) внутри компании. Этот документ позволяет отразить передачу товарно-материальных ценностей со склада на склад, от одного подразделения другому или для производственных нужд.
Требование накладная это обязательный первичный учетный документ, который составляется при любом внутреннем перемещении ТМЦ. Он подтверждает факт их передачи и является основанием для их списания.
Зачем нужна форма М-11?
Главная цель требования-накладной - обеспечить учет движения материальных ценностей внутри организации. Этот документ позволяет:
- Отразить факт передачи ТМЦ с одного склада на другой
- Подтвердить внутреннее перемещение товаров между подразделениями
- Оформить отпуск материалов на производство или для других хозяйственных нужд
- Произвести списание ТМЦ со склада
- Контролировать расходы материальных ресурсов в компании
Без требования-накладной невозможно обеспечить достоверный учет движения товаров и материалов внутри организации. Этот документ является первичным, на его основании ведется складской и бухгалтерский учет.
Порядок заполнения формы М-11
Чтобы правильно заполнить бланк требования накладная м 11, необходимо придерживаться следующих правил:
- Указать дату и номер документа
- В графе "Кому" указать наименование подразделения-получателя
- В графе "От кого" указать наименование подразделения-отправителя
- Перечислить наименование и количество передаваемых товаров
- Указать цену и сумму по каждой позиции
- Расписаться ответственным лицам отправителя и получателя
Правила заполнения требования накладной регламентирует Приказ Минфина России No 52н. Документ оформляется в двух экземплярах и подписывается материально-ответственными лицами обоих подразделений.
Сроки хранения требований-накладных
Сроки хранения требований накладных определены номенклатурой дел. Как правило, этот документ хранится:
- В бухгалтерии - не менее 5 лет
- На складе - не менее 3 лет
После истечения срока хранения накладные могут быть уничтожены по акту. Но при возникновении споров их необходимо сохранять до принятия решения по спорному вопросу.
Кто подписывает требование-накладную?
Требование-накладная оформляется в двух экземплярах и подписывается:
- Со стороны подразделения-отправителя - материально ответственным лицом или заведующим складом
- Со стороны подразделения-получателя - материально ответственным лицом
Подписи на документе подтверждают, что указанные в требовании материальные ценности отпущены со склада и приняты получателем в полном объеме.
Таким образом, требование-накладная - важный первичный документ для внутреннего учета движения ТМЦ. Правильное оформление формы М-11 позволяет контролировать расход материалов и обеспечивает достоверность учетных данных.
Реквизиты требования-накладной
Требование-накладная имеет унифицированную форму No М-11, утвержденную Постановлением Госкомстата России. Основными реквизитами этого документа являются:
- Наименование документа и его формы
- Дата и номер требования
- Наименование организации
- Подразделение-получатель и подразделение-отправитель
- Перечень и количество материальных ценностей
- Цена и общая сумма по каждой позиции
- Подписи ответственных лиц
Требование-накладная заполняется в двух идентичных экземплярах - для подразделения-получателя и подразделения-отправителя. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.
Порядок выписки требования-накладной
Требование-накладная выписывается подразделением, которому необходимо получить ТМЦ. Процедура выглядит следующим образом:
- Подразделение-заявитель оформляет заявку на получение ТМЦ
- На основании заявки выписывается требование-накладная в 2-х экз.
- Требование передается в подразделение-отправитель
- Отправитель проверяет требование, отпускает ТМЦ
- Получатель принимает ТМЦ, подписывает оба экземпляра
- Экземпляры возвращаются отправителю и получателю
Таким образом обеспечивается контроль и учет передачи материальных ценностей между подразделениями.
Особенности учета требований-накладных
В бухгалтерском и складском учете требования-накладные отражаются следующими проводками:
- На складе отправителя - как списание ТМЦ
- На складе получателя - как оприходование ТМЦ
- В бухучете - как внутреннее перемещение материальных ценностей
Требование-накладная служит основанием для списания ТМЦ со счета 10 "Материалы". Аналитический учет ведется по каждому подразделению и материально ответственному лицу.
Автоматизация учета требований-накладных
Для автоматизации работы с требованиями-накладными можно использовать специализированное программное обеспечение, например:
- 1С:Управление торговлей
- 1С:ERP Управление предприятием
- 1С:WMS Логистика
Такие системы позволяют вести электронный документооборот, создавать и обрабатывать требования-накладные в автоматическом режиме, что сокращает время на оформление документов и исключает ошибки.
Юридическая сила требования-накладной
Требование-накладная, оформленное надлежащим образом, имеет полную юридическую силу и является основанием для списания материальных ценностей, отражения их движения в учете. При возникновении споров по количеству, качеству или ассортименту отпущенных ТМЦ требование-накладная служит доказательством передачи ценностей между подразделениями.
Порядок внесения исправлений в требование-накладную
Если в процессе заполнения требования-накладной была допущена ошибка, в документ могут быть внесены исправления. Исправления должны быть оговорены и заверены подписями тех же лиц, которые подписали документ.
Запрещается исправление ошибок с помощью корректирующей жидкости или зачеркивания. Все ошибочные записи должны быть аккуратно зачеркнуты и рядом сделана новая запись.
Хранение и архивация требований-накладных
После оформления требование-накладная передается в бухгалтерию и на склад. Срок хранения документа составляет не менее 5 лет в бухгалтерии и не менее 3 лет на складе.
По истечении сроков хранения накладные уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению. Акт согласовывается с экспертной комиссией организации.
Ответственность за оформление требования-накладной
Ответственность за своевременное и правильное оформление требования-накладной несут:
- Руководитель подразделения-заявителя
- Материально-ответственное лицо подразделения-отправителя
- Материально-ответственное лицо подразделения-получателя
Ответственные лица обеспечивают контроль движения и сохранности ТМЦ при их передаче между подразделениями.
Требование-накладная при инвентаризации
При проведении инвентаризации требования-накладные используются для сопоставления фактического наличия ТМЦ с данными бухучета. Неоприходованные получателем или несписанные со счетов отправителем накладные свидетельствуют о выявленных при инвентаризации излишках или недостачах.
Электронное оформление требований-накладных
Все большее распространение получает электронный документооборот требований-накладных. Электронная накладная имеет такую же юридическую силу, как и бумажная.
Для электронного документооборота используются системы электронного документооборота, которые позволяют существенно упростить и ускорить работу с документами.
